Réunica Bayard

Réunica Bayard dote les métiers de la prévoyance et de la retraite d'un outil de pilotage performant avec SAS.

Premier groupe de retraite complémentaire (ARRCO, AGIRC) et dixième institution de prévoyance en France, le Groupe Réunica Bayard vient de finaliser son système décisionnel pour doter les métiers de la prévoyance et de la retraite d’un outil de pilotage performant de leur quotidien et des risques. Le point avec Murielle Melot, Responsable du département Etudes, Résultat, Inventaire.

Pouvez-vous rappeler le contexte originel de votre projet décisionnel ?
Notre projet décisionnel devait initialement répondre à des besoins de pilotage du risque de l'institution de prévoyance. La Direction du développement, en partenariat avec le GIE informatique Systalians (GIE créé par le groupe Réunica Bayard en 2005), en était l'initiatrice en l'an 2000. Jusque-là, l'ensemble de nos données étaient stockées dans un infocentre, structuré en contrats par produit. Ce système offrait peu de possibilité d'analyse et encore moins de réactivité par rapport aux diverses demandes d'informations en provenance des directions en charge du marketing, de la gestion, des tarifs ou encore des services commerciaux. Nous avons donc décidé de déployer une plate-forme décisionnelle qui devait constituer un véritable outil de pilotage.

Pour cela, Réunica Bayard a fait appel à l'éditeur SAS et choisi la plate-forme SAS®9 et son progiciel : SAS® Enterprise Guide. Une structure projet dédiée a été mise en place chez Réunica dès 2000. Le premier chantier a concerné les portefeuilles prévoyance de Réunica. Puis progressivement, jusqu'à aujourd'hui, le projet s'est étendu aux portefeuilles retraite (la prévoyance et la retraite représentent le coeur de métier de Réunica Bayard).

La clé du succès pour un tel projet réside notamment dans la prise en compte des besoins de l'ensemble des utilisateurs en amont (marketing, commercial, technique, clients) pour construire une plate-forme adaptée et performante.

Où en est l'avancée de ce projet à ce jour ?
Le système structuré autour d'un datawarehouse et de plusieurs datamarts couvre aujourd'hui l'ensemble de notre cœur de métier : la prévoyance, les institutions de retraite complémentaire et la mutuelle.
Les managers ont à leur disposition des tableaux standardisés relatifs au pilotage opérationnel, auxquels ils accèdent via l'Intranet. Lorsqu'ils ont besoin de précisions complémentaires, nous pouvons leur fournir des analyses à la demande effectuées par nos experts (chargés d'études et analystes).

Quels sont les principaux apports de ce système décisionnel ?
Tout d'abord, nous avons amélioré la qualité de l'information, et augmenté sa fréquence : elle est désormais hebdomadaire pour ce qui concerne les données de gestion, et mensuelle pour les données techniques nécessaires à l'établissement et la revalorisation des tarifs. Nous avons réduit le temps nécessaire au traitement de l'information, et pu ainsi faire face à une montée en charge de l'activité à effectif constant.
En termes d'analyses et de besoins métier, le système nous permet d'identifier des typologies de risques et de mettre en œuvre les actions adéquates qui visent à optimiser la rentabilité de notre portefeuille tout en améliorant la relation client. Par exemple, nous avons remarqué que le fait de prioriser les frais dentaires et d'optique contribue à augmenter la satisfaction client tout en améliorant notre productivité.
De même, grâce aux indicateurs de productivité, nous pouvons plus facilement nous comparer à la concurrence.

Quels sont les facteurs clés de succès de cette démarche ?
La conduite de ce projet s'est appuyée sur un panel d'utilisateurs dont on a recensé les besoins métier avant de construire les reportings. Nous avons aussi veillé à obtenir un consensus sur les informations restituées en définissant un référentiel des données, et en précisant les règles de gestion et les indicateurs associés. En effet, disposer d'une information fiable, partagée et comprise de tous est la clé de voûte d'une démarche décisionnelle.
De façon plus globale, il est essentiel d'obtenir l'appui de la Direction générale et des directions utilisatrices sans lesquelles le projet ne peut réussir. En particulier, il nous fallait dépasser l'image d'un projet long et coûteux en mettant en œuvre une démarche progressive qui consiste à fournir des lots restreints, et à créer un effet « boule de neige » vertueux. Au fur et à mesure que les lots étaient livrés, nous mettions en œuvre un contrôle qualité afin de nous assurer de la cohérence entre les différents datamarts.

Pensez-vous étendre ce système décisionnel à d'autres besoins ?
Après avoir intégré les données relatives à notre cœur de métier, nous aborderons sans doute celles relatives aux métiers support comme la gestion des ressources humaines par exemple.
Parallèlement à l'extension du champ d'application de ces outils décisionnels, nous souhaitons aussi élargir le public utilisateur, en incluant de plus en plus les opérationnels, et en développant des relais au sein des différents métiers du groupe. L'objectif est que ces utilisateurs puissent s'approprier aisément les outils d'aide à la décision, et effectuer eux-mêmes leurs propres requêtes.

Pourquoi le groupe a-t-il choisi cette plate-forme décisionnelle?
Celle-ci présente les avantages de :

• Donner aux utilisateurs une vision quasi instantanée de l'activité
• Permettre un pilotage du risque efficace et rapide
• Aider au contrôle qualité : permet de sortir les anomalies pour la gestion des contrats (ex : 2 conjoints)
• Avoir un niveau de granularité poussé : permet d'avoir un pilotage fin du portefeuille clients
• Permettre une grande réactivité
• Restituer l'information plus vite aux clients
• Rendre possible un suivi de certains contrats (par exemple la prévoyance lourde) "tête par tête"

Les résultats obtenus sont :

• Un pilotage optimisé des résultats et des contrats
• Les équipes peuvent désormais obtenir la publication d'états chiffrés à une cadence hebdomadaire (pour les équipes de gestion) ou mensuelle (pour la Technique). Auparavant : la publication se faisait trimestriellement. De plus, les états sont consultables sur l'intranet du groupe.
• La mise en place d'une plate-forme décisionnelle a permis de modifier certains actes de gestion dans le sens d'une meilleure productivité : par exemple, en matière de remboursement de garanties, le remboursement des frais optiques et dentaires a pu être priorisé. Cela entraine à la fois un gain de temps pour les équipes en interne et une satisfaction des clients qui obtiennent plus rapidement le remboursement de frais qui sont souvent importants.
• En matière de RH : une équipe dédiée s'est constituée progressivement , permettant de faire évoluer les carrières en interne. En effet, récemment, un collaborateur qui travaillait en retraite à intégré l'équipe dédiée à ce projet.

Le progiciel SAS® Enterprise Guide
C'est l'interface privilégiée pour diffuser des résultats de manière dynamique à travers toute l'entreprise. L'ensemble des fonctionnalités utiles à un analyste métier ou à un chargé d'études sont disponibles dans une application graphique Windows, depuis la constitution d'un environnement de données adapté aux spécificité des traitements analytiques jusqu'à des restitutions graphiques ou tabulaires ou des fonctions avancées de traitement de données et de statistiques descriptives et prédictives.

La représentation graphique des projets d'étude sous la forme de diagrammes de flux permet une visualisation immédiate des liens entre les différentes étapes de l'analyse et les résultats. Les résultats sont partagés dans des rapports d'études ou sous forme d'applications stockées paramétrées exécutables par les clients Web, bureautiques et Windows.

A propos du Groupe Réunica - www.reunica.com

RÉUNICA est un Groupe de Protection sociale qui exerce une expertise dans les domaines de la Santé, la Prévoyance, l'Epargne-retraite et la Retraite complémentaire. Le Groupe gère 8,3 milliards d'actifs financiers, plus de 630 000 contrats d'entreprises et 1,6 million de retraités. L'institution REUNICA Prévoyance est également gestionnaire de l'accord de branche des régimes de prévoyance complémentaire des intérimaires cadres et non cadres.

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