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Systalians : des services à coûts transparents

Pour son nouveau modèle économique, le GIE informatique des groupes de protection sociale Réunica et AG2R a industrialisé le modèle ABC pour la DSI. Résultat, des coûts de facturation plus clairs pour ses clients qui devaient se contenter jusque-là de tableaux Excel, ne disposant pas immédiatement du détail des consommations.

Mise en œuvre d'un nouveau modèle économique

Y voir plus clair dans les coûts pour pouvoir les optimiser, comprendre la structure des dépenses pour mieux informer les utilisateurs, aider au pilotage et améliorer la productivité, ce sont là les principaux objectifs de Systalians dans son projet de mise en œuvre d'un nouveau modèle économique.
Créé en 2006, Systalians est un Groupement d'intérêt économique (GIE) qui fournit des prestations informatiques au groupe de protection sociale Réunica et à la branche retraite d'AG2R LA MONDIALE. Il réalise la moitié de son revenu en éditant des logiciels, l'autre moitié en fournissant des services d'exploitation à ses clients pour lesquels il gère 3000 postes informatiques, de la téléphonie sur IP et quelque 180 applications. Outre qu'elle soit nécessaire aux relations avec les clients, la transparence des coûts permet aussi au GIE de se comparer à ses pairs et de se « benchmarker ».

Systalians utilisait un système de facturation proche du modèle CIGREF*. Ce modèle répondait aux obligations comptables, mais le GIE l'utilisait peu ou pas pour le pilotage des coûts ou le partage d'informations. « Parallèlement, nous avons exploré l'évaluation des coûts avec la méthode ABC mais sans la mettre en œuvre », raconte Fabrice Portilla, Contrôleur de Gestion à Systalians.
Quand, en 2009, l'AGIRC-ARRCO a demandé aux services informatiques des organismes de retraite complémentaire de déployer le modèle CIGREF, Systalians a décidé de franchir le pas et d'industrialiser ce qui avait été élaboré pendant la phase d'exploration.
Pendant un an, d'avril 2010 à mars 2011, l'équipe a constitué son nouveau modèle économique sur la base du modèle CIGREF grâce à la méthode ABC. « Celle-ci repose sur un principe simple », explique Joachim Treyer, Associé du cabinet de conseil en performance économique Cost House. « La direction du système d'information (DSI) fournit des services qui supposent des activités qui elles-mêmes nécessitent des ressources. Les ressources, c'est tout ce qui est dépensé, les services sont ceux délivrés aux clients ». Systalians a formalisé ses règles de gestion et son catalogue de services avant de choisir le logiciel SAS® ABM (Activity-Based Management) et de l'implémenter, entre avril et octobre 2011, date de mise en production.

SAS ABM : le tableau de bord de pilotage du système d'information

Pour Systalians, cette solution est devenue le tableau de bord de pilotage du système d'information. Elle simplifie considérablement la facturation, car il est possible de consolider les prestations pour chaque client pour des périodes différentes sans devoir réaliser de nouveaux tableaux. De même, grâce aux données et aux vues disponibles dans SAS ABM, le contrôleur de gestion n'a pas besoin de créer de nouvelles tables pour produire de nouvelles analyses ou de nouveaux indicateurs de pilotage. Méthode structurante par excellence, la méthode ABC a suscité une modélisation partagée entre le GIE et ses clients. Le pilotage de la production intègre un volet d'analyse des coûts et des volumes. Grâce à cette visibilité sur l'ensemble de ses coûts, la DSI peut désormais s'attacher à les optimiser.

Une vue économique sur les coûts

« Grâce à ce modèle, nous pouvons voir les volumes consommés par chaque activité bien plus facilement qu'avec un tableur », se félicite Fabrice Portilla. « De même, les clients peuvent accéder très simplement à leurs chiffres, savoir ce qui leur a été facturé, pour quelle prestation, etc. Tout le monde est d'accord non seulement sur le modèle utilisé, mais aussi sur les chiffres et les budgets ! ». En effet, la conjugaison de la méthode ABC et de SAS ABM donne au client une vue économique sur les coûts, vue qu'il peut comprendre et analyser, et qui est partagée avec la DSI. Un langage commun en quelque sorte. « C'est la fin de la "boîte noire" du budget de la DSI ! », conclut Fabrice Portilla.

* CIGREF : Cette association regroupe les dirigeants informatiques et technologiques de plus de 130 grandes entreprises et organisations françaises.

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Systalians

Enjeux:
Mise en œuvre d'un nouveau modèle économique
Optimiser les coûts, comprendre la structure des dépenses pour mieux informer les utilisateurs, aider au pilotage et améliorer la productivité
Solution :
Le logiciel SAS® ABM (Activity-Based Management)
Bénéfices:
Des coûts de facturation plus clairs pour ses clients qui devaient se contenter jusque-là de tableaux Excel, ne disposant pas immédiatement du détail des consommations

Les clients peuvent accéder très simplement à leurs chiffres, savoir ce qui leur a été facturé, pour quelle prestation, etc. Tout le monde est d'accord non seulement sur le modèle utilisé, mais aussi sur les chiffres et les budgets ! 

Fabrice Portilla

Contrôleur de Gestion à Systalians