Wdrożenie platformy
analityczno-raportowej

Informacja o Kliencie

Urząd Miasta Krakowa (UMK) zarządza jedną z największych metropolii w Polsce. Aby zapewnić odpowiednią infrastrukturę, transport, edukację, ochronę zdrowia i inne zadania zapewniające odpowiednie warunki do życia dla 760 tys. mieszkańców, co roku UMK realizuje w ramach działalności podstawowej ponad 1800 zadań o charakterze usługowym i inwestycyjnym, dysponując budżetem o wysokości ponad 5 mld zł. Podejmowanie skutecznych decyzji i efektywne monitorowanie postępów w realizowanych przedsięwzięciach wymaga odpowiedniego wsparcia i wykorzystania narzędzi informatycznych.

Potrzeba biznesowa

Urząd Miasta Krakowa od wielu lat wykorzystuje budżet zadaniowy do planowania działań i wydatków. Dzięki temu dysponuje dużą ilością danych dotyczących budżetu oraz realizowanych zadań, w rozbiciu na pojedyncze czynności i produkty. Urząd zidentyfikował potrzebę wdrożenia platformy analityczno-raportowej, która z jednej strony pozwoli na efektywne zarządzanie tak dużą ilością danych, a z drugiej strony zapewni możliwość elastycznego tworzenia zestawień i kokpitów zarządczych zarówno w celu monitorowania zaplanowanych działań, jak również zadań ad-hoc.

Rozwiązanie

Na podstawie doświadczeń z przeprowadzonego pilotażu Urząd Miasta Krakowa zdecydował się na wdrożenie rozwiązania SAS® Visual Analytics. O wyborze rozwiązania SAS zdecydowała elastyczność tego narzędzia, łatwość tworzenia raportów i możliwość ich dostosowania do indywidualnych potrzeb użytkowników. Narzędzie SAS pozwala zaadresować potrzeby UMK, a ze względu na przyjazny i łatwy sposób jego obsługi pracownicy Urzędu mogli samodzielnie przejść przez cały proces budowy warstwy analityczno-raportowej, począwszy od zasilenia danymi aż do przygotowania złożonych wielowymiarowych raportów i analiz. System SAS® Visual Analytics jest wyposażony w łatwy w obsłudze, intuicyjny interfejs graficzny do raportów i analiz z możliwością interaktywnego drążenia, wybierania i filtrowania danych, bez konieczności posiadania zaawansowanych umiejętności informatycznych.

Dzięki SAS^® Visual Analytics dane zbierane w systemie planowania zadań i budżetu STRADOM¹ zostały udostępnione i zaprezentowane w formie rozbudowanych wielozakładkowych raportów z funkcją drążenia po hierarchii czasu, hierarchii zadań i strukturze organizacyjnej UMK. Na podstawie danych z systemu STRADOM zostały przygotowane raporty dotyczące budżetu, oceny ryzyka, kamieni milowych inwestycji realizowanych przez miasto oraz mierników i wskaźników dla pozostałych działań. Narzędzie SAS umożliwia monitorowanie prowadzonych działań pod kątem postępów w realizacji zaplanowanych produktów. System umożliwia analizę i ocenę ryzyk rejestrowanych przez właścicieli projektów i ocenianych przez działy audytu i kontroli. Zebranie danych historycznych pozwala na porównywanie rok do roku, a także identyfikowania trendów. Dzięki wdrożeniu technologii SAS pracownicy poszczególnych komórek mają łatwiejszy dostęp do danych, które wykorzystują w swojej pracy. Obecnie z oprogramowania SAS korzysta około 102 użytkowników, głównie w komórkach odpowiedzialnych za monitorowanie działań bieżących oraz za planowanie i monitorowanie inwestycji.

Korzyści

Wdrożone rozwiązanie pozwoliło usprawnić procesy analizy danych i raportowania. Pracownicy Urzędu mogą w sposób kompleksowy analizować procesy realizacji zadań budżetowych według wybranych kryteriów:

• Możliwość sprawnego przygotowania rozbudowanych, wielozakładkowych raportów bazujących na dużej ilości danych z systemu STRADOM.
• Usprawnienie procesów monitorowania parametrów finansowych gminy (realizacja budżetu, nakładów pracy i ich kosztów).
• Łatwiejsza praca komórek monitorowania inwestycji i wyeliminowanie sprawozdań i raportów papierowych

Analizy i raporty są dalej rozwijane w UMK i umożliwiają stopniowe ograniczenie sprawozdawczości wewnętrznej poprzez udostępnienie jednego wspólnego źródła wiedzy w organizacji. W przyszłości urząd planuje wdrożenie raportowania w obszarze analiz i monitorowania celów strategicznych.

W Urzędzie Miasta Krakowa jednym z głównych użytkowników narzędzia SAS® Visual Analytics jest Wydział Strategii, Planowania i Monitorowania Inwestycji.

fot. E.Marchewka/Archiwum GMK-UMK

¹ (STRAtegia Dużego Obszaru Miejskiego) System informatyczny wspomagający zarządzanie operacyjne i strategiczne w Krakowie opracowane w ramach partnerskiego projektu innowacyjnego sfinansowanego ze środków POKL (2011-2015).