DER Touristik SAS® Analytics für alle Fälle

Übergreifende Steuerungsplattform

 

Business Intelligence und Business Analytics von SAS sind wichtige Bausteine im Informationsmanagement der DER Touristik Köln.

Christina Drskovic
Leiterin Management- & Supportsysteme, DER Touristik GmbH

Reisen sind verderbliche Güter: Jeder Platz im Flugzeug, der nicht besetzt ist, jedes fest eingekaufte Hotelbett, das leer bleibt, kostet den Reiseveranstalter Geld. Umfassende und jederzeit aktuelle Informationen über den Stand der Reisebuchungen und Reservierungen, über die offenen Kapazitäten bei Fluggesellschaften sowie bei den Hotel- und Ferienwohnungsanlagen sind für Entscheider und Experten bei der DER Touristik Köln GmbH mit den Veranstaltermarken ITS, Jahn Reisen und Travelix daher besonders wichtig.

Damit die Mitarbeiter in einem solch dynamischen Umfeld immer auf dem neuesten Stand sind, betreibt das Unternehmen eine übergreifende Business Intelligence-Lösung, in der Daten aus Reservierungs-, Buchungs- und Leistungsträgersystemen zusammenfließen. Je nach individuellen Benutzungsrechten können die Mitarbeiter der DER Touristik Köln über bis zu vier themenspezifische Data Marts Auswertungen erstellen, die sowohl Auskunft über den aktuellen Status des Geschäfts liefern als auch konkrete Entscheidungsunterstützung bei strategischen oder operativen Fragen. Insgesamt nutzen über 300 Anwender die Lösung. Neben dem Top-Management sind das Entscheider und Experten der Bereiche Vertrieb, Produktmanagement und Beförderung.

Die vier Data Marts decken die Bereiche Vertriebsmanagement, Flugleistungsmanagement, Hotelleistungsmanagement und Produktmanagement ab. Sie liefern nutzergerechte Auswertungen und Planungsgrundlagen, die in verschie­denen sachlichen, regionalen und zeitlichen Dimensionen betrachtet werden können. Den Hoteleinkäufern erleichtert zum Beispiel das Wissen darüber, welche Unterbringungsmöglichkeiten zu welchen Zeiten besonders gut genutzt werden, ihre Disposition – sowohl für die kommende Saison als auch bei kurzfristigen Engpässen.

Zur Betreuung der Reisebüros bietet der Data Mart dem Vertriebsmanagement umfangreiche Abfragemöglichkeiten: Umsätze, Reisezeit, Regionen, Katalogkennzeichen oder Vertriebsregionen. Beim Flugleistungsmanagement lässt sich anhand der Vorwochenhistorien der Abverkauf gebuchter Flugzeugplätze exakt beobachten und steuern.

Die erste Basis für diese Business Intelligence-Lösung wurde bereits 1994 mit der Installation eines SAS® Data Warehouse gelegt. Seither wurde das System kontinuierlich weiterentwickelt, um es an wachsende Datenmengen, neuen Informationsbedarf, veränderte Erwartungen an die Benutzeroberfläche und zusätzliche Anforderungen anzupassen.

„Eine Business Intelligence-Landschaft darf nie statisch sein, sie muss sich laufend mit dem Geschäft, dem Markt, der Unternehmensstrategie verändern“, erläutert Christina Drskovic, Leiterin Management- & Supportsysteme bei der DER Touristik GmbH. „Dabei hat SAS uns vom ersten Moment an hervorragend unterstützt.“

SAS® Visual Analytics – von der Lösung zur Anforderung

Der Bedarf an Analytics ist in den Fachbereichen zwischen den Zeilen immer wieder herauszuhören, ohne dass bereits ein entsprechendes Bewusstsein für das Thema vorhanden ist. DER Touristik Köln setzt seit 2014 SAS Visual Analytics ein. Damit steht ein notwendiges Werkzeug bereit.

Doch wie lässt sich das bestehende Data Warehouse technisch anbinden und eine automatisierte Datenbewirtschaftung implementieren? Wie gelingt es, das Thema Analytics und die entsprechende Technologie im Unternehmen zu etablieren, die Fachbereiche zur Formulierung konkreter Anforderungen zu bewegen und Lösungen mit einer hohen Akzeptanz zu schaffen? Und wie kann man der sehr starken Heterogenität bei den technischen Skills der Endnutzer begegnen?

Das Vorgehen ist durch evolutionäres Prototyping möglich. „Mit SAS Visual Analytics lassen sich sehr schnell vorzeig­bare, funktionale Ergebnisse erzeugen. Durch das Einholen von Feedback und entsprechendes Anpassen der Lösung kommt ein iterativer Prozess ins Rollen, welcher letztlich zu einem Ergebnis führt, das genau den Bedürfnissen und technischen Skills der Nutzer im Fachbereich angepasst ist“, so Herbert Großmann, Projektmanager Business Intelligence bei DER Touristik GmbH.

Analytische Krisenbewältigung

„Um angemessen auf politische Krisen und Naturkatastrophen zu reagieren, ist eine Vielzahl von Faktoren abzuwägen – Business Analytics von SAS liefert wichtige Unterstützung.“ Ein großer Reiseveranstalter kommt nicht umhin, sich auch intensiv mit den Auswirkungen von höherer Gewalt auf das Geschäft auseinanderzusetzen und ein entsprechendes Krisenmanagement vorzusehen. Verschlechtert sich die Sicherheitslage in einem Urlaubsland massiv oder kommt es zu Naturkatastrophen, müssen Reisende schnell evakuiert werden können. Urlauber, die wegen eines Vulkanausbruchs oder wegen eines Streiks am Flughafen festsitzen, brauchen rasch alternative Reiserouten.

Die DER Touristik Köln betreibt dafür ein SAS basiertes Clearing-System. Damit lassen sich in Ausnahmesituationen auf der Basis der vorhandenen Kunden- und Flugdaten Alternativszenarien berechnen und durchspielen, um etwa möglichst viele Urlauber möglichst rasch aus Krisengebieten auszufliegen. Die Softwarelösung erstellt dafür Vorschlagslisten mit konkreten Entscheidungsvorlagen, aus denen die Verantwortlichen schnell und unkompliziert die sinnvollste auswählen können. Business Analytics und menschliches Urteilsvermögen arbeiten hier Hand in Hand für eine schnelle Intervention.

Um das Ausmaß von Krisen rasch erfassen und einordnen zu können, verfügt die DER Touristik Köln darüber hinaus über ein eigenes System namens IcubeS, das ebenfalls auf der Basis von SAS entwickelt wurde. Die Lösung gibt auf Knopfdruck Auskunft darüber, wie viele Urlauber der DER Touristik Köln sich gerade an welchem Ort befinden. Zudem fließen solche Informationen in ein spezielles Management Reporting ein, das gezielt über die aktuelle Lage, über Maßnahmen und Perspektiven informiert. So kann das Unternehmen faktenbasiert entscheiden und fundiert gegenüber Reisenden, Angehörigen, Medien und staatlichen Stellen kommunizieren.

Volle Flieger – gute Flieger

„Mit SAS lassen sich Nachfrage und Flugkapazitäten prognostizieren, aufeinander abstimmen und profitorientiert steuern – ein klarer finanzieller Wertbeitrag für das Unternehmen.“ Flugkosten machen einen erheblichen Anteil der kalkulierten Reisepreise aus. Nur wenn ein Reisekonzern seine gebuchten Flugkapazitäten möglichst genau plant und steuert, kann er profitabel agieren. Um ihre Gäste an den Urlaubsort und wieder nach Hause zu bringen, muss die DER Touristik Köln jederzeit über eine ausreichende Zahl von Plätzen verfügen können.

Um den künftigen Bedarf an Flugkapazitäten zu planen und – nachdem Kontingente eingekauft worden sind – den Verkauf unter Profitabilitätsgesichtspunkten zu steuern, hat die DER Touristik Köln mit SAS eine eigene Business Analytics-Lösung aufgebaut. Dafür fließen in der Analyseumgebung von SAS unterschiedliche Daten zu Buchungen aus der Vergangenheit, zu Reise-Trends und Urlaubsdaten zusammen. Aus dieser Basis können die Datenexperten bei der DER Touristik Köln dann aussagekräftige Informationen zur bevorstehenden Nachfrage nach Flügen in die circa 50 vom Unternehmen angeflogenen Urlaubsregionen ableiten. Die analytischen Fähigkeiten von SAS rechnen sich an dieser Stelle für die DER Touristik Köln ganz klar in finanzieller Hinsicht: Der Einkauf bekommt sehr früh sehr genaue Entscheidungsvorlagen und kann entsprechend gute Preise bei der Beschaffung erzielen.

Darüber hinaus steuert die DER Touristik Köln mit SAS den Lebenszyklus ihrer eingekauften Flugtickets vom Zeitpunkt des Erwerbs bis zum Start der Maschine. Die Business Analytics-Lösung überwacht laufend die vorhandenen Bestände, gleicht sie mit der aktuellen Nachfrage und dem prognostizierten Bedarf ab. Das Ziel: möglichst viele Tickets möglichst profitabel abzusetzen. Gleichzeitig erkennt das System auch drohende Unterkapazitäten frühzeitig, so dass der Einkauf gegebenenfalls Plätze nachordern kann. „Ein Gleichgewicht von eingekauften Kapazitäten und Kundennachfrage – das ist der Idealzustand, auf den wir hinarbeiten“, sagt Christina Drskovic, Leiterin Management- & Supportsysteme bei der DER Touristik. „Mit SAS kommen wir ihm heute schon äußerst nahe, und wir wissen, dass wir unsere Ergebnisse mit dem Ausbau der Lösung sogar noch verbessern können. SAS leistet damit einen klaren finanziellen Wertbeitrag für den Konzern.“

Das Projekt

„SAS liefert Reports und Analysen, mit denen die Einkäufer frühzeitig akkurat planen und gut vorbereitet in die Verhandlungen mit Hoteliers gehen können.“ Die Profitabilität eines Reiseveranstalters hängt maßgeblich davon ab, die richtige Menge an Hotelkontingenten in den richtigen Regionen zu einem möglichst attraktiven Preis einzukaufen. Diese zentrale Aufgabe braucht Einkäufer mit Erfahrung und Fingerspitzengefühl – und eine leistungsstarke Business Analytics-Lösung, die sie bei der Entscheidungs­findung unterstützt.

Die SAS Lösung der DER Touristik Köln liefert dem Einkauf detaillierte und präzise Reports und Analysen, die einen Rückblick auf die vergangenen Saisons ermöglichen und sehr deutlich darstellen, welche Regionen und welche Hotels in der Vergangenheit gut und welche weniger gut liefen.

Mit solchen Analysen sind die Einkäufer des Unternehmens bestens vorbereitet für die Verhandlungen mit Hotelpartnern: Sie können Kontingente exakt in dem Maße einkaufen, wie sie in der kommenden Saison benötigt werden, und Preise vereinbaren, die der zu erwartenden Nachfrage entsprechen. „Die mit SAS erstellten Analysen unterstützen uns sowohl bei der Planung als auch in den Verhandlungen mit Hoteliers“, meint Christina Drskovic.

Darüber hinaus lassen sich mit SAS auch Trends und Moden am Reisemarkt frühzeitig erkennen. Dank Business Analytics von SAS können die Einkäufer der DER Touristik Köln solche bevorstehenden Entwicklungen frühzeitig aufgreifen – und so zu optimalen Preisen attraktive Angebote für die Kunden sichern.

Auf zu neuen Ufern

Eine Business Intelligence-Landschaft entwickelt sich in der Regel langsam und kontinuierlich, für Außenstehende fast unbemerkt, weiter. Von Zeit zu Zeit gibt es aber auch Anlass für größere Modernisierungsschritte. Von der Migration auf die aktuelle SAS Version versprach sich das Unternehmen eine Beschleunigung des Reportings bei einfacherer, intui­tiver Bedienbarkeit und neuen Auswertungsmöglichkeiten. „Wir haben diese Gelegenheit auch genutzt, um unsere Business Intelligence-Strategie insgesamt auf den Prüfstand zu stellen“, erinnert sich Christina Drskovic, Leiterin Management- & Supportsysteme bei der DER Touristik. „Wir waren mit SAS äußerst zufrieden, wollten aber dennoch wissen, ob es vielleicht andere Lösungen gibt, die uns vergleichbare oder sogar bessere Ergebnisse liefern können.“ Dafür nahm die DER Touristik Köln die Angebote verschiedener Softwarehersteller genau unter die Lupe und führte schließlich einen intensiven Vergleich zwischen SAS und MicroStrategy durch. Mit eindeutigem Ergebnis, wie Christina Drskovic erklärt: „Keine der untersuchten Lösungen hat den Umfang der SAS Lösung abgedeckt. Wir waren uns nach der Evaluation ganz sicher, dass wir mit SAS auf den richtigen Partner setzen – und wir wussten genau, welche Baustellen wir angehen mussten, um das System an unsere gestiegenen Anforderungen anzupassen.“

Für die Migration wurde ein Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern der IT der DER Touristik und SAS Beratern, gebildet, das in einem Workshop zunächst den Migrationspfad aus technischer und fachlicher Sicht festlegte. Da sich die Basisarchitektur des Systems über die Jahre bewährt hatte und es keinerlei Notwendigkeit für einen grundlegenden Umbau der Strukturen gab, entschied man sich an dieser Stelle für eine 1:1-Migration. „In dem Team kam eine Menge Know-how und Erfahrung zusammen“, meint Christina Drskovic. „Deswegen waren wir uns sicher, die Installation und Migration bei entsprechender Vorbereitung in ein bis zwei Tagen vollziehen zu können.“ Weitere zwei Tage wurden für Konfigu­ration und Validierung kalkuliert.

Der Plan ging auf: Nachdem die verschiedenen Migrationspakete erstellt, dokumentiert und in die Planung übernommen worden waren, klappte die Migration wie geplant reibungslos. „Montags haben wir begonnen, am Donnerstag war die Validierung abgeschlossen und das System lief“, so Christina Drskovic. Kleinere Bugs und Unstimmigkeiten sammelte die DER Touristik Köln in den kommenden vier Wochen – und sie wurden von SAS schließlich en bloc behoben.

Mit dem Ergebnis der Migration ist die DER Touristik Köln sehr zufrieden. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen schätzen die neuen Funktionen von SAS und die Möglichkeit, auch komplexe Auswertungen problemlos selbst durch­führen zu können. Das entlastet die IT der DER Touristik Köln – und verschafft den Experten hier neue Freiräume zur Beratung und Weiterbildung von Power-Usern und für die Weiterentwicklung des Systems. Ein wichtiger Grund für die breite Akzeptanz der modernisierten Lösung ist nicht zuletzt die erhebliche Beschleunigung, die das Reporting mit SAS erlebt hat. Über 90 Prozent schneller sind manche Abfragen heute: „Wir bekommen einen Report, der früher vier Minuten gebraucht hat, heute in 15 Sekunden“, berichtet Christina Drskovic. „Das ist eine Verbesserung, die jeder Anwender wirklich merkt und die ihm hilft, seine Aufgaben effizienter und intensiver zu lösen. Allein dafür hat die Migration sich schon gelohnt.“

 

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Herausforderung

Übergreifende Business Intelligence-Lösung, in der Daten aus Reservierungs-, Buchungs- und Leistungsträgersystemen zusammenfließen

Lösung

Unternehmensweite Business Intelligence- und Business Analytics-Plattform

SAS® Visual Analytics

Nutzen

Detaillierte und präzise Reports und Analysen

 

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

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