Budgetkonsolidierung, Reporting und Finanzmanagement

Queensland setzt auf SAS®

Um die Anforderungen ihrer 4,5 Millionen Einwohner möglichst effektiv zu managen, muss die Regierung von Queensland – Australiens Bundesstaat mit dem drittgrößten Bevölkerungsanteil – jede Abteilung und Serviceeinheit möglichst effizient führen. Als fünf Bereiche zu einer einzigen Behörde zusammengefasst wurden, haben sich die Leiter mit der Aufgabe, eine Lösung für Budgetkonsolidierung, Reporting und Finanzmanagement zu entwickeln, an SAS gewendet.

Nach den Wahlen 2009 wurden die fünf ehemals getrennten Einheiten dann von der neuen Regierung zu einer zentralen Behörde zusammengefasst: das Department of Communities. Vier Minister und ein Generaldirektor kontrollieren darin Dienstleistungen wie die Sicherheit von Kindern, Sozial- und Jugendrecht, Behindertenfürsorge, Gemeindepflege, Gemeindepsychiatrie, Obdachlosenhilfe, Multikulturalismus, Sport und Erholung sowie Sozialleistungen für Aborigines, Torres Strait Islanders, Senioren und Frauen.

Eine der größten Herausforderungen für die neue Behörde war die Vereinheitlichung der Finanzmanagement-Systeme. Die fünf ehemaligen Einheiten hatten vor der Zusammenlegung individuelle Plattformen für das Berichtwesen und die Budgetierung im Einsatz. Nach ihrem Zusammenschluss war es unmöglich, eine Gesamtansicht zu erstellen – eine zentrale Anforderung, um sicherzustellen, dass übergreifend mit korrekten Daten gearbeitet wird.

SAS kann Daten in konsistenter, schneller und reproduzierbarer Weise konsolidieren und abbilden. Dies war vorher trotz unserer erfahrenen Mitarbeiter mit den in der Abteilung vorhan-denen Systemen und Werkzeugen nicht möglich. Die Komplexität und der Umfang der Daten hatten unsere bestehenden Systeme vorab bereits in die Knie gezwungen. SAS hat uns geholfen, dieses Problem zügig zu lösen, indem schnell eine passende Lösung geliefert und diese unserem Bedarf entsprechend skaliert wurde.”

Michael Sheehan
Leiter der Abteilung Financial Operations and Systems im Department of Communities

Konsistente Entscheidungshilfe

Mit dem Einsatz von SAS für Budgetierung, Reporting und Finanzmanagement erhält das Department of Communities, eine übersichtliche Standardansicht sämtlicher Leistungen. Sie stellt sowohl der Verwaltung als auch den Ministern die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um Entscheidungen fundiert, zeitnah und zielgerichtet treffen zu können.

Michael Sheehan, Leiter der Abteilung Financial Operations and Systems im Department of Communities, erklärt, dass die einheitliche Abbildung sämtlicher Serviceleistungen in einem zentralen System mit SAS® Activity-Based Management sehr einfach und somit überzeugend umgesetzt werden konnte. „SAS kann Daten in einer Weise konsolidieren und abbilden, die konsistent, schnell und reproduzierbar ist", sagt Sheehan. „Das war vorher trotz unserer erfahrenen Mitarbeiter mit den verfügbaren Systemen und Werkzeugen nicht in einem vertretbaren Zeitrahmen möglich. Die Komplexität und der Umfang der Daten hatten unsere bestehenden Systeme vorab in die Knie gezwungen. SAS hat uns geholfen, dieses Problem zügig zu beheben, indem schnell eine passende Lösung geliefert und diese unserem Bedarf entsprechend skaliert wurde."

Schluss mit doppelten Datenbeständen

Mit der Zusammenlegung der Einheiten ging auch die Datenkonsolidierung einher. Das Team um Sheehan nutzte SAS, um unterschiedlich zugeordnete Nummern für die Serviceleistungen zu vereinheitlichen und Dopplungen aus den Stammdaten zu entfernen.

„Es gab starke Überschneidungen zwischen den Datenströmen der verschiedenen Dienststellen, deshalb war dies ein komplexer Prozess", erklärt Sheehan. „Wir mussten nicht nur die Dopplungen in den Stammdaten beseitigen, sondern wir mussten auch für Konsistenz auf sämtlichen Hierarchieebenen des Berichtswesens sorgen."

Beispielsweise wurden identische Nummern mit völlig unterschiedlichen Funktionen belegt. Was in der einen Einheit das Programm der beruflichen Weiterbildung beschrieb, stand in der anderen Einheit für die Abrechnung der Beschaffungskosten. Bei der Konsolidierung der Daten führte eine solche Dopplung natürlich zu Fehlermeldungen, die behoben werden mussten.

Das Controlling der Budgets ist eine der wichtigsten Aufgaben der neuen Behörde. „Im Gegensatz zur Privatwirtschaft, die ihre Einnahmen optimieren kann, arbeiten wir innerhalb der Regierung in einer Sozialdienstleistungsumgebung, wodurch unsere Leistungen in der Regel nicht vollständig in Rechnung gestellt werden können", sagt Sheehan. „Deshalb muss unser Leistungsangebot exakt kalkuliert und jederzeit nachvollziehbar sein."

Alles im Einklang

Das operative Budget des Department of Communities beträgt 4,4 Milliarden Dollar. Bei der Übertragung finanzieller Mittel zwischen den Abteilungen ist es entscheidend, Doppelzahlungen zu vermeiden, erklärt Sheehan.

„Wenn zum Beispiel eine Serviceabteilung eine Million Dollar an eine andere Abteilung überweist, muss dies in Echtzeit im System abgebildet werden, andernfalls wäre die Gesamtsumme des Budgets ja weniger als 4,4 Milliarden Dollar", erklärt er. „Die Sicherheitsmechanismen von SAS gewährleisten dies, indem sie das Gesamtbudget in einzeln bilanzierte Pakete einteilen und so dafür sorgen, dass das Gesamtsystem im Einklang bleibt."

Für Sheehan ist SAS Activity-Based Management die beste Allokationslösung auf dem Markt. „Sie ermöglicht es, sämtlliche Daten und Datenquellen einzubinden und sie auf konsistente und verlässliche Weise zu ordnen – und zwar sehr schnell", sagt er. „Wir laden die Daten, verarbeiten sie im System und erhalten binnen kürzester Zeit fundierte Antworten. Ein Effekt, der im vorherigen, manuellen Prozess mehrere Wochen in Anspruch nahm.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Die Umstellung von vielen verschiedenen auf ein einheitliches, übergreifendes System stellte organisatorisch eine große Herausforderung dar. Denn die ehemaligen Einheiten tendierten zunächst grundsätzlich dazu, ihr Ausgangssystem beizubehalten.

„Allgemeiner Konsens war, dass eine Standardisierung dringend notwendig ist, aber alle wollten ihr eigenes System zum Standart zu machen, weil sie es für besonders geeignet hielten", sagt Sheehan. „Jedoch bietet nur SAS die notwendige Flexibilität, um den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Services tatsächlich gerecht zu werden", erklärt Sheehan. Zudem kann jeder Dienst mit SAS die Produktbezeichnungen ausblenden, die für seinen Betrieb irrelevant sind – zum Beispiel brauchen nicht alle Dienste die Jugendschutzkriterien zu beachten.

„Wir beschlossen, dass jede Serviceabteilung ihre bestehende Hierarchie behalten und sie auf SAS hochladen kann. So arbeiten sie, wie sie es gewohnt sind, aber erkennen, wie viel schneller es nun funktioniert", erzählt Sheehan. „Das hat den Arbeitsaufwand kaum erhöht, aber jeder kann sehen, wie beeindruckend die Ergebnisse sind." Hierfür nutzt das Department of Communities SAS® Financial Management, denn diese Lösung ermöglicht es, bedarfsgerecht so viele Hierarchien wie nötig anzulegen. Seit dem Produktivstart mit SAS konnte das Department of Communities Fehler reduzieren und das Reporting enorm beschleunigen.

„Die Umsetzung verlief zudem sehr schnell", betont Sheehan. „Das Aktualisieren und Ändern von Zahlen sowie das Hochladen in das SAS System sind innerhalb weniger Stunden statt Tagen erledigt", sagt Sheehan. „Aus Perspektive des Berichtswesens können Änderungen schnell vorgenommen und eingespielt werden. Dadurch bleibt mehr Zeit, um Abweichungen zu identifizieren und zu korrigieren."

Sheehan resümiert, dass die Einführung der Lösung von SAS dem Department of Communities auf zweierlei Arten nutzt. „Sie erlaubt die Abbildung aktionsbasierter Kosten, wodurch wir unsere Berichte automatisieren und Informationen an die Serviceabteilungen schneller übermitteln können", erklärt Sheehan. „Darüber hinaus bietet sie uns allgemein größere Genauigkeit sowie zeitnahe Antworten für eine konsolidierte Berichterstattung. Hätten wir auf eine Konsolidierung der ERPSysteme gewartet, um die entscheidenden Informationen zu generieren, hätten wir dieses großartige Ergebnis nicht erreicht."

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