Datagedreven werkwijze zorgt ervoor dat in zeer korte tijd bijna 300.000 aanvragen zijn verwerkt.
Overheidsinstanties inspireren met de succesvolle toepassing van datagedreven werken.
Financiële steun snel en secuur verwerken.
RVO heeft dit bereikt met gebruik van SAS software: SAS® Visual Analytics, SAS® Visual Statistics en SAS® Viya®
SAS helpt RVO bij stroomlijnen en verifiëren ondernemersregelingen
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is een uitvoerende overheidsinstantie en maakt onderdeel uit van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. RVO helpt bedrijven en ondernemers in Nederland met voorlichting en advies over internationaal zakendoen, agrarisch ondernemen, duurzaamheid en innovatie. Aan het begin van de COVID-19 uitbraak kreeg RVO de vraag om twee regelingen op te zetten en uit te voeren; de TOGS-regeling – de eenmalige tegemoetkoming van 4000 euro voor ondernemers uit de meest getroffen sectoren, zoals toerisme, retail en horeca en de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL). Daarmee stond RVO voor de uitdaging om zoveel mogelijk aanvragen voor financiële steun snel en secuur te verwerken
Veel Nederlandse ondernemers die getroffen waren door de overheidsmaatregelen tegen COVID-19, zagen zich genoodzaakt om gebruik te maken van de zogenaamde TOGS -regeling. Met andere woorden, RVO ontving in maart 2020 een enorme hoeveelheid aanvragen van bedrijven in nood; ruim 220.000 binnen korte tijd om precies te zijn. Voor de TVL-regeling kwamen in de daaropvolgende maanden nog eens 30.000 aanvragen binnen. Om deze grote hoeveelheid aanvragen snel te kunnen verwerken in overzichtelijke dashboards werd gebruikgemaakt van de analytics-software van SAS. Bij deze analyses wordt op alle lagen, dus vanaf de ‘vergaarbak’ van data tot aan het daadwerkelijk creëren van de dashboards, gebruikgemaakt van SAS Viya, het AI en analytics platform van SAS.
Volgens Astrid Raaphorst, Directeur Kernprocessen NL en Juridische Zaken, heeft deze datagedreven werkwijze ervoor gezorgd dat in zeer korte tijd inmiddels bijna 300.000 aanvragen zijn verwerkt. Een grote sprong voorwaarts binnen de datagedreven ambities van de uitvoerende dienst én die van de Rijksoverheid.
Menselijke intuïtie is heel krachtig, maar in een urgente situatie met zoveel aanvragen moeten beheerders van essentiële bedrijfsprocessen dit leren los te laten. Betere sturing door inzicht te hebben in de data en snellere beslissingen maken in het proces. Door een toegankelijk platform in te richten dat constant real-time informatie weergeeft, kunnen medewerkers gefundeerde beslissingen nemen.Astrid Raaphorst Directeur Kernprocessen NL en Juridische Zaken RVO
De nieuwe uitdaging, veroorzaakt door COVID-19, was in veel opzichten anders; in kwantiteit maar ook door de tijdsdruk. De directie Kernprocessen NL had een belangrijk doel: snel kunnen uitbetalen aan de ondernemers die er recht op hebben. Dit betekende dat het systeem zo moest worden ingericht dat het merendeel van de aanvragen snel kon worden goedgekeurd op basis van informatie zoals KvK-gegevens en bankrekeningnummers.
Het team van de directie Kernprocessen van RVO heeft de aanvraagstromen geautomatiseerd en met behulp van SAS Visual Analytics een visuele upgrade gegeven. De diagrammen en oneindige tabellen uit de Excelsheets die velen gewend waren, zijn omgezet naar een inzichtelijk dashboard. Groen gemarkeerde data laat zien dat de aanvragen voldoen aan de vereisten en kan worden overgegaan tot betaling. Oranje en rode cijfers tonen de complexere casussen, waarbij specialistische aandacht is vereist. “Het idee was om een zo groot mogelijke “groene stroom” te creëren waarin aanvragen automatisch worden beoordeeld, zodat onze capaciteit vooral wordt ingezet om complexere zaken handmatig te bekijken,” vertelt Astrid Raaphorst.
Hiermee heeft RVO tevens een instrument in handen gekregen voor geautomatiseerde fraudebestrijding. Dubbele aanvragen of vervalste bedrijfsgegevens worden door het systeem direct gefilterd waarna een extra check kan plaatsvinden op onder andere KvK-nummers en IBAN-rekeningnummers.
Ook op beleidsniveau is er winst: “De data die tijdens het proces wordt gegenereerd, is zelfs van waarde voor beleidsmakers om verbeteringen toe te passen, real-time of in aanpassing van de regeling. Ook levert de data veel economisch waardevolle inzichten op over bijvoorbeeld het aantal aanvragen binnen bepaalde sectoren.”
Een volgende stap is al gezet. Astrid Raaphorst en haar team denken na over de mogelijkheden van slimme data analytics en willen graag andere overheidsinstanties inspireren met de succesvolle toepassing van een datagedreven werkwijze. “Iedereen binnen de overheid is gebaat bij data analytics, ook als je geen IT-expert bent.” De werkwijze van RVO kan de overheid, inclusief organisaties zoals het UWV, de KvK en de Belastingdienst, uiteindelijk tot betere en moderne dienstverleners maken. “Een digitaal loket voor alle instanties zal een complex en uitdagend project worden, maar dankzij de beschikbare technologie is dit op termijn zeker realiseerbaar.
