Rijkswaterstaat: Betere gebruikersbeleving en altijd werken met de nieuwste versie

Rijkswaterstaat is klaar voor de toekomst met SAS Viya

Rijkswaterstaat is ‘een club vol ambitie’ die snel innoveert. Dat geldt ook voor de afdeling Informatie Voorziening Platformen (IVP), die onder de Centrale Informatie Voorziening (CIV) valt. Vanuit deze innovatiegedreven grondhouding durfde IVP het aan om als een van de eerste grote organisaties SAS 9 organisatiebreed te vervangen door SAS Viya. En hoewel innoveren altijd gepaard gaat met het nemen van onvoorziene hobbels, werpt deze beslissing zijn vruchten af.

De uitdaging

Hans Soeteman is afdelingshoofd IVP bij Rijkswaterstaat. Hij vertelt: “In elk primair proces in onze organisatie wordt datagedreven gewerkt. We hebben in totaal een kleine 400 dashboards in gebruik. Dat gaat van hele belangrijke en maatschappelijk relevante onderwerpen zoals ‘hoeveel kilometers asfalt hebben we in gebruik en in welke conditie verkeert dat asfalt?’ tot pure interne dasboards, zoals bijvoorbeeld over de ITIL-processen op onze eigen afdeling.”

Die dashboards krijgen steeds meer een voorspellend karakter. Soeteman: “Voorheen rapporteerden we vooral over wat er was gebeurd; we keken terug. Maar vandaag de dag is voorspellen de ambitie. Denk bijvoorbeeld aan predictive maintenance op onze assets, waaronder bruggen, tunnels en sluizen. Deze assets hangen vol met sensoren die van alles meten. Op basis van die metingen kunnen we voorspellen wanneer welk onderhoud nodig is.”

Gezien de enorme en continu groeiende hoeveelheid dashboards en het toenemende belang ervan, is het belangrijk dat het analytics platform voor alle medewerkers makkelijk toegankelijk is en gebruiksvriendelijk werkt. Daar kon nog wel wat aan verbeteren, zegt Soeteman. “We werkten al met SAS 9 en deze software draaide op onze eigen systemen. De analytische capabilities van die software zijn prima en de software vervult ook nog altijd trouw haar taken, maar je hebt toch wel wat kennis nodig om een dashboard te bouwen. Bovendien kost het veel tijd en energie om naar een nieuwere versie te migreren als je de systemen in eigen beheer hebt. Enkele hardcore gebruikers hadden gezien dat SAS Viya ontzettend gebruiksvriendelijk is en veel nieuwe mogelijkheden biedt op het gebied van visualisaties, analytics en open source. Bovendien wordt de software aangeboden op een manier waardoor het makkelijker is om naar de nieuwste versie te migreren zonder dat je een lange downtime nodig hebt. Op hun verzoek hebben we onderzocht of het zou lonen om organisatiebreed over te stappen naar SAS Viya.”

De oplossing

Dat onderzoek viel positief uit, zeker omdat SAS een early adopter programma heeft dat niet alleen rekening houdt met de technische kant van de migratie, maar ook met de organisatiekant. Soeteman: “Want werken met andere software betekent immers ook een omslag voor het team. Zij moeten op een andere manier gaan werken. Kunnen en willen ze dat wel? Het early adoper programma van SAS voorziet in veel ondersteuning op dit gebied.”

Toch werd de knoop nog niet direct doorgehakt, vertelt Soeteman. “Er was een uitdaging met de support op de software. De wereldwijde dienstverlening was destijds nog niet op het niveau zoals we die graag zagen. Echter, door de lange samenwerking en de goede gesprekken die we hierover hebben gevoerd, hadden we het vertrouwen dat deze aanvullende dienstverlening geleverd kon worden door het lokale team. Dit was lastig in een contractvorm te gieten, maar we wilden onze evolutie richting SAS Viya niet beperken. Daarom hebben we gezegd: we maken afspraken op hoofdlijnen en stappen erin op basis van wederzijds vertrouwen. We geloofden samen echt heilig in deze weg en wilden er samen ook vol voor gaan. Dat is de basis geweest voor dit traject.”

Het is een manier van samenwerken en samen innoveren die hij niet met alle leveranciers aandurft, geeft hij eerlijk toe. “We werken al tien jaar met SAS. De software is altijd stabiel geweest, maar nog belangrijker is dat er in de loop der jaren een enorme vertrouwensband ontstaan. Vanuit dat vertrouwen durf je samen nieuwe wegen in te slaan. Ik weet dat wij er samen altijd wel uitkomen.”

Het resultaat

Soeteman wist ook dat bij zo’n grote migratie, met een grote technische en organisatorische component, dingen nooit precies zo lopen als voorspeld. Er zijn altijd onverwachte tegenslagen. Zo ook bij dit project. Terugkijkend denkt hij dat hij richting de interne klanten nog meer aan verwachtingsmanagement had kunnen doen. “Wij hadden er wel bij verteld: dit is de streefdatum, maar het is geen deadline die we zeker gaan halen. Toch is de verwachte opleverdatum een eigen leven gaan leiden. Daar hadden we eerder op kunnen bijsturen.”

De software is in het voorjaar van 2022 opgeleverd. Op dit moment worden de dashboards  overgezet naar SAS Viya. Soeteman: “Hoewel we geen gebruikersonderzoek hebben gedaan en ik ook lang niet alle gebruikers persoonlijk spreek, hoor ik positieve geluiden. Zij vinden SAS Viya gebruiksvriendelijker en ook de performance is verbeterd.”

Ook het dashboardteam binnen CIV is blij dat ze nu met SAS Viya werken, zegt Soeteman. “Ze kunnen sneller en eenvoudiger nieuwe dashboards ontwikkelen. Het is makkelijker geworden om streaming data te integreren. Het datamanagement is verbeterd. En gebruikers hebben meer grip op de datakwaliteit. En last but not least: het lifecycle management is verbeterd want iedereen werkt nu altijd op de laatste versie van de software.”

Toekomst

Hoewel Rijkswaterstaat al een datagedreven organisatie is, zal het gebruik van voorspellende analytics in de toekomst alleen nog maar meer worden, zegt Soeteman. “Wij kunnen niet meer zonder data. Er ligt een enorme vervangings- en verduurzamingsopdracht. Data en inzicht gaan essentieel zijn om die opdrachten goed uit te voeren. In ieder organisatieonderdeel is de vraag naar dashboards alleen maar groter geworden. Ze vormen een essentieel onderdeel in onze manier van werken. Iedereen wil real-time inzicht in de situatie van datgene waar hij of zij verantwoordelijk voor is; of het nu gaat om de verkeersdoorstroming, de waterhuishouding of de status van tunnels, bruggen of sluizen. Vrijwel alle denkbare processen in onze organisatie sturen we met data aan. Daarom is het essentieel dat we met een analytics platform werken dat gebruiksvriendelijk is en voor iedereen toegankelijk. Door de overstap naar SAS Viya zijn wij klaar voor de toekomst.”