RCI Banque

La captive financière du groupe Renault repense le pilotage de ses coûts pour mieux accompagner les opérationnels. Les maîtres-mots : solution analytique, simplicité et efficacité, avec l'accompagnement des équipes conseil de SAS.

Filiale bancaire du groupe Renault, RCI assure le financement des ventes des marques du groupe : Renault, Dacia Nissan, Renault Samsung Motors et Infiniti. Le groupe a pour mission d'apporter une gamme complète de financements et de services à la clientèle (grand public et entreprises), mais aussi aux réseaux de distribution dans 36 pays.

Oxygène : un chantier essentiel pour le contrôle de gestion

En 2012, RCI Banque a fait appel à SAS pour l'accompagner dans la refonte du pilotage des frais de fonctionnement et d'investissement. Le projet était baptisé Oxygène. Il est vrai que le service Contrôle  de gestion avait besoin d'air ! « Le pilotage de l'activité était asphyxié par les extractions et les retraitements manuels de données », précise Jean-Christophe Labarre, Finance Project Manager et responsable du projet Oxygène. Avec des outils vieux de dix ans, l'équipe souffrait d'un turnover important et d'une image améliorable en interne...

Optimiser, accélérer, faciliter

Dans ce contexte délicat, le projet Oxygène avait quatre grands objectifs : accroître la précision des prévisions, simplifier l'élaboration des reportings, optimiser les temps d'analyse et faciliter l'accessibilité des informations.

L'automatisation des reportings était une donnée essentielle. « Auparavant, les contrôleurs devaient aller chercher les données à la main dans SAP et les importer dans Excel, témoigne Sabine Jacquel, responsable du service Fonction support et Investissement au sein du Contrôle de Gestion. Il était tout aussi compliqué de rapprocher le réel du prévisionnel, puisque les données étaient logées dans deux systèmes différents. Aujourd'hui, nous récupérons les données du réel dans Oxygène, et nous les mettons directement en face de la prévision. »

Les reportings mensuels, qui se faisaient jusqu'ici à J+10 (parfois J+15) s'en trouveront accélérés, avec un objectif fixé à J+4.  Les facturations inter-sociétés, très chronophages, sont également en phase d’optimisation.

Un outil à la main du contrôle de gestion

Pragmatiques, les équipes RCI Banque ont privilégié la simplicité de l'outil, dont l'administration fonctionnelle est dans les mains du Contrôle de Gestion. Comme avant, les rapports sont présentés sur Excel. Pour les utilisateurs, le principal changement réside dans la mise à disposition des informations : finis les échanges d'e-mails, les rapports sont désormais accessibles directement depuis le portail Oxygène. Le contenu et la granularité des reportings sont adaptés à chaque opérationnel selon son périmètre fonctionnel - avec la possibilité, pour ceux qui le souhaitent, d'accéder en un clic aux données qui sous-tendent les calculs.

« Dans un premier temps, nous avons développé cinq rapports opérationnels, explique Sabine Jacquel. Nous aurions pu en faire plus, mais nous préférons que les utilisateurs nous en demandent plus, ou qu'ils nous demandent des évolutions : cela montre qu'ils s'approprient l'outil. » 

Avec SAS, une analyse approfondie des besoins...

Le choix de SAS s'est fait non seulement sur la solution technique, mais aussi sur la dimension conseil. « Nous cherchions un éditeur qui puisse intégrer directement sa solution, raconte Jean-Christophe Labarre. Nous avions surtout besoin d'être rassurés sur sa capacité à nous accompagner tout au long du projet. Au final, SAS^® Financial Management nous a séduits par sa souplesse en phase opérationnelle, et SAS a été le seul à nous proposer des ateliers avec les opérationnels pour définir précisément les besoins, pendant la phase d’appel d’offres. »

Près de quarante ateliers ont été menés sur quatre mois, une fois le projet démarré, avant d'aboutir à des spécifications fonctionnelles détaillées. « Les consultants SAS ont été très ouverts ; ils ont su nous accompagner en tenant compte de notre niveau de maturité sur le sujet. » 

…  et une mise en place rapide

La mise en production s'est faite au mois de septembre 2013, pour une ouverture aux managers en octobre à l'occasion de l'exercice de reprévision. Soit un mois avant le début de l'exercice budgétaire.

L'implication de tous les managers lors de la phase d'ateliers a permis de préparer le terrain et la simplicité de la solution a facilité l'accompagnement du changement. Un blog Oxygène, un intranet métier et un support ad hoc ont été mis en place pour expliquer les principaux changements. Il a fallu aussi répondre à quelques inquiétudes, en précisant par exemple que le temps économisé avec Oxygène engendrerait un enrichissement de la fonction sans réduction d'effectifs. 

Un « nouveau Contrôle de gestion »

… Car au final, au-delà des gains de productivité, c'est bien de cela qu'il s'agit : jouer pleinement son rôle de fonction support, et apporter une valeur ajoutée aux métiers du groupe. « Oxygène n'est pas qu'un outil, insiste Sabine Jacquel. Il doit nous permettre de mieux piloter les frais tout en donnant une information fiable et rapide aux acteurs du groupe. »

En parallèle, une communication a été lancée auprès des directions métier pour mettre en valeur le « nouveau Contrôle de gestion ». Une charte graphique spécifique a également été définie pour les reportings pour marquer la différence avec l'époque précédente et faciliter une nouvelle relation avec les différents interlocuteurs. « Nous disposons maintenant d'un process outillé qui nous permettra de créer une nouvelle histoire » conclut Jean-Christophe Labarre, qui note que « le retour sur investissement qualitatif » ne pourra résulter que d'un processus long, qui courra sur toute l'année 2014.