Air France KLM maakt IT-kosten transparant met SAS Cost and Profitability Management en Visual Analytics

Koninklijke Luchtvaart Maatschappij KLM is opgericht in 1919 en maakt sinds een fusie in 2004 deel uit van de Air France KLM Groep. De kernactiviteiten van de groep zijn passagiersvervoer, vrachtvervoer en onderhoud. Koos Haan is Business Controller in het Activity Based Management Team bij de IT divisie van Air France KLM. Zijn afdeling zocht naar een manier om sneller inzichten te krijgen uit het Activity Based Management-systeem en kosten transparanter te maken. Air France KLM koos voor een geintegreerde oplossing met SAS Cost and Profitability Management, SAS Data-integratie en SAS Visual Analytics.

“We bevinden ons in een bijzondere situatie, want KLM en Air France hebben hun eigen resultatenrekening, maar de IT-afdeling is volledig gezamenlijk georganiseerd”, vertelt Haan. “We gebruiken een uniform model om kosten te berekenen en voor zowel KLM als Air France werd gewerkt met SAS Activity Based Management. We merkten echter dat het omslachtig en tijdrovend was om het systeem te voeden met informatie en vervolgens calculaties uit te voeren. Bovendien gaven rapportages die we maakten met Excel en PowerPoint onvoldoende transparantie in de kostenstructuur. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een manier om de input van data, de calculaties en rapportages te verbeteren. Transparantie en inzicht in kosten van IT-producten staat voor ons voorop want wij willen de Business in staat stellen de juiste keuzes te maken.” 

Continu vernieuwen

KLM gebruikt nu SAS Cost and Profitability Management, SAS Data-integratie en SAS Visual Analytics. “Dankzij de geïntegreerde oplossing van SAS is de snelheid waarmee we rapportages kunnen updaten indrukwekkend”, vindt Haan. “Waar we voorheen een half uur nodig hadden voor een update na het toevoegen van nieuwe data, hebben we nu in een paar muisklikken een rapportage met nieuwe inzichten. We zijn nu ook veel flexibeler in de producten die we inzetten en kunnen continu vernieuwen en anticiperen op veranderingen van onze IT-dienstverlening.

Dichter op de actualiteit

Voorheen was het voor de controller heel tijdrovend om nieuwe producten toe te voegen, dimensies te veranderen en de calculatie te maken. “We hebben nu veel sneller inzicht in de kosten. Daardoor zitten we dichter op de actualiteit en kunnen we de business ook voorzien van stuurinformatie en mogelijkheden om zelf scenario’s door te rekenen. Hiermee krijgen zij eenvoudig en inzicht in de impact van bepaalde aanpassingen. Als je aan deze knop draait, dan is dit het resultaat. Hiermee ben je heel transparant en maakt het management altijd keuzes op basis van de laatste data.”

“We hebben een enorme stap gemaakt in transparantie en dienstverlening naar onze interne klant”, vindt Haan. “SAS Visual Analytics laat heel duidelijk zien waar de kosten uit bestaan: wat kost een applicatie, een werkplek of een datalijn? Hier halen we belangrijke inzichten uit.” Verder maakt SAS het voor Haan veel eenvoudiger om intern te benchmarken. Hoewel beide airlines tot dezelfde organisatie behoren, zijn ze anders georganiseerd. Dat zie je ook aan de manier waarop producten zijn opgebouwd, zo kan er verschil zitten tussen wat een werkplek bij KLM of Air France kost. “Met SAS Visual Analytics kunnen we deze verschillen beter onderzoeken en ontdekken waardoor deze veroorzaakt worden. Zo is Visual Analytics ook een hulpmiddel voor kostenbesparing.”

Strategic vendor management

Die kostenbesparing is ook belangrijk voor het Perform 2020-programma van Air France KLM waarin onder meer wordt bekeken hoe de airlines slimmer kunnen samenwerken. Daarvoor wordt ook de manier waarop in beide organisaties de inkoop is georganiseerd geëvalueerd. “We kijken heel nauw waar we schaalvoordelen kunnen behalen. Door de inzichten die SAS Visual Analytics ons geeft krijgen we inzichten in welke leveranciers er zijn en voor welke producten en klanten we deze inzetten. Daarmee ondersteunt het in onze strategic vendor management. Verder onderzoeken we nu alle applicaties binnen de organisatie. Welke van de applicaties die we hebben zijn echt noodzakelijk en wat levert het op als je deze uitzet? Deze cijfers presenteren we met SAS Visual Analytics.”

Wereldwijd netwerk SAS-gebruikers

Inmiddels gebruiken meer dan 100 collega’s de software van SAS. Het doel is nog meer gebruikers toegang te geven tot Visual Analytics zodat zij zelf analyses kunnen uitvoeren en tot nieuwe inzichten kunnen komen. In de toekomst wil de afdeling van Haan zich blijven ontwikkelen en leren hoe het nog meer uit SAS Visual Analytics kan halen. “Hiervoor praten we ook met andere organisaties en leren we hoe zij optimaal gebruik maken van datavisualisatie. Dit is ook een voordeel van de keuze voor SAS: er is een wereldwijd netwerk van gebruikers waarvan je kunt leren.”