TNT Post versterkt gecentraliseerde managementrapportage met SAS Analytics

Realisatie van geoptimaliseerde informatiearchitectuur met wekelijks honderden strategische rapportages.

TNT Post levert logistieke topprestaties. Alleen al in Nederland verwerkt het post- en expresbedrijf dagelijks miljoenen poststukken met eveneens miljoenen aan bestemmingen. Daarmee gaan complexe informatievraagstukken rond het postverkeer, de financiën en de in te zetten medewerkers gepaard. Ten opzichte van andere postbedrijven in en buiten Europa onderscheidt TNT Post zich met een uitmuntende prijs-kwaliteitverhouding. In de gehele bedrijfsvoering wordt continu naar een hoge mate van efficiëntie gestreefd. De bij TNT Post ontwikkelde aanpak voor automatisch sorteren van briefpostzendingen wordt wereldwijd gekopieerd. Om de dynamiek in de postmarkt voor te blijven, ligt er een sterke nadruk op informatievoorziening om snel de juiste, onderbouwde beslissingen te kunnen nemen. Geavanceerde analyses en prognoses helpen hierbij de fysieke en elektronische informatie- en verkeersstromen steeds intelligenter te beheren.

Vertrouwensbasis

“In onze competitieve markt is het belangrijk om over goede business intelligence- en analysemogelijkheden te beschikken”, meent Margreet Roevros, manager Reporting Shared Service Center (RSSC) van TNT Post. Een aantal jaren geleden is de informatieproductie geconsolideerd en intern aan het RSSC uitbesteed. Zo zijn zeven teams met totaal 30 medewerkers en acht informatie- en rapportagesystemen samengebracht. Centrale doelstelling was het bereiken van synergie en daarmee een verhoging van de kwaliteit van de administratieve processen en de stuurinformatie. “Door rapportages volgens gestandaardiseerde processen aan te leveren, wilden we een einde maken aan lokaal Excel-gebruik en beter worden in het blootleggen van verbanden. We zijn low profile begonnen en hebben nu een solide vertrouwensbasis bij de gebruikers in de business opgebouwd. Deze moet niet alleen terug te voeren zijn op de betrouwbaarheid van de gegevens, maar ook op de kwaliteit en time to market van de rapportages.”

Met SAS kunnen we alle analysevragen beantwoorden, ook die voor specifieke bedrijfsprocessen en complexe verkeersstromen.
SAS Margreet Roevros TNT

Margreet Roevros
Manager Reporting Shared Service Center

Geavanceerde analyses

Het BI-beleid is gedefinieerd in nauw overleg met de ICT-divisie en de zakelijke gebruikers. TNT Post hanteert als richtlijn dat SAP als standaard wordt ingezet om de bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. “De data uit de procesketens wordt ingelezen in een SAP enterprise data warehouse. Van daaruit kan aan de behoefte aan standaardrapportage worden voldaan. Er was daarnaast echter behoefte aan geavanceerde analyses met een hoog detailniveau en flexibiliteit om alternatieve managementvraagstukken te beantwoorden. Omdat het efficiënt beheren van het postverkeer veel specifieke rapportages en analyses vereist, hebben we besloten de architectuurbasis te versterken met SAS Analytics. Daarbij gebruiken we SAS voor het laden en beheren van het SAS datawarehouse (SAS Analyse Datamarts) en analyse- en rapportagefunctionaliteit van SAS voor het presenteren van gegevens aan de gebruikers, onder andere door middel van portals”. Dagelijks voert TNT talloze statistische metingen uit. Zo wordt elke 25.000e brief eruit gelicht en grondig op specifieke kenmerken geanalyseerd. Dit wordt onder andere gebruikt voor rapportage aan Opta, maar ook voor vele interne analyses, zoals gebruik van zegels en verhoudingen tussen postzegelpost en frankeermachinepost. Ook worden op elk postcodegebied continu de verkeerstellingen bijgehouden zodat TNT de intensiteit van het postverkeer ter plaatse goed in beeld heeft. Roevros: “Om alle poststukken te verzamelen en op de juiste plaats te bezorgen, lopen onze postbodes ruim 25 miljoen kilometer per jaar en rijden er 3.000 auto’s. Daarmee gepaard gaan veel statistische metingen en voorbereidende analyses. De inzet van personeel wordt gebaseerd op gedegen verkeersprognoses. Moeten we extra uren inplannen? Kunnen we minder uitzendkrachten inzetten? Met diverse analysetools, waaronder SAS kunnen we alle analysevragen beantwoorden, ook die voor specifieke bedrijfsprocessen en complexe verkeersstromen.”

Business intelligence competence center

Het RSSC ondersteunt honderden gebruikers in vier ketens: productie & verkeer, personeel, commercie en financiën. Ook de cijfers voor financiële en sociale jaarverslagen en OPTArapportages worden door het RSSC aangeleverd. “Onze missie is om de gebruikers, variërend van lokale tot directies, op een klantgerichte manier te voorzien van betrouwbare businessinformatie. Door kennis, standaardmethoden en –technieken slim te benutten, bieden we geavanceerde dienstverlening tegen lage kosten. Het uiteindelijke streven is om uit te groeien van een administratief service center tot een bedrijfsbreed business intelligence competence center.” De gevolgde aanpak slaat aan, vertelt Roevros. “Mede door de manier waarop we kunnen inspelen op het BI-volwassenheidsniveau van gebruikers, zijn het vertrouwen in onze dienstverlening en de klanttevredenheid gegroeid. Het snel kunnen verkrijgen van de gevraagde rapportages heeft gezorgd voor een ‘boost’ in het gebruik van statistische analyses. Dit draagvlak wordt versterkt naarmate rapportages meer doelgroepgericht worden aangeboden en de belangrijkste gebruikers de snelle time to market van oplossingen voor specifieke rapportagevragen ervaren. Naast de honderden standaardrapporten die wekelijks gedistribueerd worden, worden maandelijks een paar honderd ad hoc rapporten opgeleverd. Sinds we dit groeipad ingeslagen hebben, is het gebruik van data en statistische analyses fors toegenomen.”

SAP en SAS gaan prima samen

Roevros hoopt de dienstverlening van het RSSC binnenkort te kunnen uitbreiden op gebieden als customer relationship management en performance management. “Ook hier is veel te winnen door gebruik van diepgaande, samenhangende analyses. Vanuit onze sterke BI-architectuur met SAS als ultieme analysetool, kunnen we nadrukkelijker schakelen met de zakelijke gebruikers. Ook kunnen we met gesprekspartners per doelgroep of keten gaan samenwerken om de informatievoorziening naar een hoger plan te brengen. Daarbij zie ik voor de presentatie van informatie een steeds belangrijkere rol weggelegd voor portals. Gezamenlijk gebruik van portals is immers een stuk kostenefficiënter dan productie van individuele rapporten. We beschikken nu over een grote SAS portal met 5 grote informatiedomeinen waarin we ook SAP-data presenteren. Dit gaat prima samen!”

SAS Business Intelligence Kennemer Gasthuis

Uitdaging

Het gecentraliseerd ondersteunen van de vier belangrijkste bedrijfsketens van personeel, productie, financiën en commercie door het dagelijks leveren van hoge kwaliteit stuurinformatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Oplossing

SAS Analytics
SAS Data Management

Voordelen

  • Geoptimaliseerde informatiearchitectuur waarmee wekelijks honderden strategische rapportages aan de organisatie worden aangeboden
  • Snellere time-to-market
  • Krachtiger en diepgaande analyses

Back to Top