대학의 조직 지식 선도

교직원의 접근과 분석 능력 강화로 의사결정 향상

존 F 케네디 전 미국 대통령은 “교육의 목표는 지식의 진보와 진실의 전파이다.”라고 얘기한 바 있습니다. UCF(University of Central Florida)에서는 지식의 진보와 지식의 전파가 도서관과 강의실에서만 그치지 않습니다. 이 대학의 강점은 SAS® Business Analytics(영문)를 통해 실제로 대학 행정관리자가 데이터와 정보에 빠르게 접근하여 핵심적인 의사결정을 내리고 학생들에게 더 나은 서비스를 제공하는 것입니다.

미국에서 두 번째로 큰 공립대학인 UCF에서 조직지식관리과(Institutional Knowledge Management Unit : 전사적 의사결정지원(Enterprise Decision Support), 조직연구(Institutional Research) 등의 부서가 포함)는 UCF의 데이터 웨어하우스와 리포팅 시스템의 개발과 유지를 담당하고 있으며 대학 내 사용자들이 데이터와 정보에 접근하고, 이를 생성하고 전파할 수 있도록 지원하고 있습니다.

지식 기간망

UCF의 비즈니스 분석가, 교수진, 행정 의사결정자는 조직지식관리과가 구축한 정보 기간망(backbone)을 통해서 학생, 프로그램, 자원, 시설에 대한 의사결정에 뒷받침이 되는 질문에 대한 답변을 얻을 수 있습니다.

조직지식관리과의 관리자인 Paige Borden 박사는 “우리는 이 정보를 다양한 방법으로 사용합니다. 내부적으로 조직지식관리과는 학장이나 학과장 같은 행정관리자를 지원합니다. 외부적으로는 지역사회 및 행정구역의 주민들에게 학교의 성과를 알리는 역할을 합니다. 궁극적으로, 우리 팀은 의사결정, 정책 수립, 조직의 우수성의 토대가 되는 실행 가능한 정보를 통해 지식의 확산을 지원하고 있습니다.”라고 말합니다.

트렌드 인지

Borden에 따르면 SAS® Business Analytics를 구축하기 전에는 데이터가 기존의 시스템과 현행 ERP 시스템 등 여러 장소에 저장되어 있었습니다. 조직지식관리과가 학교 내외부로 정보를 제공하는 데 며칠 혹은 몇 주까지 걸리기도 했습니다. 또한 다년간의 데이터를 동시에 볼 수 있는 기능이 제한적이어서 트렌드 분석이 어려웠습니다.

Borden은 “연도별 자료는 볼 수 있었지만 여러 해에 걸쳐 발생한 변화를 볼 수는 없었습니다. 이제는 단기간의 보고서에만 국한되지 않습니다. 등록, 학점이수 시간, 재학년수, 학위나 학점 등 데이터의 종류에 관계없이 우리가 제공하는 거의 모든 자료에서 여러 해나 여러 학기의 정보를 담아 의사 결정에 활용할 수 있습니다."라고 설명합니다.

이 외에도, 사용자가 직접 분석을 수행하기가 쉽지 않다는 또 다른 문제가 있었습니다.

계속해서 Borden은 “학장들은 자신의 책상에 앉아 데이터들을 클릭만 하고 있을 수 없었습니다.”라고 말합니다. “이제는 행정관리직 사용자들이 맞춤 보고서를 생성하고 간단한 보고서 및 복잡한 보고서도 즉시 불러올 수 있습니다. 내부 사용자 또한 데이터를 다른 소프트웨어로 이동하고, 필요한 방식으로 정보를 계속해서 처리할 수 있으며 보고서를 마련할 수 있습니다. 최종 결과물을 내기 위해 우리에게 부탁할 필요가 없습니다.”

이제 내부 사용자들은 클릭 한 번으로 5년간의 데이터, 트렌드 정보를 볼 수 있으며 상세한 혹은 개괄적인 데이터를 볼 수 있습니다. SAS가 없었다면 보고서를 생성하는 데 훨씬 오랜 시간이 걸렸을 겁니다.

Paige Borden, EdD
Assistant Vice President

 

클릭 한 번으로 지식 생성

나아가 Borden의 팀은 Pegasus Mine Information Portal을 통해 경영관리자 및 교직원에게 데이터와 리포팅 기능을 제공하였습니다. SAS에서 개발한 이 포털은 교수진과 교직원이 언제든지 사용할 수 있습니다.

전사적 의사결정팀(Enterprise Decision Support)의 팀장인 Linda Sullivan 박사는 “이제 내부 사용자들은 클릭 한 번으로 5년간의 데이터, 트렌드 정보를 볼 수 있으며 상세한 혹은 개괄적인 데이터를 볼 수 있습니다. 개발자가 데이터를 마련해서 통계 보고서를 게시해줄 때까지 기다릴 필요 없이, 이제는 클릭 한 번으로 즉시 만들 수 있습니다. 이제는 동적 보고서(Dynamic Report)를 한 번 만들어두면 개발자의 추가 작업 없이도 업데이트된 정보가 계속 사용자에게 제공됩니다. 이것만으로도 시간을 훨씬 절약할 수 있습니다.”라고 말합니다.

사용자 만족도 향상

Sullivan은 데이터 웨어하우스와 정보 포털이 상당한 관심을 불러모으며 많은 사용자의 만족도를 향상시키고 있다고 말합니다.

Sullivan은 “UCF의 한 학장은 우리가 시연한 내용을 보고 ‘우리가 이 정보를 취합하려면 6개월이 걸렸는데 이제 클릭 한 번에 다 되네요.’라고 말하더군요”라고 말합니다. “데이터 취합에 소요되던 상당한 시간을 절약하고, 시스템 사용자들이 동일한 검증된 정보를 바탕으로 보고서를 작성하고 있다고 확신합니다.”

최근 조직지식관리과는 그래픽 BI(Business Intelligence) 대시보드 작업에 참여하였습니다. 경영대학이 개발한 이 대시보드는 학과별 핵심 재무 성과 지표를 추적할 수 있어 예산 계획 결정뿐만 아니라 프로젝트, 인력, 설비 관련 비용에 대한 결정 시 필요한 정보를 제공합니다.

UCF 경영대의 연구프로그램 및 기술 담당 부학장 Taylor Ellis 박사는 “BI 대시보드는 대학의 행정관리자들에게 큰 도움이 되었습니다. 예산 측면에서의 현재 상황을 실시간으로 볼 수 있지요. 예전에는 월간 보고서를 3~4주 후에나 받았고, 현재 우리의 상황을 제대로 볼 수 없었습니다. 학장과 학과장 같은 사용자들은 예산 상황을 보고 더 나은 의사 결정을 할 수 있습니다. 이제 연말에 예상하지 못한 예산 부족 같은 일은 없습니다. 인력, 강의 관련 지출에 대해 더 나은 결정을 하고, 학생들이 제때 졸업할 수 있도록 필요한 이수 학점을 관리 할 수 있도록 합니다.”라고 말합니다.

시간과 노력 절감

Borden과 Sullivan에 따르면, 조직지식관리과는 교무과와 함께 일일 학생등록부 생성 자동화 작업에 참여하여 시간과 노력을 절감하였습니다. 시범 기간 후에는, Pegasus Mine Information Portal을 통해 보고서가 제공되며, 몇 시간이 걸리던 보고서 생성 시간을 몇 초로 단축하게 될 것입니다.

Sullivan은 “교무과는 몇 년간 데이터를 모으고 매일 아침마다 보고서를 생성했습니다. 그런 다음 매일 혹은 매주 여러 대학 행정관리자들에게 엑셀이나 PDF로 된 보고서를 전자메일로 보냈습니다. 우리는 보고서를 이 정보 포털에서 볼 수 있도록 할 것을 제안했습니다. Access 애플리케이션을 SAS 기능으로 전환하였고, 이제는 보고서를 매일 생성하고 있으며 정보 포털에서 시범 운영되고 있습니다.”라고 설명합니다.

“또한, 모든 이력 데이터가 한 곳에 있으니 사용자들이 과거 보고서를 다시 살펴볼 수 있습니다. 이전에는 없던 기능이지요. 정보 흐름이 강화되자 시간과 노력을 눈에 띄게 아낄 수 있게 되었습니다.”

정답은 SAS

Sullivan은 “SAS가 없었다면 최종 사용자를 위한 보고서를 개발하는 시간이 훨씬 오래 걸렸을 겁니다. 데이터 정의를 여러 데이터 출처에 적용하는 것을 우려했었습니다. 보고서를 생성하고 이를 포털로 제공하는 기능이 없다면 전자메일을 통한 데이터 전파에 관한 UCF의 보안 정책 때문에 상당히 고전을 면치 못했을 겁니다. 그렇게 되면 환경이 훨씬 제약적이고, 현재 접근할 수 있는 데이터가 우리의 현재 사용자 모두에게 제공되지 않았을 수도 있습니다.”라고 말합니다.

Sullivan은 마지막으로 “우리가 SAS를 선택한 데에는 몇 가지 이유가 있습니다.”라고 말합니다. “첫 번째 이유는 데이터 통합입니다. 통계 웨어하우스 테이블, 라이브 트랜잭션 데이터, 데이터 마트 정보 등 여러 출처에서 데이터를 가져올 수 있으며, 사용자의 입장에서는 이 모든 것이 끊임없이 이루어집니다. 사용할 수 있는 BI 도구의 양과 유연성 역시 좋은 예입니다. 복잡한 보고서를 생성하려면 SAS® Enterprise Guide를 이용하면 됩니다. SAS 개발자가 아니어도 이런 도구를 사용할 수 있습니다. 이 모든 것이 단일 환경 내에 있기 때문에 서버 사용, 데이터 취합, 보고서 생성을 효율적으로 할 수 있으며 모든 최종 사용자가 사용할 수 있는 기능에 유연성이 존재합니다. 이 점이 저희에게 매우 큰 도움이 되었습니다.”

비즈니스 이슈

전략적인 사전 의사결정을 위해 학교 행정관리자에게 정보를 찾고 분석할 수 있는 기능을 제공해야 합니다.

Solution

SAS® Business Analytics(영문)

Benefits

  • 여러 출처의 데이터에 손쉽게 접근.
  • 효율적인 셀프서비스 보고서 생성.
  • 다년간의 트렌드 추적 및 다차원적인 분석 수행.
  • 실시간 예산 데이터와 보고서 제공.
  • 데이터의 보안 향상.

본 문서에 나오는 결과는 본 문서에 설명된 특정 상황, 비즈니스 모델, 데이터 입력 및 컴퓨팅 환경에 적합하게 되어 있습니다. 각 SAS 고객의 경험은 고유한 것으로, 비즈니스 및 기술적 변수에 따라 달라집니다. 따라서 모든 서술은 비전형적인 것이라는 점을 고려해야 합니다. 실제 절약, 결과 및 성능 특성은 개별 고객의 구성 및 조건에 따라 달라질 수 있습니다. SAS는 모든 고객이 비슷한 결과를 달성할 수 있다고 보증하거나 진술하지 않습니다. SAS 제품과 서비스에 대한 유일한 보증은 해당 제품 및 서비스에 대한 서면 계약의 보증서에 명시되어 있습니다. 본 문서의 어떠한 내용도 추가 보증을 구성하는 것으로 해석될 수 없습니다. 고객은 SAS 소프트웨어의 성공적인 구현에 따라 합의된 계약적 교환 또는 프로젝트 성공 요약의 일환으로 성공 사례를 SAS와 공유했습니다. 브랜드 및 제품 명칭은 각 기업의 상표입니다.

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