Kalkyler när verksamheten styrs av både lönsamhetskrav och samhällsansvar

När konkurrensen på brev- och paketmarknaden ökar, måste Posten ha full koll på intäkter och kostnader. Verksamheten måste vara transparent och lönsamheten för varje enskild produkt måste enkelt och snabbt kunna beräknas. Därför har Posten infört ett nytt system för lönsamhetskalkylering med hjälp av en SAS-lösning.

Kvaliteten i kalkylerna är avgörande och ett sätt att visa hur Posten förhåller sig till samhällsuppdraget." "Vi har kunnat lita 100-procentigt på SAS-lösningen.
Posten logo

Elisabet Åberg
Controller och ansvarig för kalkylenheten
Posten AB

Vi ville ha en enhetlig systemlösning i hela Postens organisation, säger Elisabet Åberg som är controller och ansvarig för kalkylenheten.

Postens kalkylsystem används för att bryta ned Postens bokslut och fördela kostnader och intäkter på Postens många olika tjänster. Posten hade tydliga krav på hög kvalitet samt flexibilitet att själva kunna göra ändringar i systemet och inte vara beroende av konsulter.Ett annat krav var att det nya systemet skulle kunna kommunicera fullt ut med befintliga SAP-system.

Men en av de viktigaste drivkrafterna var att kunna uppfylla Post och Telestyrelsens (PTS) krav på kalkyler och redovisning. PTS är den myndighet som har till ansvar att se till att allmänheten har tillgång till posttjänster till rimliga priser. PTS ställer stora krav på redovisningsmetoder och transparens – inte minst vad gäller prissättning.

Posten har ett klart och tydligt samhällsansvar, vilket ställer extra stora krav på tydlighet och överskådlighet i såväl rapportering som kalkylering.

Ökad konkurrens leder till ökade krav på styrning och kalkylering

Posten levererar brev, paket och elektroniska tjänster till 4,5 miljoner hushåll och 900 000 företag i Sverige. Sedan 2009 ingår Posten AB i en gemensam koncern tillsammans med Post Danmark A/S, och målsättning är naturligtvis att utveckla olika typer av samordningsfördelar.

Det är länge sedan Posten verkade på en monopolmarknad; istället är det en marknad med allt fler aktörer som etablerar sig. I takt med att konkurrensen ökar på brev- och paketmarknaden ställs nya krav på Postens organisation, bland annat just en mer effektiv intern styrning.

Gemensamt system för hela koncernen

Tidigare hade varje affärsområde var sitt kalkylsystem, men Posten ville nu ha ett nytt gemensamt system för hela koncernen. PTS krav var en viktig drivkraft, samtidigt ville man förbättra säkerheten och underhållet. Andra mål var att öka standardiseringen och automatiseringen för att öka kvaliteten på beräkningarna och minska beroendet av enstaka nyckelpersoner.

Målet var att införa enhetliga styr- och uppföljningsprinciper i hela Postens organisation – och därmed få en effektiv och smidig lönsamhetskalkylering.

Vi hade tidigare en väl fungerande SAS-lösning för kundanalyser, och det var naturligt för oss att utvärdera SAS även för det nya kalkylsystemet. SAS uppfyllde också alla våra krav, och vi ser många fördelar med SAS systemstöd, säger Elisabet Åberg. Hon fortsätter:

Kalkylerna är oerhört centrala i Posten. Vår verksamhet styrs av en mängd regler och lagar, inte minst vad gäller konkurrenssituationen. Kvaliteten i kalkylerna är avgörande och ett sätt att visa hur Posten förhåller sig till samhällsuppdraget. Det får inte finnas några fel eller tveksamheter i kalkylerna.

Posten har också en kostnadsstruktur som skiljer sig från många andra företag genom att man har en mycket stor andel fasta kostnader, t.ex. postterminaler och transportnät, vilka är oberoende av hur många brev och paket som svenskarna skickar till varandra.

Helhetslösning för hela processen

Den lösning Posten har valt är SAS Institutes ABM-lösning (Activity Based Management). ABM-lösningen hanterar processen från datafångst till kalkylering. Resultatet används både internt av Posten och av PTS.

Lösningen används en gång årligen vid en stor genomlysning av verksamheten, däremot har man inte jobbat med kontinuerlig rapportering.

Hittills har vi inte haft behov av det, även om möjligheten finns, säger Lennart Gullberg som även han är controller och den som arbetar mest med SAS-lösningen.

ABM-lösningen implementerades under en sexmånadersperiod, där vi samarbetade nära med SAS Institute. Därefter har vi i stort sett kunnat köra på egen hand – även om vi då och då utnyttjat SAS support.

Kalkylsystemet är centralt för Postens verksamhet. Eftersom kalkylsystemet innehåller mycket känslig och affärskritisk information är det direkt tillgängligt för ett fåtal personer.

Vi har kunnat lita 100-procentigt på SAS-lösningen. Den har uppfyllt målen väl.

Posten

Affärsproblem:

Att skapa ett för hela Posten enhetligt kalkylsystem, som både uppfyller kraven från övervakningsmyndigheten PTS och ger Posten möjlighet att göra affärsmässiga bedömningar av kostnader och intäkter för de enskilda produkterna.

Lösning:

Posten har valt en Activity Based Managementlösning från SAS Institute. Med lösningen har man uppnått:

  • Ökad transparens och säkerhet i beräkningarna
  • Högre kvalitet genom automatiserade informationsflöden
  • Indata kan hämtas direkt från SAP-systemen
  • Ökad spårbarhet av tidigare gjorda beräkningar
  • Tydlig och enhetlig struktur på kalkylerna

Resultat:

Kalkyleringen har blivit automatiserad och integrerad med andra system på ett annat sätt än tidigare. Nu kan man enkelt gå tillbaka och se tidigare beräkningar samt antaganden bakom dessa värden. SAS ABM-lösning skapar också förutsättningar för att kontinuerligt utveckla kalkylerna – och därmed förbättra Postens verksamhet.

Bransch:

Kommunikation, förmedling av brev, paket och andra logistiktjänster. Tidigare ett statligt monopol, nu en konkurrensutsatt marknad där bl.a. Internet innebär både hot och möjligheter för Posten. Sedan 2009 ingår Posten AB i en gemensam koncern, Posten Norden, tillsammans med danska Post Danmark A/S.

The results illustrated in this article are specific to the particular situations, business models, data input, and computing environments described herein. Each SAS customer’s experience is unique based on business and technical variables and all statements must be considered non-typical. Actual savings, results, and performance characteristics will vary depending on individual customer configurations and conditions. SAS does not guarantee or represent that every customer will achieve similar results. The only warranties for SAS products and services are those that are set forth in the express warranty statements in the written agreement for such products and services. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Customers have shared their successes with SAS as part of an agreed-upon contractual exchange or project success summarization following a successful implementation of SAS software. Brand and product names are trademarks of their respective companies.

Back to Top