La gestión de los activos de datos

Cómo tratar sus datos como los activos empresariales de alto valor que son

México, D.F.  (31 Mar. 2011)  –  Por Tony Fisher.

Tony Fisher es Presidente y CEO de DataFlux, una filial de completa propiedad de SAS, que permite a las empresas analizar, mejorar y controlar sus datos a través de una plataforma tecnológica integrada. Ha llevado a DataFlux a un gran crecimiento, ya que se convirtió en un proveedor líder en el mercado de soluciones de calidad e integración de datos.

Los datos ahora son recolectados y guardados de todas las fuentes imaginables – las aplicaciones de Internet, los sistemas de front-office y back-office, redes de comercio, medios de comunicación sociales - y tal complejidad requiere un proceso deliberado y sofisticado para el manejo de esta información vital. Después de todo, los datos son la clave para las ventas, la comercialización, el apoyo al cliente, la producción y otras iniciativas. Sin una visión precisa del cliente, productos, materiales, ubicaciones y activos, ¿cómo puede una empresa competir con el mercado actual?

Las organizaciones deben enfocar la gestión de datos de la misma forma en que administran cualquier otro proceso - con una metodología bien definida y repetible. Para completar esto, usted necesita una metodología de ciclo de vida de gestión de datos para administrar, supervisar y mantener los datos en beneficio de todas las fases del negocio. DataFlux recomienda este proceso de seis fases:

1. Definir.         4. Ejecutar.
2. Descubrir.    5. Evaluar.
3. Diseñar.       6. Controlar.

Observemos a detalle cada paso.

 
Definir

La fase Definir de la metodología de gestión de datos es tan importante como el mapeo de un viaje. Las decisiones tomadas en esta fase conducirán la recolección, organización, mejora, monitorización y retiro de sus activos de datos durante el proceso. Mientras que, al principio, usted no necesita todas las respuestas, necesita un plan sólido sobre cómo proceder - y cuáles serán los indicadores finales de éxito. Asimismo, estos indicadores de éxito tienen que establecer una relación con el problema de negocios antes identificado; la razón del proyecto (cortar costos, mitigar riesgos, mejorar ganancias, etc.) proporciona una guía crucial para la fase Definir.
Durante la fase definir, una organización primero debe responder una serie de preguntas sobre:

• Personas. ¿Quién está involucrado? ¿Y con qué fin? Este paso define a todos los involucrados en el proceso de gestión de datos, incluido el soporte ejecutivo, gerente/director de patrocinio y negocios y la participación de TI. Las organizaciones también establecen comités de dirección y/o equipos de gestión para facilitar la colaboración en cuestiones de carácter funcional.
  
• Hoja de ruta. ¿Dónde estamos ahora? ¿A dónde queremos ir? ¿Qué obstáculos hay en nuestro camino? A menudo, la primera tarea después de seleccionar a la gente correcta es determinar un camino hacia un resultado exitoso – incluida la definición de un resultado exitoso.
  
• Sistemas de fuente. ¿Qué datos necesitaremos? ¿De dónde provienen esos datos? La hoja de ruta narra la historia de hacia dónde está destinado a ir el proyecto. Esta parte de la fase Definir informará al equipo sobre los sistemas de fuente y qué datos jugarán un papel en el proyecto de gestión de datos.
  
• Procesos de negocio. ¿Qué procesos del negocio se verán afectados? ¿Cómo favorecen los mejores datos la manera en que opera la organización? Esta parte del proceso Definir mapea la estrategia de la gestión de datos para los procesos del negocio existentes. Los mejores datos pueden en última instancia simplificar los procesos del negocio, ya que se dedica menos tiempo a la conciliación de opiniones confusas o a la gestión de datos de poca calidad.
  
• Reglas de negocios y definiciones de datos. ¿Cómo definimos al "cliente?" ¿Cómo queremos optimizar el abastecimiento y el gasto? Esta fase parece ser bastante simple, sin embargo puede ser muy difícil. El departamento de Facturación podría definir "cliente" como cualquier persona que recibe una factura, mientras que el departamento de Servicio de Atención al Cliente puede sólo querer saber quién es el usuario. Estas decisiones conformarán la base de las reglas del negocio y las definiciones de los datos que conducirán las fases posteriores.

Descubrir

Los datos sólo pueden ser útiles si usted sabe dónde están, qué significan para su organización y cómo se relacionan con otros datos en su organización. La fase Descubrir está diseñada justamente para hacer esto.
Cada implementación de una nueva aplicación, desarrollo de almacén de datos, migración de datos o iniciativa de consolidación deben empezar con el descubrimiento de datos. Además, siempre que nuevas fuentes de datos entran a su organización, se empieza con el descubrimiento de datos. El descubrimiento de datos tiene diversos componentes para ello, y cada uno lo prepara para sus iniciativas de datos:

• Exploración de datos. Esta fase diagnóstica se refiere a la documentación de los datos en su organización y las características de dichos datos. El descubrimiento de datos lo provee con información sobre la precisión, consistencia y confiabilidad de sus datos.
  
• Perfil y auditoría de los datos. El perfil de los datos le alerta sobre datos que no coinciden con las características definidas en los metadatos compilados durante la exploración de datos. Pero, lo más importante, el perfil de datos también puede decirle si los datos cumplen las reglas del negocio y las definiciones establecidas en la fase Definir. Además, el perfil de datos puede ayudarlo a determinar las relaciones a través de sus fuentes de datos– cuando usted tiene datos similares, cuando los datos están en conflicto, cuando están duplicados y cuando pueden estar inactivos.
  
• Catalogación de datos y vocabulario de negocios. Usted necesita un entorno de desarrollo donde las fuentes de datos puedan ser combinadas y racionalizadas. Un lugar en donde pueda agrupar fuentes de datos en proyectos para permitirle trabajar a través de sus fuentes de datos y desarrollar un entorno consistente para la administración de sus datos. La catalogación de datos sienta las bases para todas las tareas de gestión de datos por realizar. Los catálogos de datos deben ser aumentados con las definiciones y vocabularios, permitiendo al usuario del negocio navegar cómodamente en las indicaciones.
  

Diseño

Después de completar los dos primeros pasos de la metodología de gestión de datos, usted podrá mapear su estrategia, identificar fuentes, comprender los formatos y estructuras subyacentes, así como evaluar las relaciones y usos de los datos. Ahora usted enfrenta otro desafío – tomar todas estas diferentes estructuras, formatos, fuentes de datos y alimentaciones de datos, y crear un entorno que se adapte a las necesidades de su negocio.
La fase Diseño requiere de consolidación y coordinación, al tiempo que se concentra en tres grandes imprescindibles:

1. Consistencia de las reglas. En última instancia, una organización necesita un conjunto de reglas empresariales que pueda ser almacenado de manera centralizada pero pueda desplegarse a través de todas las fuentes de datos, aplicaciones y líneas de negocios.
   
2. Consistencia del modelo de datos. El modelo de datos es la fuente única y definitiva de cómo sus datos mapean su negocio. A través del proceso de creación de un modelo de datos bien estructurado, usted identifica los sistemas de fuente apropiados y empieza a conciliar múltiples puntos de vista, si se requiere.
   
3. Consistencia de procesos de negocio. Durante las fases Definir y Descubrir, identificará procesos que son potencialmente afectados. Ahora, la tarea es proporcionar consistencia a lo largo de estos procesos. Al crear reglas empresariales, usted debe saber cómo conciliar cuestiones como "¿Es éste un cliente nuevo o uno ya existente?" o "¿Es éste un cliente en buena posición?" Mediante la comprensión de los procesos que son afectados, usted puede diseñar reglas más la capacidad de aplicar colectivamente estas definiciones en su organización. Como afirmó un director de TI: "Queremos construir nuestros estándares y reglas una vez y después tener la capacidad de utilizarlos repetidamente y propagarlos a la organización entera de manera perfecta."

Para cada fuente de datos, cada proceso empresarial y cada aplicación que sean modificados para las nuevas cada fuente de datos, cada proceso empresarial y cada aplicación que sean modificados para las nuevas definiciones de datos, usted necesita:

• Comprender los requerimientos.
• Validar que la nueva integración cumpla con los requisitos.
• Implementar la interfaz en la producción.

Mediante la repetición de este proceso durante la fase de ejecución, usted puede crear las reglas de gestión de datos para conducir la colección y organización de datos, probar su integridad y avanzar a la siguiente fase del proceso.

Evaluar

Un ciclo de vida de datos saludable requiere un estricto sistema de monitorización y rendición de informes. Los datos necesitan ser monitorizados de manera constante a fin de que permanezcan adecuados para los propósitos de su organización. ¿Por qué tiene esto una importancia crucial? Después de todo, usted ha gastado mucho tiempo, energía y recursos para llevar sus sistemas a un punto en que los usuarios de negocio tengan una visión consistente y validada de su organización. ¿No es tiempo ya de disfrutar el éxito de todo este esfuerzo?

En realidad, lo opuesto es verdad. Muy pocas organizaciones son estáticas – siempre están creciendo y evolucionando. Por ejemplo, usted agrega nuevos socios que aportan nuevos datos a la tabla. Su negocio cambia, regiones de ventas son creadas o modificadas, usted toma nuevas iniciativas y desarrolla nuevos productos. Todos estos cambios deben reflejarse en sus datos, lo cual vuelve muy importante a la fase Evaluar.

Su mantra para el éxito en este punto debe ser: 1. Monitorizar; 2. Revisar; y 3. Optimizar. Los datos deben ser monitorizados y validados cuando entran a su organización para verificar que cumplan con sus reglas. Estas reglas deben ser constantemente monitorizadas para cerciorarse de que continúan cumpliendo con las necesidades de su negocio. Los esfuerzos para descubrir, diseñar y ejecutar le permitirán consolidar las reglas y requerimientos en un solo entorno. Con la capacidad para centralizar las reglas de gestión de datos requeridas, los cambios pueden ser inmediatamente propagados a través de la organización, sin duplicación de esfuerzos.

La monitorización es una actividad conjunta entre los usuarios de negocios y de TI. TI monitoriza y valida que los sistemas estén funcionando con las necesidades a nivel de servicio requeridas. Los usuarios de negocios también se benefician de los informes de monitorización – revisando constantemente los informes y validando que las necesidades empresariales estén siendo satisfechas al tiempo que se hacen los cambios cuando la empresa necesita cambiar.

Controlar

Una cosa es cierta en la actual era de la información: una amplia variedad de datos seguirá llegando rápidamente a su organización. Es fácil ver por qué los datos son un activo clave. Sin embargo, también es importante reconocer cuándo los datos necesitan ser retirados. La fase Control trata sobre volver a evaluar  los datos. Si ya no son útiles para su organización, usted debe poder retirarlos de manera adecuada. Esto le permite liberar recursos que se están gastando en el mantenimiento del entorno de los datos.

Por ejemplo, observemos un problema común de datos que enfrentan las empresas de servicios financieros. Cuando se producen las fusiones, adquisiciones y desinversiones, usted debe tener la capacidad de depurar o recategorizar los datos. Usted no querrá gastar recursos en la gestión de datos de una empresa que ya no existe.

Por último, es importante promover sus éxitos a través de su organización. Cuando usted empezó su ciclo de vida, estaba resolviendo un problema empresarial. Al momento en que usted ha alcanzado esta fase en el ciclo de vida, deberá haber mejorado su negocio. Comunicar y evangelizar estos mensajes para ayudar a otros, desde la más alta administración y hacia abajo, reconocer que los esfuerzos fueron exitosos y que la empresa ha mejorado. Esto demuestra los beneficios empresariales de una sólida metodología de gestión de datos en toda la organización y allana el camino para el apoyo a futuras iniciativas.


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