Carrefour Belçika'nın Bilgi İşlem Şubesi "Amaçlara Yönelik İşletme Yönetimi"ni Desteklemek İçin SAS Kullanıyor

Carrefour, 31 ülkedeki 10.000'e yakın mağazası ve bu ülkelerin dokuzundaki lider konumuyla Avrupa'nın en büyük, Dünya'nın ise ikinci büyük perakendecisi. 330.000 çalışana sahip olan şirket, 2002 yılında %60'ı hipermarketlerde, %20'si ise süpermarketlerde olmak üzere 78 milyar Euro'luk (99 milyar Dolar) konsolide satış gerçekleştirdi. Satışlarının neredeyse yarısını anavatanı olan Fransa'da gerçekleştiren Carrefour, 2000 yılında, mazisi 1860'lara dayanan Belçikalı GB Mağazaları'nı satın aldı. Şu anda yılda 5 milyar Euro'luk (6,3 milyar Dolar) yıllık ciroya sahip olan bu mağazada, yaklaşık 18.000 kişi çalışıyor.

GB mağazaları devralma döneminde hiç kâr etmemesinin yanı sıra, pazar payını kaybediyordu. Carrefour Grubu, 2002 yılına kadar yeni şubesini başa baş hale getirip, ardından kâra geçirmeyi hedefledi. Bu hedefe ulaşmaktaki anahtar "tam döngü" konsepti yani doğru zamanda, doğru ürünü, doğru müşteriye en düşük maliyetle sunmak oldu. Tüm üye şirketlerin ve bölümlerin de bu stratejik plana uymaları ve somut amaçlar sunmaları istendi.

Bilişim Teknolojilerini Ticari Amaçları İle Uyumlu Hale getirdi

Carrefour Belçika Bilgi Teknolojileri (BT) Değişim Müdürü Kathy Meulkens "BT birimi kârlılığı desteklemek için önemli bir rolü olduğunu gösterdi. İş dünyası Bilgi Teknolojileri'ni ana hedeflere ve amaçlara daha uyumlu olmaya zorluyor ve bunun daha açık olarak ve performans sonuçlarını değerlendirerek gösterilmesini bekliyor" dedi.

Meulkens açıklamasına şöyle devam etti: "Artık BT müdürlerinin iş dünyasının liderlerine 'Şu kadar bilgisayarımız, router'ımız ve ara yüzümüz var ve bunlar günde x saat müsaitler.' gibi açıklamalar yapmaları kabul edilebilir değil. Bu, 'x depomuz, y taşıma aracımız var ' demek gibi bir bilgi vermek demek. Müdürlerin asıl ihtiyaçları olan verilen zaman içinde tüm siparişlerin Carrefour mağazalarına sağlanıp sağlanmadığı, depolarda hazır olup olmadığı bilgileridir. BT yönetiminin ise detaylı ve hizmet bazlı anlaşmalara dayalı bir hizmet sunabilmesi için bu bilgilere ihtiyacı vardır."

Carrefour Belçika (CB), kurumun her birimi, bölümü ve hizmet ünitesinin hedeflenmiş amaçlarını içeren, birey seviyesine kadar genişletilmiş "Amaca Yönelik Yönetim" (AYY) girişimini başlattı.

Meulkens sözlerine "CB Bilgi Teknolojileri birimindeki her bir çalışan için takım, birim, bölüm amaçlarından tüm kurumun amaçlarına kadar belirlenmiş bir dizi 'hedef' bulunmaktadır" diye devam etti. BT birimi bölüm içinde AYY'yi desteklemek için dengeli puan tablosu anlayışını baz alan bir performans metrik çerçevesi tasarladı. Çerçeve, bölümün toplam performans becerisine katkıda bulunan üç ana başlık altında gruplanmış sekiz öğeyi içinde barındırıyor. İlk üç öğe "Finans ve Maliyet Kontrolü" altında gruplanmıştır. "Gelen Taleplerin Karşılanması", gelen kullanıcı isteklerinin kurumun önceliklerine ne derecede uygun olarak ele alındığını ölçerken, "Kaynak Kullanımı" kaynakların kurumun isteklerine göre önceliklendirilmesini, "Finansal Performans" ise BT biriminin finansal sonuçlarını ölçer. Sonraki üç öğe "Operasyon" başlığı altında toplanmıştır ve müşteriye verilen hizmeti ölçer: "Sistem Kullanılabilirliği", "Destek Performansı" ve "Etkin Projenin Teslimatı". Son olarak "Memnuniyet" başlığı altında BT puan cetveli, çalışan ve kullanıcı/iş memnuniyeti ölçülmektedir. 2001 yılında, Meulkens'in takımı bu alanların her birinin performansını ölçmek için ana performans göstergelerini (KPI) tanımlamış ve puan tablosu prototipini yaratmıştır.

"Puan tablosunun yaratılması zorlu bir değişimdi" diyen Meulkens sözlerine şöyle devam etti: "İlk kez böyle bir iş yapıyorduk ve hala kavram bütünündeki iş amaçları yerine ağ ve sistemler gibi BT girdilerini düşünüyorduk". Bu nedenle doğru çerçeveye ulaşabilmek için altyapıdan çok hizmeti yansıtan yinelemelere ihtiyaç duyuldu. Prototip yeterince istikrarlı hale gelince, BT birimi aylık performans değerlendirme toplantısı için puan tablosunu sanayileştirme girişiminde bulundu.

SAS ile Girdilerin Otomasyonu Sağlandı

"Carrefour Belçika CEO'su her ay en son çıkan sonuçlarını takip etmek için bölüm müdürleriyle toplanıyor" diye açıklıyor Meulkens. "Bu ihtiyacı, prototipi sadece manuel verilerle besleyerek karşılayamazdık. Her ay 2 veya 3 günümüzü sadece metrikleri oluşturmak için harcıyorduk ve üretim ortamındaki değişiklikler puan tablosuna tam olarak yansımıyordu. Sonuç olarak, sonuçları analiz etmek için çok kısa bir süremizin olmasına rağmen, rakamları doğrulamak için çok zaman harcamamız gerekti. Bu nedenle, açık olarak çok geniş ve farklı bir veri kaynaklarından bilgileri toplayıp entegre edebilecek ve değişime ayak uydurabilecek esnek ve sağlıklı bir otomasyon çözümüne ihtiyacımız vardı."

Meulkens'ın ekibi sağlıklı, sanayileştirilmiş puan tablosu oluşturma konusundaki ihtiyaçlarına cevap verebilecek pazardaki en hazırlıklı oyuncuları tanımlaması için Gartner Grup ile anlaştı. Bu liste sonradan iki şirkete kadar indi ve bu şirketler önerilerini sunmak üzere toplantıya davet edildiler. "İhtiyaçlarımız çok iyi belirlenmişti ve SAS tüm anahtar isteklerimize cevap verdi: Verilerin elde edilmesi, bunların kullanılabilir bilgiye dönüşümü ve puan tablosunun oluşturulması." diye açıkladı Meulkens.

Esnek, Güçlü ve Güvenilir Bir Çözüm

"SAS ile oluşturduğumuz çözüm ihtiyaçlarımızla birebir örtüşüyor ve SAS'ın istikrarlı bir şirket olması da kendimizi daha ileriye taşımak için bize büyük güven verdi. SAS bizim için her zaman esnek, güçlü ve güvenilir bir yazılım çözümüydü; şimdi ise aynı zamanda daha çabuk uygulanabilen, daha çok kullanıcı tarafından daha kolayca kullanılabilen bir yazılım. Bunun da ötesinde, çözüm çok uygun bir bedel sunuyor ki, bu da perakendeciler için temel bir unsurdur."

Carrefour'un Brüksel merkezindeki puan tablosu çalışması, Temmuz 2003'de faaliyete geçirildi ve 2004 yılında 160 entegre Carrefour mağazasını kapsaması planlandı. Meulkens "SAS çözümlerini kapasite planlaması, performans yönetimi ve vaka yönetimi için de kullanmayı planlıyoruz. İnanıyoruz ki yeni otomasyon çözümü kritik iş süreçlerini desteklemek konusunda daha proaktif olmamızı sağlayacak ve Carrefour Belçika'nın 'tam döngü anlayışı'nı geliştirecek" diyerek sözlerini tamamladı.