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Success Stories

 

Den Haushalt im Griff

Die Stadt Wiesbaden modernisiert ihre kommunale Haushaltssteuerung mit SAS® Business Analytics.

Der Kunde

Wiesbaden ist eine der ältesten europäischen Kurstädte. Im Stadtbild ist das heute noch sichtbar und so strebt die hessische Landeshauptstadt nach der Anerkennung als Unesco-Weltkulturerbe. Das moderne Wiesbaden ist dynamisch und für die Zukunft gerüstet. Wiesbaden steht – trotz Finanzkrise – wirtschaftlich auf gesunden Füßen. Finanzielle Krisen meistern – der rund 277.000 Einwohner zählenden Stadt gelingt dies auf vorbildliche Weise.


Die Aufgabe

Die Verwaltung der Stadt Wiesbaden ist in sieben Dezernate und 30 Ämter gegliedert, für die der Haushaltsplan erstellt und dessen Einhaltung unterjährig gesteuert werden muss. Zudem fungiert die Stadt als Optionskommune, ist also auch für Empfänger von Arbeitslosengeld II zuständig. Erträge und Aufwendungen aus diesem Bereich werden im Budget der Kommune ebenfalls erfasst.

Bereits Mitte der 1990er Jahre hat Wiesbaden mit einem SAS gestützten Haushaltsmanagement begonnen. 2007 wurde von der kameralistischen auf die kaufmännische Buchführung, kurz Doppik, umgestellt. Es sollten nicht mehr nur die reinen Einnahmen und Ausgaben im Haushalt betrachtet werden, sondern alle Aktiva und Passiva in die Bilanz mit einfließen. So stehen im Haushalt heute etwa die Mieteinnahmen der städtischen Immobilien den Abschreibungen und weiteren Kosten gegenüber – wodurch transparent wird, ob sich diese Anlageform für die Stadtkasse überhaupt lohnt. Dieser umfassende Blick auf die Finanzen erforderte eine IT-Lösung, mit der sämtliche Daten ausgewertet und für Prognosen genutzt werden können.

Das Ziel: effizienteres Reporting und transparentere Haushaltssteuerung.

Die Kämmerei der Stadt Wiesbaden hat daher nach einer Lösung gesucht, die sowohl die bestehenden Datenbanken und Finanzanwendungen einbezieht als auch die gewohnte Ausgabeform in Excel beibehält. Gefragt war eine Business Analytics-Lösung, die das bestehende Steuerungsmodell fortschreibt – und die Vorgaben der Doppik erfüllt. Mit dem Haushaltsmanagementsystem (HMS) soll die Finanzverwaltung den Haushalt besser steuern können – mithilfe von Prognosen des Budgetjahresergebnisses.


Die Lösung

Die Stadt Wiesbaden hat sich im Haushaltswesen für eine Business Analytics-Lösung von SAS entschieden: Sie führt heterogene Daten aus bestehenden Systemen zusammen und bereitet sie auf. Als Datenbasis dient das operative SAP-System. Die Stammdaten werden zum Teil in SAS gespiegelt. Für die laufende Kontrolle und aktive Steuerung des Haushalts wird das aktuelle Budget einer Hochrechnung für das Jahr gegenübergestellt. Die resultierende Abweichung ist die Basis für eine automatische Kennzeichnung: Rot – Gelb – Grün. Wie bei einer Ampel stehen die Farben als Signal dafür, wie weit die Vorgaben eingehalten wurden. In der Auswertung ist auch ersichtlich, worauf die Abweichung basiert. Ist beispielsweise damit zu rechnen, dass die Kosten für Strom und Wasser steigen werden, beeinflusst dies auch die Ausgaben für die Schulen. Die Ampel würde dann Gelb oder Rot anzeigen. Das zuständige Dezernat kann damit frühzeitig erkennen, dass es einen finanziellen Engpass geben wird und gegebenenfalls an anderer Stelle sparen. Die Ampelfunktion ist also mit konkreten Maßnahmen verbunden: „Zeigt in einem Monat die Ampel in einem Dezernat auf Rot, werden hier beispielsweise keine neuen Stellen bewilligt“, so Oberbürgermeister und Kämmerer Dr. Helmut Müller. Das HMS unterstützt so die Planung, Steuerung und Kontrolle des gesamten Haushalts der hessischen Landeshauptstadt.

„Wir waren überrascht, welche Informationen wir mit dem System gewinnen. Zum Beispiel können wir heute die Entwicklung der Gewerbesteuereinnahmen für das Jahr sehr gut vorhersagen“, berichtet Dr. Müller. Die Gewerbesteuer wird von den Unternehmen im Voraus bezahlt. Liegen die tatsächlichen Zahlen schließlich vor, errechnet die Stadt den Differenzbetrag. „Die Fluktuation ist hier sehr hoch, abhängig von der Wirtschaftslage hatten wir meist einen Differenzbetrag in zweistelliger Millionenhöhe. Heute kennen wir die Trends und können die Prognosen im Gesamthaushalt besser kalkulieren“, so Oberbürgermeister Dr. Müller.


Der Nutzen

  • Gesamte Stadtverwaltung profitiert von stärkerer Budgetorientierung
  • Sehr gute Jahresprognose zur Entwicklung des Gesamthaushalts
  • Zukunftsgerichtete Haushaltssteuerung durch Trends und Prognosen
  • Höhere Transparenz in den Finanzen durch eine zeitnahe, monatliche Auswertung der operativen Haushaltsdaten mit Soll-Ist-Vergleich
  • Schnelles Erkennen von Handlungsbedarf ermöglicht Dezernenten und Amtsleitern schnellere Reaktionen
  • Anwenderkomfort durch direkten Zugriff auf die Daten in Excel oder PowerPoint


Das Projekt

Die Kämmerei analysiert mit SAS die in SAP gehaltenen Rohdaten und schafft durch empfängerorientierte Berichte und verlässliche Prognosen einen deutlichen Mehrwert für die Statusbewertung. Damit erleichtert SAS es den Verantwortlichen in den Dezernaten und Ämtern, zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen. „Jeder Entscheider in unserer Verwaltung erhält für seinen Bereich monatlich eine Auswertung, aus der er ablesen kann, wie seine Finanzlage im Soll-Ist-Vergleich aussieht“, erläutert Dr. Müller. Das Soll ergibt sich aus der monatlichen Vorkalkulation, die auf den Vorjahreswerten basiert. Ist-Buchungen übernimmt das Steuerungs-Team aus dem Datenverarbeitungssystem SAP. Aus beidem wird dann für den Folgemonat eine Prognose erstellt. So sehen die Verantwortlichen, ob sie etwa Anschaffungen wie geplant durchführen können oder eventuell
zurückstellen müssen.

„Dank der strategisch-analytischen Lösung von SAS können wir direkt auf alle bestehenden Datenquellen zugreifen und haben jederzeit einen aktuellen und präzisen Überblick über alle Kosten“, erklärt Oberbürgermeister Dr. Müller.

Jetzt plant die Kämmerei die Weiterentwicklung des Systems. „Wir wollen ein neues Kennzahlensystem einführen, das mögliche Abweichungen vom geplanten Budget noch deutlicher hervorhebt. Damit wird auch der Leistungsaspekt ein noch stärkeres Gewicht bekommen“, so der Kämmerer und Oberbürgermeister.

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Stadt Wiesbaden

Business Thema:

- Zukunftsgerichtete Haushaltssteuerung
- Zeitnahe Budgetkontrolle über alle Dezernate und Ämter

Die Lösung:
SAS® Business Analytics
Nutzen:
Aktuelle Informationen über Zielerreichungen, Abweichungen und Budgets, gegensteuern bei eventueller Schieflage rasch möglich

Mit der SAS Lösung haben wir frühzeitig erkannt, welche konkreten Auswirkungen die Finanzkrise 2008 auf den Haushalt unserer Stadt haben wird, und konnten so rechtzeitig reagieren.

Dr. Helmut Müller

Oberbürgermeister und Kämmerer der Stadt Wiesbaden