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Success Stories

 

Konsolidierung on the fly

Swisslog optimiert ihr Finanzreporting mit SAS® Financial Management

Der Kunde
Swisslog liefert integrierte Logistiklösungen von der Erstellung komplexer Lagerhäuser und Distributionszentren bis zu innerbetrieblichen Lösungen für Spitäler. Der internationale Logistikkonzern schaut auf eine traditionsreiche Firmengeschichte zurück: Das Unternehmen wurde 1898 in Aarau unter dem Namen Sprecher & Schuh AG gegründet. Heute beschäftigt Swisslog mit Hauptsitz in Buchs/Aarau, Schweiz, über 2000 Mitarbeiter in rund zwanzig Ländern und ist auf vier Kontinenten vertreten.
Mit SAS verbindet den Logistikspezialisten eine lange Partnerschaft. Bereits 1998 wandte sich Swisslog auf der Suche nach Wegen zur Optimierung des Finanzreportings an den Business-Analytics-Spezialisten. Aufgrund von Firmenübernahmen war das Unternehmen innerhalb weniger Jahre um ein Vielfaches gewachsen. Mit Hilfe von SAS konnten die Konsolidierung, das Reporting und der Planungsprozess der Swisslog optimiert und effektiver gestaltet werden. 2001 wurde schliesslich mit SAS® Financial Management Version 3 (SAS® FM3.2) eine unternehmensübergreifende Finanzlösung für Unternehmensplanung, Konsolidierung und Reporting realisiert.

Die Herausforderung
Sechs Jahre später suchte Swisslog eine Nachfolge für das bewährte System. Dabei sollte keineswegs blindlings die Partnerschaft mit SAS verlängert werden. So entschied sich Swisslog, zunächst den Markt zu evaluieren: „Wir wollten wissen, welche Systeme der Markt zu bieten hat“, erklärt Swisslog-CFO Christian Mäder.
Erklärtes Ziel war es, die technologische Basis grundlegend zu modernisieren, um zukünftig von erweiterten Reporting- und Analysemöglichkeiten zu profitieren. Die neue Reportinglösung sollte auf Managementanfragen noch flexibler reagieren und die gewünschten Ergebnisse auf Knopfdruck zur Verfügung stellen können. Zudem galt es, Rechnungslegungsvorschriften und regulatorische Vorgaben konsequent und detailgetreu umzusetzen. Etwaiges Optimierungspotenzial hinsichtlich Geschwindigkeit, Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Finanzlösung sollte voll ausgeschöpft werden.
„SAS® Financial Management in der damaligen Version war wie ein grosser Dampfer, der zuverlässig und beharrlich auf Kurs blieb“, sagt Christian Mäder, der 2001 die Projektleitung innegehabt hatte und dem neuen Projektteam nun beratend zur Seite stand. Die zunehmende Komplexität eines modernen Reportings wie auch wachsende Ansprüche an Flexibilität und Geschwindigkeiten einer unternehmensweiten Finanzlösung machten ein Umdenken erforderlich. „Um die heutigen Bedürfnisse an die Berichtsfunktionalität abzudecken, waren wir auf der Suche nach einem modernen, agilen Kreuzfahrtschiff, das kurzfristige Bewegungen ermöglicht.“ Ein weiteres Entscheidungskriterium für die Auswahl des Lösungsanbieters waren neben der Bereitstellung lokaler Experten zur Projektunterstützung auch die Gewähr einer kontinuierlichen Investition in die Produktentwicklung.
Während der Evaluation von Frühjahr bis November 2007 prüfte das aus der dreiköpfigen Abteilung Group Controlling der Swisslog bestehende Projektteam unter Daniel Bader (Head of Group Controlling/ Accounting) gemeinsam mit dem CFO vier verschiedene Lösungen. Letztendlich setzte sich SAS bei der Entscheidung mit Version 4.4 der SAS® Financial Management Lösung (SAS® FM4.4) einmal mehr durch. Zusätzlich zu den bereits erarbeiteten Vorzügen eines bewährten Systems versprach die neue Version die erwünschte Effizienzsteigerung durch Vereinfachung und Automatisierung der Konsolidierungsprozesse. Die Tatsache, dass bei der Systemeinführung wie auch bei der Fachberatung ein erfahrener lokaler SAS Partner zur Verfügung stand, war ein weiteres überzeugendes Argument für die verlängerte Kooperation mit SAS.

Die Umsetzung
Unmittelbar nach dem Entscheid erstellte der zuständige SAS Projektleiter Sven Jurt in enger Zusammenarbeit mit der Swisslog und Robert Heck einen detaillierten Projektplan für die Umsetzung. Robert Heck ist ein Spezialist auf dem Gebiet Konsolidierungs-, Planungs- und Berichtssysteme, der schon die Einführung von SAS® FM3.2 begleitet hatte und daher auf einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit der Swisslog aufbauen konnte. Im Januar 2008 startete das engere Projektteam, bestehend aus Daniel Bader, Robert Heck und Sven Jurt, mit der Implementierung der Lösung in Parallelstruktur zum laufenden System. Bereits drei Monate später konnte SAS® Financial Management in der neuen Version – flankierend zum Vorgängersystem – erstmals in Betrieb genommen werden. Durch die parallele Einspeisung von Daten in beide Systeme liess sich überprüfen, ob diese auf derselben Grundlage rechneten und zu identischen Konsolidierungsergebnissen kamen.
Eine erste Schulung der Anwender in der Finanzabteilung erfolgte getreu dem Projektplan schon während des Parallelbetriebs beider Lösungen, um potenzielle Widerstände gegen die Einführung eines neuen Systems abzubauen. Die Controlling-Abteilungen der Ländergesellschaften erhielten am Swisslog-Hauptsitz eine intensive zweitägige Einführung in die Bedienung von SAS® FM4.4. Für Anita Hasenfratz, Mitglied Group Controlling, war immer klar, dass die Akzeptanz der Endbenutzer für eine erfolgreiche Einführung der neuen Lösung entscheidend ist: „Mit der frühzeitigen zentralen Schulung überzeugten wir unsere Kollegen in den Länderniederlassungen von den Vorzügen des neuen Systems.“ Die zweite Schulung erfolgte im März 2009, dieses Mal vor Ort in den jeweiligen Swisslog-Niederlassungen. „Fast jede Ländergesellschaft hat ihre eigene IT-Infrastruktur“, erklärt Anita Hasenfratz. „Deshalb ist es ungemein wichtig, die Leute in ihrer gewohnten Umgebung zu schulen.“
Um den weltweiten Ausbildungsprozess zu unterstützen und die Sicherheit der neuen Lösung zu garantieren, wurde ein Parallelbetrieb von einem Jahr definiert. In dieser Zeit wurden alle monatlichen Abschlüsse sowie der Halbjahres- und Jahresabschluss und auch der Planungsprozess für 2009 in beiden Systemen ausgeführt. Als feststand, dass beide Systeme identische Budgetierungs-, Konsolidierungs- und Planungszahlen lieferten, und die Schulung der Benutzer abgeschlossen war, gab Swisslog das Einverständnis zur Aufhebung des Parallelbetriebs. Die seit mehr als 7 Jahren laufende Version von SAS® FM3.2 wurde endgültig ausser Betrieb genommen.

Die Lösung
Mit SAS® FM4.4 konnte Swisslog die Effizienz und die Transparenz des Prozessablaufs für die Verarbeitung von Excel-Dateien mit Ist-, Forecast- und Budgetzahlen steigern und die Durchlaufszeit gegenüber der alten Version verringern. Dadurch hat das Controlling die Prozesse besser im Überblick. Die neue Version beinhaltet eine bidirektionale, dynamische und sichere Verbindung zu einer gemeinsamen Datenbank, die einen äusserst leistungsstarken Konsolidierungslauf für Ist-, Forecast- und Planungsdaten ermöglicht. Dies geschieht alles über das SAS® Add-In für Microsoft Office. Die Controlling-Mitarbeiter können so weiterhin in der gewohnten Excel-Umgebung arbeiten, was die Akzeptanz der neuen Lösung erhöht.
Im Weiteren bietet SAS® FM4.4 Swisslog neue analytische und grafische Möglichkeiten für eine speditive Auswertung der Geschäftszahlen in bisher unerreichter Detailtiefe. Im Unterschied zu früher, als die Zahlen für das Excel-Reporting noch manuell aus SAS® FM3.2 kopiert werden mussten, greift das SAS® Add-In für Microsoft Office nun direkt auf den Datenbestand im SAS® System zu. In den Excel-Tabellen für den Monatsreport muss jeweils nur der Monat angepasst werden, und die Tabelle wird automatisch mit den aktuellen Zahlen ausgefüllt. Nach Abgabe der Zahlen durch die Tochtergesellschaften sowie der Abstimmung der Konzernsaldi kann die Controlling-Abteilung so innert einem Tag weltweit alle Zahlen zu jeder Produktfamilie nach Umsatz, Marge und operativem Gewinn bis auf die Ebene der Geschäftseinheiten aufschlüsseln und für die Gruppensteuerung in attraktive Berichte verpacken. „Dies entspricht einer spürbaren Optimierung gegenüber der alten Version“, hebt Christian Mäder hervor. Während in anderen Firmen die Monatszahlen meist erst gegen Mitte oder gar Ende des Folgemonats vorliegen, ist das Swisslog-Management schon wenige Tage nach Monatsschluss in allen Details über den Geschäftsverlauf informiert. Dieser durch die einfachere Handhabung des Systems optimierte Konsolidierungsprozess hilft der Finanzabteilung, Bücher deutlich schneller zu schliessen. Somit haben die Controller mehr Zeit für die Analyse wichtiger Fragestellungen.
Für Finanzchef Christian Mäder war die Erfüllung regulatorischer Anforderungen zentraler Aspekt des Projekts. Durch die Integration der Zahlen in Excel mit dem SAS® Add-In für Microsoft Office wird die Datenqualität, -sicherheit und -konsistenz gewährleistet. Dies ist ein entscheidender Faktor, wenn man bedenkt, dass 45 Reporting-Einheiten in zwanzig Ländern Daten in das System einspeisen und daraus abrufen.

„SAS hat unsere Erwartungen erfüllt“, bescheinigt Swisslog dem Partner rückblickend. Das Projekt wurde professionell und zur Zufriedenheit aller umgesetzt. Wenn Swisslog Unterstützung benötigte, waren kompetente Ansprechpartner jederzeit verfügbar. Auch die Stimmung im Team stimmte, wie Mäder feststellt: „Die Teammitglieder arbeiteten sachorientiert und konzentriert zusammen.“ Projektleiter Daniel Bader schätzt insbesondere die offene Zusammenarbeit und die Flexibilität von SAS. „Bei jedem Projekt gibt es hektische Zeiten. Alle Beteiligten waren bereit, Anpassungen auch einmal ausserhalb der Bürozeiten vorzunehmen, um einen reibungslosen Tagesbetrieb zu gewährleisten.“
„Das Projekt war mehr als 'nur' ein Upgrade oder eine Migration“, zieht Daniel Bader Fazit.

Ausblick
Mit dem Wechsel auf die neue Version von SAS® Financial Management hat Swisslog einen technologischen Sprung nach vorn gemacht. Dank der neuen Lösung verfügt der Logistikspezialist über eine moderne technologische Basis, die sich jederzeit modulartig ausbauen lässt und neue Möglichkeiten bietet.
Controlling-Leiter Daniel Bader und sein Team machen sich bereits Gedanken über mögliche Erweiterungen. Mit dem Modul SAS/Planning lassen sich rollende Forecasts erstellen, zudem unterstützt es Top-down- und Bottom-up-Planungen. Dabei können historische oder Ist-Daten in beliebigen Kombinationen in den Planungs- und Budgetierungsprozess übernommen werden. Ein im System vordefinierter Planungs-Workflow vereinfacht und beschleunigt den Gesamtprozess. Kommentarfunktionen über das Planungsportal regeln die Kommunikation und sorgen ihrerseits für ein Mehr an Effizienz. Diese Dateneingabeformulare werden im Excel definiert, die Benutzer können die Zahlen somit in der für sie gewohnten Umgebung erfassen.
Mittel- bis längerfristig ist ein direkter Anschluss von SAS® FM4.4 an die ERP-Systeme von Swisslog geplant, dies würde schliesslich die Dateneingabe ganz überflüssig machen und die Reporterstellung nochmals beschleunigen.

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Swisslog

Swisslog Holding AG

Die Aufgabe:
Optimierung der unternehmensübergreifenden Finanzlösung für Planung, Konsolidierung und Reporting.
Die Lösung:
SAS® Financial Management (Version 4.4)
Nutzen:
Erhöhte Flexibilität bei Budgetierung, Konsolidierung und Reporting, Effizienzoptimierung durch automatisierte Datenbefüllung und Reduzierung der Durchlaufzeiten bei Abschlüssen.

Um die heutigen Bedürfnisse an die Berichtsfunktionalität abzudecken, waren wir auf der Suche nach einem modernen, agilen Kreuzfahrtschiff, das kurzfristige Bewegungen ermöglicht.

Christian Mäder

CFO der Swisslog