Wie kann Ihre IT-Organisation in einer komplexen, heterogenen Umgebung sowohl Einnahmen als auch Kosten überwachen und kontrollieren? Die Antwort ist IT Invoice Manager.

IT Invoice Manager (ITIM) ist eine Lösung, mit deren Hilfe Organisationen ihre wichtigsten Geschäftsdimensionen in den Griff bekommen können. ITIM kann sowohl für die Rechnungsstellung oder auch als Tool zur Kontrolle von Fertigungsmengen, Einnahmen und Kosten eingesetzt werden.

In ITIM können Sie eine Vereinbarung zwischen dem IT-Lieferanten und dem Kunden einrichten. Diese Vereinbarung ist mit den anderen Dimensionen verknüpft (Dienstleistungskatalog, Kunden, Lieferantenorganisation), die Sie in ITIM definiert haben. Sie enthält darüber hinaus die Verkaufspreise und Kosten, so dass Ihre Organisation in allen diesen Dimensionen analysiert werden kann.

ITIM verwendet IT Resource Manager (ITRM) als Warehouse zur Aufbewahrung von Daten aus unterschiedlichen Umgebungen wie Mainframes, NT, Anwendungen, Datenbanken usw. Wenn die Daten in ITRM gespeichert sind, können Sie die Geschäftsregeln aus ITIM darauf anwenden.

Mit SAS IT Invoice Manager können Sie die folgenden Aufgaben abwickeln:

• Einnahmen, Kosten und Fertigungsmengen Ihren Geschäftsdimensionen zuweisen
• Einen Dienstleistungskatalog erstellen
• Über eine Vereinbarung/einen Vertrag Kontrolle über die IT-Bereitstellung für Ihre Kunden erreichen
• Unterschiedliche Gebührenstrukturen anwenden
• Rabattmodelle entwickeln (z. B. auf Volumenbasis)
• Rechnungskalender erstellen, um die Rechnungsstellung zu schematisieren
• Allgemeine Preisänderung durch Anwenden eines Preisindexes vornehmen
• Vorläufige Rechnungsstellung
• Gebrauch von Filtern/Vorlagen in Rechnungsläufen
• zur Analyse und Nachverfolgung

Nähere Informationen zu den Geschäftsdimensionen:

Es ist wichtig, dass Sie Ihre eigene interne Lieferantenorganisation definieren und überwachen. Einnahmen-/Kostenanalyse und ähnliche Verfahren geben Ihnen Kontrolle über Ihre IT-Ressourcen. Mit ITIM können Sie ein genaues Abbild Ihrer internen Lieferantenorganisation erstellen, von der Spitze der Organisationshierarchie bis hinunter zu einzelnen Ressourcen (individuelle Mitarbeiter/Geräte), und auf diese Weise Dienstbereitstellungen mit den ausführenden Organisationen verknüpfen. Nach der Bereitstellung/Rechnungsstellung können Sie dann die verschiedenen Organisationsebenen nach Schlüsselwerten wie Kosten, Einnahmen, Gewinn und Fertigungs-/Rechnungsmengen analysieren. Wenn Sie beschliessen, eine Neuorganisation vorzunehmen, können Sie die Struktur entsprechend ändern und schnell die gewünschten Ergebnisse abrufen.

Damit sowohl die Kunden als auch die Lieferantenorganisation Informationen zu gefertigten Elementen und deren Bereitstellung nutzen können, ist die Organisationsstruktur des Kunden von der Gruppenebene bis hinunter zu einzelnen Profitzentren definiert. Kunden bilden eine wichtige Nachverfolgungsdimension, und nach der Rechnungsstellung können Sie auf der Grundlage der Kostenberechnungen, Einnahmen und Fertigungsmengen leicht erkennen, welche Kunden gewinnbringend sind und welche nicht.

ITIM umfasst einen zentral gespeicherten Dienstleistungskatalog, der alle vermarkteten, bereitgestellten und abgerechneten Dienstleistungen enthält. Die einzelne Dienstleistung ist das Grundelement, auf dem die Vereinbarung basiert, und sie enthält Informationen zum empfohlenen Verkaufspreis, zu Kostenberechnungen, zu eventuellen Rabatten, die dem Kunden geboten werden, sowie Vorschläge zu Rechnungstext, Codierung usw. Dienstleistungen, die gemeinsame Elemente aufweisen, werden in ihren eigenen Kategorien (Dienstleistungsgruppen) zusammengefasst.

Der Zyklus und die Funktion einer Vereinbarung können wie folgt beschrieben werden. Mit dem leistungsfähigen Konfigurationsmodul wird die Vereinbarung unter Verwendung der Dienstleistungen im zentralen Katalog sowie von internen oder eingekauften Ressourcen erstellt. Selbst in der Angebotsphase können ein oder mehrere Voranschläge erstellt werden, so dass der Status des Angebots später in die Vereinbarung umgewandelt werden kann. Auf diese Weise bilden Vereinbarungen und Angebote die grundlegende Dokumentation für Prognose- und Budgetroutinen.

Eine der Hauptdimensionen ist Zeit.
Wann muss die Bereitstellung erfolgen?
In welcher Periode wurde die Aktivität ausgeführt?
Wie lange bleibt die Vereinbarung gültig?

Andere Dimensionen können in einer vorläufigen Studie an Ihre Organisation angepasst werden. Mit ITIM können Sie in den Kategoriefeldern problemlos Ihre eigenen Nachverfolgungskategorien erstellen. Verschiedene oft verwendete Nachverfolgungskategorien wie Geschäftsbranche, Projekt und Anwendung sind bereits vordefiniert.

Die folgenden Schlüsselfaktoren sind für Ihren Erfolg als Lieferant von IT-Diensten von entscheidender Bedeutung:

1. Sie müssen über ein System verfügen, das Ihr eigenes Geschäftsmodell und Ihre eigenen Prozesse unterstützt
2. Der Datenfluss von der Datenerfassung bis zu Abrechnung, Berichterstattung und Nachverfolgung muss vollständig automatisiert sein.
3. Sie müssen in der Lage sein, grundlegende Geschäftssystemdaten (wie z. B. Kunden, Dienstleistungen, Vereinbarungen und Ressourcen) zentral zu verwalten, und gleichzeitig muss das System schnell auf jegliche Änderungen an diesen Informationen reagieren können.
4. Sie müssen Rechnungen entsprechend der Wünsche des Kunden und der Vereinbarungsbedingungen versenden können.
5. Sie müssen Budgets, Prognosen und Ergebnisse auf der Grundlage von Geschäftsdimensionen wie Dienstleistungen, Ressourcen, Kunden und Vereinbarungen nachverfolgen können.
6. Das System muss kontinuierliche Bemühungen um bessere Qualität, höhere Gewinne und genauere Ressourcenplanung unterstützen.

IT Invoice Manager entspricht allen diesen Anforderungen.