Kalkyler när verksamheten styrs av både lönsamhetskrav och samhällsansvar

När konkurrensen på brev- och paketmarknaden ökar, måste Posten ha full koll på intäkter och kostnader. Verksamheten måste vara transparent och lönsamheten för varje enskild produkt måste enkelt och snabbt kunna beräknas. Därför har Posten infört ett nytt system för lönsamhetskalkylering med hjälp av en SAS-lösning.

Vi ville ha en enhetlig systemlösning i hela Postens organisation, säger Elisabet Åberg som är controller och ansvarig för kalkylenheten.

Postens kalkylsystem används för att bryta ned Postens bokslut och fördela kostnader och intäkter på Postens många olika tjänster. Posten hade tydliga krav på hög kvalitet samt flexibilitet att själva kunna göra ändringar i systemet och inte vara beroende av konsulter.Ett annat krav var att det nya systemet skulle kunna kommunicera fullt ut med befintliga SAP-system.

Men en av de viktigaste drivkrafterna var att kunna uppfylla Postoch Telestyrelsens (PTS) krav på kalkyler och redovisning. PTS är den myndighet som har till ansvar att se till att allmänheten har tillgång till posttjänster till rimliga priser. PTS ställer stora krav på redovisningsmetoder och transparens – inte minst vad gäller prissättning.

Posten har ett klart och tydligt samhällsansvar, vilket ställer extra stora krav på tydlighet och överskådlighet i såväl rapportering
som kalkylering.

Ökad konkurrens leder till ökade krav på styrning och kalkylering
Posten levererar brev, paket och elektroniska tjänster till 4,5 miljoner hushåll och 900 000 företag i Sverige. Sedan 2009 ingår Posten AB i en gemensam koncern tillsammans med Post Danmark A/S, och målsättning är naturligtvis att utveckla olika typer av samordningsfördelar.

Det är länge sedan Posten verkade på en monopolmarknad; istället är det en marknad med allt fler aktörer som etablerar sig. I takt med att konkurrensen ökar på brev- och paketmarknaden ställs nya krav på Postens organisation, bland annat just en mer effektiv intern styrning.

Gemensamt system för hela koncernen
Tidigare hade varje affärsområde var sitt kalkylsystem, men Posten ville nu ha ett nytt gemensamt system för hela koncernen. PTS krav var en viktig drivkraft, samtidigt ville man förbättra säkerheten och underhållet. Andra mål var att öka standardiseringen och automatiseringen för att öka kvaliteten på beräkningarna och minska beroendet av enstaka nyckelpersoner.

Målet var att införa enhetliga styr- och uppföljningsprinciper i hela Postens organisation – och därmed få en effektiv och smidig lönsamhetskalkylering.

Vi hade tidigare en väl fungerande SASlösning för kundanalyser, och det var naturligt för oss att utvärdera SAS även för det nya kalkylsystemet. SAS uppfyllde också alla våra krav, och vi ser många fördelar med SAS systemstöd, säger Elisabet Åberg. Hon fortsätter:

Kalkylerna är oerhört centrala i Posten. Vår verksamhet styrs av en mängd regler och lagar, inte minst vad gäller konkurrenssituationen. Kvaliteten i kalkylerna är avgörande och ett sätt att visa hur Posten förhåller sig till samhällsuppdraget. Det får inte finnas några fel eller tveksamheter i kalkylerna.

Posten har också en kostnadsstruktur som skiljer sig från många andra företag genom att man har en mycket stor andel fasta kostnader, t.ex. postterminaler och transportnät, vilka är oberoende av hur många brev och paket som svenskarna skickar till varandra.

Helhetslösning för hela processen
Den lösning Posten har valt är SAS Institutes ABM-lösning (Activity Based Management). ABM-lösningen hanterar processen från datafångst till kalkylering. Resultatet används både internt av Posten och av PTS.

Lösningen används en gång årligen vid en stor genomlysning av verksamheten, däremot har man inte jobbat med kontinuerlig rapportering.

Hittills har vi inte haft behov av det, även om möjligheten finns, säger Lennart Gullberg som även han är controller och den som arbetar mest med SAS-lösningen.

ABM-lösningen implementerades under en sexmånadersperiod, där vi samarbetade nära med SAS Institute. Därefter har vi i stort sett kunnat köra på egen hand – även om vi då och då utnyttjat SAS support.

Kalkylsystemet är centralt för Postens verksamhet. Eftersom kalkylsystemet innehåller mycket känslig och affärskritisk information är det direkt tillgängligt för ett fåtal personer.

Vi har kunnat lita 100-procentigt på SAS-lösningen. Den har uppfyllt målen väl.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.