I takt med att konkurrensen om att skicka brev och paket ökar, så ökar också kravet på Posten att effektivisera sin verksamhet och öka transparensen vad gäller prissättning. Ett led i detta är att se över och införa ett nytt system för lönsamhetskalkyleringen.
– Vi ville ha en enhetlig systemlösning i hela Postens organisation, säger Elisabet Åberg, projektledare för utveckling av kalkylering på Posten. Vi hade tydliga krav på hög kvalitet samt flexibilitet att själva kunna göra ändringar i systemet och inte vara beroende av konsulter. Ett annat krav var att det nya systemet skulle kunna kommunicera fullt ut med våra SAP-system.
Postens kalkylsystem används för att bryta ned Postens bokslut och fördela kostnader och intäkter på rätt sätt till Postens tjänster. Tidigare hade varje affärsområde var sitt system. Posten ville nu införa ett nytt kalkylsystem; en systemlösning för kalkyleringen som var gemensam för hela koncernen, samtidigt som man ville förnya systemet i syfte att förbättra säkerheten och underhållet av systemet. Posten ville också öka standardiseringen och automatiseringen i syfte att minska personberoendet samt öka kvaliteten på beräkningarna, införa enhetliga principer i hela organisationen vad gäller Postens styrning samt enhetliga modeller för uppföljning. Systemet är en del av ett projekt som syftar till att effektivisera Postens ekonomiska planering och uppföljning. Med investeringen har Posten som mål att förbättra sin interna styrning genom en enhetlig metod och modell för lönsamhetskalkylering.
– Vi hade tidigare en SAS-lösning inom Posten, för kundanalyser, som fungerade väl, säger Elisabet Åberg. SAS uppfyllde också alla våra krav, och vi ser många fördelar med SAS systemstöd.
Posten erbjuder traditionella paket- och brevtjänster, och elektroniska tjänster till 4,5 miljoner hushåll och 900 000 företag i Sverige. Varje dag hanterar Posten nästan 20 miljoner brev. Med en försäljning på nästan 30 miljarder kronor och mer än 30 000 anställda så är det en av Sveriges största koncerner. Posten verkar inte längre på en monopolmarknad, utan allt fler företag etablerar sig på marknaden för logistik, brev och paket. I takt med att konkurrensen ökar på brev- och paketmarknaden, så ställs nya krav på Postens organisation, så som krav på en mer effektiv intern styrning.
Det förändrade post- och logistiklandskapet innebär att Post- och Telestyrelsen (PTS) och andra aktörer ställer stora krav på redovisningsmetoder och transparens – inte minst vad gäller prissättning. Posten har ett klart och tydligt samhällsansvar, vilket ställer extra tydliga krav på tydlighet och transparens i såväl rapportering och kalkylering. Dessa krav och regelverk är också anledningar till att Posten har infört ett nytt kalkylsystem. Breven är det område där de legala kraven är som hårdast.
– Kalkyler är oerhört centrala i Posten, säger Elisabet Åberg. Det finns väldigt mycket regler och lagar som vi behöver förhålla oss till, inte minst vad gäller konkurrenssituationen. Kvaliteten i kalkylerna är avgörande, och är ett sätt att visa hur Posten förhåller sig till samhällsuppdraget. Det får inte finnas några fel eller tveksamheter i kalkylerna.
Posten har också en kostnadsstruktur som skiljer sig mycket från många andra företag på så sätt att koncernen har en mycket stor andel fasta kostnader, så som postterminaler och transportnät, vilka är oberoende av hur många brev och paket som svenskarna skickar till varandra.
Posten har valt SAS Institutes ABM-lösning för sin lönsamhetskalkylering (Activity Based Management). ABM-lösningen kan hantera hela processen från datafångst och kalkylering till presentation av det resultat man får fram.
I dagsläget har Posten genomfört första delen av projektet, och arbetet pågår fortfarande. Redan efter den initiala delen av projektet har Posten uppnått en enhetligare metod och bättre modeller. Fördelar som användningen av SAS
ABM-lösning förväntas resultera i är:
- ökad spårbarhet, så att man enkelt kan gå tillbaka och titta på gjorda beräkningar
- ökad transparens
- automatiserade informationsflöden, vilket säkerställer hög kvalitet
- arbetet är mer integrerat, och man kan läsa in-data direkt från SAP-systemen
- fördelningstalen är desamma för hela koncernen, vilket underlättar jämförbarhet
- tydligare struktur på kalkylerna
Kalkyleringen kommer att bli automatiserad och integrerad med andra system på ett annat sätt än tidigare. Arbetet dokumenteras på ett bättre sätt än tidigare, vilket gör att man enkelt kan gå tillbaka och se tidigare beräkningar samt antaganden bakom dessa värden. SAS ABM-lösning skapar också förutsättningar för att kontinuerligt utveckla kalkylerna.
Highlights:
• en enhetligare metod och bättre modeller för kalkylering
• förbättrad intern styrning
• automatiska inflöden av data
• bättre kvalitet på kalkylerna
• tydligare och enklare att göra beräkningar samt optimera processer
• större säkerhet
