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¿Cómo saber si su organización está preparada para ir más allá del Business Intelligence?

El Business Intelligence o Inteligencia Empresarial ofrece a las compañías un marco estratégico, táctico y funcional para resolver las necesidades de análisis de cualquier organización y un retorno de la inversión tangible a través de mejores decisiones y análisis más potentes.

Pero el Business Intelligence va más allá de las definiciones tradicionales que hacen referencia tan sólo a aquellas soluciones que permiten realizar consultas e informes ofreciendo una visión retrospectiva sobre los sucesos pasados. Si una empresa quiere realmente obtener una ventaja competitiva debe ir más allá del Business Intelligence tradicional.

Ir más allá del Business Intelligence no sólo consiste en comprar un conjunto de soluciones, sino que depende del contexto de TI de la compañía. Está directamente relacionado con cómo se trata, se utiliza, se gestiona y se comparte la información.

Para ayudar a las compañías a evaluar su madurez y a identificar su posición en el modelo de evolución de la información, SAS ha desarrollado el modelo de evolución de la información, SAS Information Evolution Model (IEM). Este modelo se basa en cómo se gestiona y se utiliza la información como instrumento empresarial.

El modelo reconoce 4 aspectos clave cuyo equilibrio es esencial: el personal, los procedimientos, la cultura corporativa y la infraestructura. Los aspectos de capital humano, procedimientos y cultura obligan al negocio a examinar los flujos de información y la manera en la que éstos se utilizan para respaldar la estrategia corporativa. El aspecto de infraestructura presenta los componentes tecnológicos necesarios para proporcionar una solución. Además muestra la importancia de los componentes no técnicos a la hora de alcanzar un retorno de la inversión perdurable de las inversiones en Business Intelligence.

El IEM identifica 5 niveles diferentes de evolución a la hora de utilizar la inteligencia empresarial para desarrollar una estrategia y alcanzar unos objetivos. Fomenta que la organización avance conjuntamente de un nivel al siguiente tomando como punto de partida la evaluación de la situación actual obtenida a través del Information Evolution Assessment.

El modelo consta de 5 pasos que permiten ir evolucionando. Aunque la mayoría de las empresas no sean conscientes, el grueso de ellas se encuentra entre los niveles 2 y 3 de este escalafón:

1. Operación
2. Consolidación
3. Integración
4. Optimización
5. Innovación

Nivel 1: Operación

Este nivel representa el nivel inicial de la evolución de la información y se caracteriza por la “propiedad” y control de datos individuales que se emplean para resolver los problemas funcionales diarios.
Se encuentran en este nivel los negocios emergentes o aquellas empresas que se han desarrollado por medio de una fusión o adquisición. Desde el punto de vista de Business Intelligence el enfoque se basa en el aquí y ahora, en la información existente en la actualidad.
La información del negocio en este Nivel 1 suele estar en silos de información específicos que pueden o no coincidir con la estructura departamental o divisional de una organización y que no tienen una visión única de la realidad. Estas empresas generalmente actúan y toman decisiones en un entorno carente de planificación y a menudo caótico. No tienen planes a largo plazo o estándares de información y, además, esta información proporciona poco o casi ningún beneficio al negocio.

Nivel 2: Consolidación

En este nivel, la compañía ha desarrollado ya un enfoque departamental o funcional de Business Intelligence. La perspectiva del nivel individual se sustituye por estándares, medidas y perspectivas departamentales o de nivel funcional, en todas las dimensiones.

La información se almacena en bases de datos departamentales o funcionales. La información dentro de la unidad es consistente y se rige por estándares y herramientas departamentales. Una compañía en el nivel 2 utiliza la información para alcanzar metas y objetivos definidos. Los objetivos a nivel empresarial se obtienen de una manera manual e incluso, en muchos casos, de una manera subsidiaria o por detrás de los objetivos departamentales. El almacenamiento de los datos y las aplicaciones de negocio se diseñan, desarrollan y mantienen desde una perspectiva departamental sin tener en mucha consideración a la Corporación. La información a nivel organizacional tiene poco control sobre estos silos de información departamental y el retorno de la inversión de Business Intelligence está limitado. La mayoría de las organizaciones se ven a sí mismas en el Nivel 2 y no en el 1. Sin embargo, en el contexto de IEM, el Nivel 2 es peldaño para alcanzar la integración empresarial del Nivel 3.

Nivel 3: Integración

En esta fase, los silos de información se integran en la visión empresarial de la compañía, la organización establece un entorno de información integrado y enfocado en medir y gestionar la calidad de los datos. Esto proporciona “una única versión de la realidad” y una visión documentada de las operaciones. El acceso a la amplia información empresarial es uniforme y generalizado, y los procesos de la información son repetibles. Lo más decisivo en esta fase es que las necesidades y requerimientos de información están alineados con los objetivos de la organización y, por esto, los proyectos informacionales tienen una mayor tasa de éxito.

Nivel 4: Optimización

En este nivel, la organización ha desarrollado la habilidad de hacer un seguimiento de los recursos internos y externos y de una manera rápida realinearse para optimizar las oportunidades o minimizar las amenazas y el riesgo. La información es integral y permite medir, alinear y mejorar los procesos además de facilitar la toma de decisiones. El entorno se caracteriza por enfocarse en un proceso continuo de optimización, así como en comprender y alinearse con las necesidades de clientes, partners y proveedores. En el nivel 4 la compañía tiene una clara imagen de la cadena de valor del negocio y puede utilizar Business Intelligence para encontrar nuevas oportunidades disminuyendo o eliminando ineficiencias. Las distintas áreas de aplicación incluyen escenarios complejos tales como la rentabilidad de productos y clientes, rendimiento de proveedores, efectividad del marketing, productividad del empleado, optimización de la cadena de suministro, satisfacción del cliente, etc. Es en este momento cuando el retorno de la inversión (ROI) empieza a mostrar todo su potencial.

Nivel 5: Innovación

En este último nivel, las organizaciones tienen cultura de innovación y adaptación que se fundamenta en sus competencias y utilizan la información para entrar en nuevas áreas de negocio y mercados a través del desarrollo de nuevos productos y modelos de negocio.

Las empresas entienden y se enfrentan al hecho de que los productos y servicios se conviertan en commodities, o lo que lo mismo, pierdan su percepción de valor diferencial en la mente de los clientes. Para dar respuesta a este reto, la compañía saca el máximo partido de la información disponible en sus sistemas. El nivel 5 se concentra en el aprovechamiento máximo del entendimiento del proceso de creación de valor adquirido en el Nivel 4 para reproducir esa eficiencia con nuevos productos en nuevos mercados. Este nivel consiste en entender qué se hace bien y en aplicar estos conocimientos a nuevas áreas de oportunidad para multiplicar el número de fuentes de ingreso. Claramente es imposible alcanzar un estado tan avanzado sin haber pasado por los cuatro niveles previos.

Conclusiones

El modelo SAS Information Evolution Model incide en la necesidad de enfocar el Business Intelligence y la gestión de la información desde un punto de vista integral. Aunque la tecnología pueda seguir necesariamente una ruta reiterativa, siempre debe ser hecho con un claro conocimiento y compromiso con la estrategia global. Este modelo reconoce que en una estrategia de Business Intelligence empresarial los aspectos no técnicos son claves y guía a la organización hacia lo esencial.

La importancia de la cultura y de los procesos se señalan en este modelo como factores determinantes del éxito. En muchos casos, las consideraciones culturales tienden a ser obviadas a pesar de que pueden desestabilizar y provocar el fracaso. Culturalmente, es esencial que las empresas comiencen a discernir aspectos de la toma de decisiones como “quién necesita saber qué, dónde y cuándo”, en los procesos de toma de decisión, así como intentar institucionalizar las mejores prácticas profesionales de gestión de la información dentro de la cultura de la empresa.

Desde el punto de vista de desarrollo tecnológico, lo ideal sería enfocar la “solución total” a través de una serie de iteraciones controladas. Los grandes proyectos son costosos desde un punto de vista de gestión y también porque requieren una gran inversión financiera inicial. Si los dividimos en una serie de proyectos con sus propias metas y objetivos, la exposición financiera se limita y los beneficios de una fase se pueden reinvertir en las siguientes, reduciendo el riesgo de la “solución total”.

La metodología de desarrollo asociada a este modelo se encamina hacia este enfoque para optimizar el “time - to - value” y fomentar así el crecimiento y la confianza en el Business Intelligence lo que permite a las compañías avanzar de una fase a otra del Information Evolution Model.

Aquellas organizaciones que valoren las ventajas estratégicas evaluarán objetivamente en qué escalón se encuentran para planificar su evolución hacia los niveles en los que existe un verdadero Business Intelligence y alcanzarlos antes que su competencia.

Information Evaluation Model permite a las organizaciones evaluar dónde están, qué desean ser y cómo llegar hasta ahí. Lo esencial es tener clara la meta y realizar las acciones que lleven a una evolución, en lugar de ir resolviendo los problemas del corto plazo.

Luis Méndez, Director General SAS España.

 





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