La metodología ABM(Activity Based Management) como piedra angular de Performance Management

1. Introducción

Performance Management (PM) comprende los modelos, procesos y sistemas cuyo propósito es medir, analizar y mejorar el cumplimiento y resultados de las estrategias y objetivos de la organización.

Una de las soluciones de análisis principales de PM es ABM (Activity Based Management) La analítica de costes basada en la metodología ABC es una herramienta de gestión que permite conocer la rentabilidad de los servicios, productos y clientes de una compañía, así como la medición y conocimiento de las actividades realizadas dentro de la cadena de valor de la empresa y de los recursos (gastos por naturaleza) que consumen dichas actividades.

Esta metodología parte de la lógica de que el servir a nuestros clientes demanda una serie de actividades de nuestra compañía, que son diferentes en función del tipo de cliente, o del producto o servicio que le estemos ofreciendo. La realización de estas actividades consume el coste de nuestros recursos internos (salarios, edificios, luz, viajes etc..)

Una de las principales ventajas de ABM es que en vez de clasificar los costes por centro de coste y naturaleza contable, da una visión de lo que nos están costando las diferentes actividades de nuestra compañía y nos permite conocer el por qué y para qué se ha gastado el dinero, proporcionándonos información de lo que nos cuesta por ejemplo, atender las reclamaciones de nuestros clientes, servir nuestros pedidos, o realizar nuestras campañas de marketing. ABM, además, nos proporciona información del coste y por tanto de la rentabilidad de las diferentes dimensiones importantes para nuestro negocio: zona geográfica, canal de venta, cliente, producto.

ABM se está convirtiendo en la  piedra angular de  Performance Management, como herramienta fundamental en la toma de decisiones estratégicas, ya que analiza cómo se generan los costes y los ingresos de una empresa entre los diversos productos que comercializa, los servicios que ofrece, y entre los clientes y los mercados en los que opera la compañía.

2. Situación del Mercado y Evolución de ABM

El mercado y las empresas están en continuo cambio y movimiento. Esto implica que la práctica de Performance Management debe adaptarse y evolucionar junto a estas tendencias para dar respuestas a las nuevas necesidades surgidas a los directivos, y ser el soporte principal sobre la que basen sus decisiones estratégicas. Las principales características del mercado son las siguientes:

• Las tendencias de la Función Financiera:

Desde los años 90 existe una tendencia progresiva bajo la que los CFOs (Directores Financieros) dedican más recursos al Control de Gestión y soporte al CEO, y trasladan los procesos administrativos a Centros de Servicios Compartidos u Outsourcing.

Durante las últimas décadas, más del 80% de las tareas de los Departamentos Financieros eran administrativas, lo que privaba al CFO de la posibilidad de Analizar, Medir y Tomar Decisiones.

Se han generado por tanto dos necesidades principales:

1. Poder analizar, medir y controlar la rentabilidad tanto de los Centros de Servicios Compartidos, como de diferentes áreas o departamentos dentro de la propia compañía que funcionen como “miniempresas” que prestan servicios a múltiples clientes, como por ejemplo el Departamento de Sistemas.
2. Implantar sistemas informáticos que automaticen los procesos, homogeneicen y estructuren la información de tal forma que se reduzcan los tiempos de ejecución de datos e informes y se disponga de mayor tiempo para analizar la información obtenida.

• Orientación hacia el cliente, canal y segmento:

La estructura y evolución de los mercados actuales, la fuerte competencia, la crisis de determinados sectores y los objetivos de reducción y sinergia de costes así como de la mejora de la productividad determinan la necesidad en las empresas de:

• Focalizar sus análisis hacia el cliente:
• Obtener una Cuenta de Resultados Integrada por Cliente
• Conocer dónde se genera valor y dónde se destruye en la empresa
• Detectar los negocios en los que la empresa gana / pierde dinero
• Priorizar los servicios a ofrecer a cada cliente
• Determinar la rentabilidad por cliente y conocer sus comportamientos y tendencias futuras

3. ¿Cómo ha dado respuesta ABM a las necesidades del Mercado?

El Activity Based Management ha sabido adaptarse y evolucionar, y en este momento es la herramienta de gestión más demandada y manejada por los directivos de las grandes empresas.

Para dar respuesta a la primera de las tendencias, según la cual es prioritario poder medir, analizar y conocer la rentabilidad de los Centros de Servicios Compartidos, o en su caso, de aquellos departamentos que ofrezcan servicios internos, ABM es la única herramienta de gestión capaz de ofrecer las respuestas requeridas.

Centrándonos en el caso concreto de un Área o Departamento de Sistemas, los objetivos/beneficios principales  que se están obteniendo a partir de la aplicación de ABM son las siguientes:

• Obtención del Coste de cada uno de los servicios Prestados al resto de la empresa
• Análisis de los Costes y Rendimientos de los Elementos Informáticos claves para cada una de las compañías
• Obtención del coste/factura para cada unidad de negocio, para cada uno de los servicios prestados en Sistemas.
• Establecimiento de una jerarquía de Recursos o Naturalezas del Gasto del área (Proyectos, Amortizaciones, Personal, etc. para cada centro de coste)
• Establecimiento de una Jerarquía de Sistemas/Aplicativos y Servicios del área (Aplicaciones Infraestructura, Sistemas RRHH, Sistemas Facturación, Sistemas de Reporting, Ofimática, etc)
• Establecimiento de una Jerarquía de Clientes/Áreas de Negocio que usan los servicios/aplicativos.
• Trazabilidad clara y concisa del coste de cada uno de los clientes y servicios.
• Seguimiento y comparación de datos reales vs presupuestados, capacidad de simulación

En cuanto a la segunda tendencia del mercado según la cual las empresas se están focalizando en sus clientes y en el análisis de su rentabilidad, ABM está respondiendo a dicha necesidad siendo capaz de obtener una cuenta de resultados integrada por cliente que soporte la toma de decisiones.

La generación de la cuenta de resultados de cada uno de nuestros clientes es absolutamente prioritario. La P&L va a depender del mix de los productos o servicios adquiridos por el cliente, pero también del coste de servicio. Obviamente todos los clientes nos son iguales, clientes con altos volúmenes de venta no son necesariamente los más rentables. Los niveles de rentabilidad real dependen de si los ingresos netos pueden recuperar el coste de prestarles nuestros servicios. Clientes con altos volúmenes de venta pueden tener unos costes de servicios muy elevados derivados por ejemplo, de realizar muchas llamadas a nuestro centro de atención al cliente, de realizar sus pedidos por nuestros canales más costosos o requerir servicios especiales en la entrega. La utilización de drivers de repartos masivos basados en el volumen de ventas no tendría en cuenta lo que realmente nos está costando servir a un cliente determinado. En cambio la utilización de la metodología ABM nos permitiría conocer de una manera mucho más exacta su rentabilidad.

La información proporcionada por un modelo ABM es, por tanto, esencial a la hora de gestionar a nuestros clientes, y nos va a permitir validar y priorizar qué servicios dar a qué clientes y  diseñar posibles acciones con ellos en función de su rentabilidad.

El conocimiento detallado de la cuenta de resultados a nivel de cada cliente nos va a ayudar por ejemplo a impulsar acciones como subir los precios, o cargar suplementos por los servicios que prestamos para convertir los clientes menos rentables en rentables, o a aumentar aún más los márgenes de los clientes más rentables mejorando nuestros procesos para disminuir el coste de servicio, puntos clave a la hora de diseñar nuestra estrategia de marketing

4. Conclusión: Los modelos ABM son clave en los sistemas de performance management

Las tendencias del mercado y la evolución de la función financiera unidas a la orientación a la rentabilidad por cliente van a convertir a ABM en una pieza clave para todos los sistemas de Performance Management, ya que nos proporciona información clave, que nos permite conocer el grado de alineación de la estructura de costes de nuestra compañía con la estrategia corporativa, convirtiéndose en una fuente muy importante de indicadores estratégicos para un Balanced Scoredcard.

Gracias a ABM, los directivos pueden:

• Medir la rentabilidad de los Centros de Servicios Compartidos
• Conocer dónde se genera valor y dónde se destruye en la empresa
• Detectar los negocios en los que la empresa gana / pierde dinero
• Gestionar y mejorar las actividades y procesos realizados internamente
• Conocer los costes en que incurre la empresa en cada fase de elaboración de sus productos / prestación de servicios
• Realizar Benchmarkings internos y externos
• Conocer cómo se comporta la rentabilidad a través de procesos, canales de distribución, productos y clientes.

así como responder a las siguientes preguntas:

• ¿En qué segmento de clientes es más rentable nuestro producto “estrella”?
• ¿Cuáles son los canales de distribución y servicios adicionales que hay que vender a los clientes para maximizar su rentabilidad?
• ¿Qué productos y servicios hay que re-negociar con qué clientes?
• Podemos modificar nuestra rentabilidad si modificamos la forma en la que servimos a nuestros clientes?
• ¿Cuáles son los productos más rentables para realizar acciones de cross-selling o up-selling a nuestros mejores clientes?
• ¿Podemos obtener mayores beneficios si modificamos ciertos comportamientos de nuestros clientes, o la forma de realizar ciertas tareas internamente?

Adicionalmente, ABM no se debe de quedar en el análisis y la información de nuestros costes en el pasado sino que nos debe ayudar a pronosticar las posibles consecuencias de nuestras decisiones en la rentabilidad de nuestra compañía en el futuro.

La metodología Activity Based Management se ha convertido en piedra angular en Performance Management, y es la solución más determinante y práctica en el soporte a la toma de decisiones. La evolución de los mercados y empresas determinará las futuras aplicaciones prácticas de Performance Management, pero una empresa que focalice sus análisis en torno a ABM y homogeneice todos sus sistemas bajo un marco de Modelo de Gestión Integrado (dónde la analítica de costes, el Sistema Presupuestario y el Cuadro de Mando estén alineados tanto funcional como técnicamente) será una empresa preparada y flexible ante la toma decisiones estratégicas.

5. El éxito de la implantación de la metodología ABM

El éxito de la implantación de la metodología ABM está ligado a la elección de una solución de software que permita definir y adaptar de manera sencilla nuestro modelo de costes a los cambios en nuestra estrategia corporativa. SAS Activity Based Management es una solución de gestión de la rentabilidad que nos va a facilitar la implantación de la metodología ABM proporcionándonos:

• Un potente modelizador enfocado a que el usuario de control de gestión pueda crear y modificar de forma flexible los modelos analíticos.
• Automatización e Integración de la contabilidad Analítica con los datos procedentes de la Contabilidad General (que son aquellos que sirven como punto de partida en el reparto de los costes del modelo)
• Comunicación de los resultados de los modelos ABM a toda la compañía, con un interfaz gráfico visual, sencillo, flexible y adaptable.
• Integración con los sistemas estratégicos de medición de resultados corporativos.
• Un entorno de simulación “what-if” que permita evaluar de forma sencilla el impacto de los cambios de nuestra estrategia en los costes de nuestra compañía.

SAS ABM es una solución específica que bajo la potencia analítica de SAS proporciona soluciones a los clientes que requieran un Modelo de Costes Homogéneo, Consistente, Flexible y Adaptable a las necesidades cambiantes de las Organizaciones Modernas. De esta manera SAS Activity Based Management se ha convertido en Piedra Angular de Performance Management como herramienta principal en el soporte a la Toma de Decisiones Estratégicas de las Empresas.

Sergio Blas
Business Solutions Development Manager
SAS España