System Analityczno-Raportowy Sprzedaży i Zakupów w Alma Market S.A.

Alma to sieć delikatesów należących do krakowskiej firmy Alma Market S.A. Historia Delikatesów Alma rozpoczęła się w Krakowie w 1995 roku, gdzie powstał pierwszy sklep. Dalszy dynamiczny rozwój i rosnące wymagania klientów zaowocowały otwarciem kolejnych placówek. Dziś Alma to sieć 27 nowoczesnych sklepów zlokalizowanych w największych miastach w Polsce. Plany rozwojowe zakładają otwarcie 15 nowych placówek do końca 2010 roku.

Misją delikatesów Alma jest zapewnienie bogatego i wyszukanego asortymentu produktów zadowalających nawet najbardziej wymagających klientów. Strategia sieci koncentruje się na sprzedaży produktów spożywczych najwyższej jakości, pochodzących od sprawdzonych dostawców lokalnych i zagranicznych. Asortyment obejmuje ponad 60 tysięcy produktów, w tym ponad 3 tysiące pochodzących z importu własnego, dostępnych w Polsce wyłącznie w sieci Delikatesów Alma. Od 2007 roku najlepsi klienci Delikatesów Alma zostali objęci programem lojalnościowym - Klub Konesera.

Firma posiada również rozbudowaną sieć sprzedaży internetowej. Oferta Alma24.pl obejmuje blisko 15 tysięcy produktów starannie wyselekcjonowanych spośród najchętniej kupowanych. Asortyment jest na bieżąco uzupełniany zgodnie z oczekiwaniami Internautów. Dodatkowo w 2007 roku Spółka Alma Market S.A. wprowadziła na rynek markę własną pozycjonowaną w segmencie premium produktów spożywczych pod nazwą Krakowski Kredens.

Potrzeba biznesowa

Dynamiczny rozwój sieci Delikatesów Alma, zmieniający się i rozszerzający asortyment oferowanych produktów oraz wejście Spółki Alma Market S.A. w nowe obszary działania spowodowały wzrost zapotrzebowania na sprawne i szybkie pozyskiwanie wiarygodnej i ujednoliconej informacji zarządczej w ramach całej organizacji. Konieczne stało się wdrożenie kompleksowego narzędzia umożliwiającego automatyczny proces gromadzenia i integrowania danych pochodzących z różnych systemów transakcyjnych oraz szybkie tworzenie wielowymiarowych raportów i analiz. Aby skutecznie zarządzać bieżącymi działaniami operacyjnymi w obrębie całej organizacji i efektywnie planować strategię na przyszłość niezbędna stała się możliwość codziennego generowania kilkudziesięciu raportów z aktualnych danych odpowiadających na podstawowe pytania: Jaka jest rentowność obrotu poszczególnymi produktami, czy grupami towarów? Jaka jest efektywność działalności handlowej poszczególnych sklepów? Dlaczego produkty, które dobrze się sprzedają w pewnych sklepach, w innych odnotowują słabe wyniki? Jakie są efekty poszczególnych działań promocyjnych? itd.

Szczegółowe założenia projektu obejmowały zbudowanie jednego spójnego systemu, oferującego możliwość szybkiego i niezawodnego dostępu do danych, z dokładnością do produktu, sklepu, stoiska, kasy, godziny, który umożliwi gromadzenie danych historycznych i sporządzanie prognoz. Zapewnienie ciągłego dostępu do wiarygodnych danych w zróżnicowanym zakresie dla poszczególnych osób z wykorzystaniem nowoczesnych form wizualizacji, pozwalających szybko odnaleźć i zrozumieć informacje. Inne wymagania funkcjonalne systemu to możliwość wykonywania analiz segmentacyjnych dotyczących produktów i klientów oraz przygotowywania na bieżąco niestandardowych raportów "na życzenie".

Oczekiwanym rezultatem wdrożenia systemu było uzyskanie bieżącego dostępu do najświeższych informacji na temat działalności operacyjnej prowadzonej w obrębie całej Spółki oraz w jej otoczeniu i efektywne wykorzystanie tej wiedzy do kompleksowego usprawnienia procesów zarządzania sprzedażą, a w rezultacie zwiększenia przychodów firmy i zapewnienie dalszego dynamicznego rozwoju.

Rozwiązanie

Wybierając oprogramowanie, które miało stać się podstawą nowej struktury informatycznej, firma Alma Market S.A. zdecydowała się na współpracę z SAS Institute i wdrożenie oprogramowania SAS Business Intelligence zawierającego narzędzia zarządzania danymi (dostęp, czyszczenie danych, zarządzanie metadanymi), narzędzia analityczne (SAS^®&; Enterprise Guide, SAS^®&; Add-in for Microsoft Office ) narzędzia raportowe działające w środowisku przeglądarki internetowej (SASR Web Report Studio). Współpraca obejmowała również pakiet usług konsultingowych i szkoleniowych.

Spółka Alma Market S.A. wybrała propozycję rozwiązania, przedstawioną przez SAS Institute ze względu na elastyczność systemu, pozwalającą na łatwe jego dostosowanie do specyficznych potrzeb Spółki i możliwość integracji z istniejącą infrastrukturą informatyczną oraz niski koszt jego obsługi i rozwoju.

SAS Institute we współpracy z Alma Market S.A. zbudował kompleksowy System Analityczno-Raportowy Sprzedaży i Zakupów. W ramach projektu wykonano następujące prace:

• analiza potrzeb analityczno-raportowych Spółki,
• analiza źródeł danych,
• zbudowanie mechanizmu ekstrakcji danych z różnych systemów Spółki,
• poprawa jakości danych (ujednolicenie i czyszczenie danych),
• zbudowanie hurtowni danych dla każdego sklepu,
• zbudowanie warstwy analitycznej systemu (w postaci dedykowanych data martów sprzedażowych i zakupowych oraz kostek, podzielonych tematycznie według potrzeb raportowo-analitycznych pracowników),
• zbudowanie procesów automatycznego generowania raportów i analiz,
• zbudowanie mechanizmów "samoobsługi" użytkowników (konfiguracja procesu polegająca na możliwości samodzielnego dodawania kolejnych obiektów do systemu przez pracowników Alma Market S.A. bez udziału konsultantów SAS)
• opracowanie dokumentacji technicznej: podręczników użytkownika, administratora i analityka,
• przeprowadzenie szkoleń dla różnych kategorii użytkowników.

Wdrożone rozwiązanie umożliwia ocenę efektywności działalności handlowej poszczególnych obiektów. Przekrojowy monitoring sprzedaży produktów z dodatkowymi wielkościami i atrybutami. Na bieżąco można śledzić np. ilość sztuk produktów sprzedawanych w promocji oraz liczbę klientów, którzy je kupują. System umożliwia również monitoring zapasów i realizowanych zakupów. Generowanie alertów sugerujących zamówienie odpowiednich towarów (szczególnie pochodzących z importu własnego i marki własnej). Możliwość lepszego zaplanowania akcji promocyjnych. Analizy segmentacyjne produktów i klientów, które umożliwiają tworzenie dedykowanych akcji promocyjnych skierowanych do poszczególnych grup docelowych. Szczegółowe statystyki ilościowo-wartościowe paragonów według dni, godzin, stoisk czy kas, które umożliwiają optymalne dopasowanie obsady w sklepach do natężenia ruchu klientów. Rozwiązanie umożliwia także wykonywanie analizy koszykowej.

Jednym z działań opartych na wynikach analizy koszykowej jest pozycjonowanie produktów na półkach - produkty często kupowane w ramach jednej transakcji umieszcza się w sklepach obok siebie (np. piwo i orzeszki). Reguły wykryte dzięki tej analizie są również pomocne przy opracowywaniu strategii sprzedaży poszczególnych grup towarów - obniżenie ceny tylko jednego z produktów o silnie skorelowanej sprzedaży powoduje automatycznie zwiększenie sprzedaży obydwu produktów. Pozwalają również opracowywać adekwatne akcje marketingowe w zakresie zwiększania sprzedaży (up-selling) oraz sprzedaży krzyżowej (cross-selling).

Narzędzia raportujące wchodzące w skład pakietu SAS^®&; Business Intelligence Server pozwalają na rożne sposoby przeglądania danych. Użytkownicy techniczni oraz odbiorcy biznesowi mogą tworzyć własne raporty zgodnie z centralnie nadanymi uprawnieniami. W Alma Market generowane raporty są automatycznie zapisywane w wydzielonych folderach - dedykowanych dla poszczególnych użytkowników systemu. W zależności od grupy i jej zróżnicowanych potrzeb (zarząd, dyrekcja, kupcy, kierownicy stoisk, analitycy biznesowi) użytkownicy korzystają z różnych interfejsów umożliwiających dostęp do gotowych raportów i analiz. SAS^®&; Web Report Studio umożliwia interaktywne przeglądanie oraz budowę raportów poprzez przeglądarkę internetową, projektowanie raportów w oparciu o mapy informacyjne i procesy gotowe.

Obecnie trwa proces migracji systemu do najnowszej wersji oprogramowania SAS 9.2. Proces przebiega sprawnie i do chwili obecnej został zrealizowany na poziomie 90%.

Korzyści

Wdrożona przez SAS Institute platforma analityczno-raportowa efektywnie wspomaga proces zarządzania sprzedażą w spółce Alma Market S.A. Uzyskane rezultaty pozwoliły na usprawnienie wielu działań operacyjnych i zarządczych Spółki w obszarze handlowym. Kluczowa dla efektywnego funkcjonowania całej organizacji jest możliwość podejmowania szybkich decyzji na podstawie dokładnych, aktualnych informacji. Wdrożone rozwiązanie umożliwiło efektywne wykorzystanie danych gromadzonych w systemach transakcyjnych oraz ich łatwą i szybką konsolidację. Kolejne rezultaty wdrożenia to automatyzacja budowania raportów na zlecenie oraz uporządkowany system raportowy. Szybkość dostarczania informacji niezbędnej do podejmowania decyzji w istotny sposób wspiera działania kadry zarządzającej, system zapewnia pełne wsparcie procesów decyzyjnych na każdym poziomie zarządzania siecią sprzedaży. Z drugiej strony możliwe stało się również odciążenie pracowników poprzez eliminację ręcznego przygotowywania raportów. Dział analiz nie musi teraz tracić czasu na długotrwałe przygotowywanie zestawień, a w znacznie większym stopniu może skupić się na kontrolowaniu, weryfikacji i prognozowaniu. Wszystkie te działania przekładają się na wzrost skuteczności zarządzania firmą w obszarze handlowym. Zapewniają wzrost sprzedaży poszczególnych kategorii towarów, wsparcie dla procesów zaopatrzenia w zakresie wyboru dostawców i warunków dostaw, efektywniejszą gospodarkę magazynową, zmniejszenie poziomu strat w obiektach porównywalnych.

Uzyskane efekty spowodowały podjęcie decyzji o dalszym rozwoju systemu - wzbogaceniu go o kolejny element, jakim jest analiza sprzedaży do lojalnych klientów. Zespół SAS Institute przeprowadził analizę biznesową i funkcjonalną systemu lojalnościowego dla klientów Delikatesów Alma. W oparciu o jej wyniki zostaną określone założenia efektywnego rozwoju programu lojalnościowego Klub Konesera.