Nyhetsbrev / HELSE

Styring på operativt og overordnet nivå - Operasjonsområdet 

Av Hege Kirkeby, Senior Project Manager

TILNÆRMING
Operasjonsområdet er en viktig del av helsesektoren generelt og sykehussektoren spesielt. En stor del av aktiviteten i et sykehus er i direkte eller indirekte tilknytning til operasjonsområdet, og det er store avhengigheter mellom avdelinger.

Stort sett alle virksomheter, enten det er innen helse eller andre bransjer, så vel offentlige som private, har utfordringer med å balansere innsatsen mellom langsiktige forbedringer og en hverdag allerede full av oppgaver. Mange opplever å iverksette tiltak og prosjekter som tilsynelatende gir umiddelbare effekter og gevinster, men der virksomheten totalt sett ikke ser varige resultater og forbedringer.

Et prosjektfokus er ikke feil i seg selv, men i en verden i kontinuerlig endring kan dette være uheldig da virksomheten ikke får håndtert totalbildet. Vi opplever at prioriteringer endrer seg, eksempelvis kommer det stadig nye muligheter og prosedyrer for diagnostisering og behandling, m.m., samtidig som det er nødvendig å fokusere på det dagens situasjon.

Fig. 1: Ulike sammenhenger der
operasjons- og andre data gir nytteverdi

I SAS Institute har vi sett på hvordan vi best kan benytte informasjon fra operasjonsområdet for å kombinere behovet for langsikte forbedringer og den operasjonelle planleggingen. Vi tror en 3-delt tilnærming er hensiktsmessig:

  • Styring av virksomheten
    Komplett og konsis oversikt, gir balanse med
    andre deler av virksomheten, samt kontinuerlig
    forbedring av operasjonsområdet
  • Daglig drift
    Følge opp aktiviteter og prosedyrer på enheter
    som er knyttet til eller utfører operasjoner
  • Planlegging
    Dekker et vidt spekter av muligheter, og kan
    innebære alt fra automatisering av
    eksisterende, ofte manuelle og krevende
    prosesser, til optimalisering av omfattende
    prosesser som involverer flere enheter,
    ressurser og prosedyrer

Fig. 2: Ulike faktorer som påvirker planlegging og utførelse av aktiviteter knyttet til operasjon



Enten man fokuserer på styring, daglig drift eller planlegging, er det en rekke faktorer og informasjonselementer som spiller inn og i større eller mindre grad påvirker hverandre. Noen av faktorene er viktige resultattall å følge opp i daglig drift, andre kan forklare årsaker og peke på tiltak for å motvirke uønsket utvikling. Sammenhenger og påvirkninger mellom faktorene kan virke uoversiktlig og komplekst, og det er nettopp i slike tilfeller at automatisert planlegging og etter hvert optimalisering viser seg å gi høy nytteverdi.

Å dekke alle aspekter og faktorer knyttet til operasjonsområdet i både daglig drift- og styringssammenheng er omfattende og tidkrevende. Erfaringer tilsier at det er hensiktsmessig med en stegvis tilnæming; både til hvilken grunninformasjon som benyttes og hvilke rapporter og analyser som leveres. SAS Institute anbefaler å starte med en fase som gir høy operasjonell nytteverdi samtidig som styringsperspektivet ivaretaes helt fra starten av. Slik settes oppfølging av daglige oppgaver på den enkelte avdeling i sammenheng med kommunikasjon og
oppnåelse av langsiktige målsettinger.

Fig. 3 : Balansert tilnærming til implementasjon

Dermed blir det viktig å identifisere muligheter innenfor alle de tre sammenhengene; styring, daglig drift og planlegging. Slik skaper man et godt og balansert grunnlag for videre utvikling av området, slik at stadig flere og etter hvert nye behov kontinuerlig kan støttes. Ofte er det organisasjonens evne til å nyttiggjøre seg slike forbedringer som er styrende for hva som er hensiktsmessig starte med; om det er en enkelt prosess på en enhet, eller om det er noe mer omfattende, eksempelvis
pasientgjennomstrømming.

Styring fra overordnet nivå
Det er en rekke initiativer på både nasjonalt (Pasientsikkerhetskampanjen, Trygg Kirurgi og sjekklister), regionalt og lokalt nivå for å følge opp og forbedre kvalitet i pasientbehandling. Som nevnt innledningsvis byr kun enkeltstående prosjekter ofte på utfordringer med å videreføre erfaringer og realisere gevinster. For å følge opp over tid kreves det at endringer og forbedringer blir en del av styringen av virksomheten.

For fag og adminstrative ledere kan indikatorer fortelle hvordan virksomheten ligger an på overordnet nivå i forhold til ønsket utvikling, om et prosjekt eller initiativ gir de planlagte resultatene. Dermed oppdages det tidlig om noe beveger seg i gal retning i forhold til målet, og en uønsket utvikling korrigeres.

Benyttes informasjon til styring av virksomheten, i tillegg til punktløsninger for spesifikke formål, oppnås et helhetlig strategisk, taktisk og operasjonelt syn på virksomheten. Ledelsen på alle nivåer i foretaksgruppen kan eksempelvis:

  • Se pasientflyt i et totalt bilde (på tvers av enheter)
  • Identifisere flaskehalser knyttet til pasientgjenomstrømming
    • Årsaker til flaskehalser 
  • Sammenligninger
    • Geografiske forskjeller
    • Ulike utfordringer og forskjeller knyttet til inngrep
    • Samme inngrep – variasjoner (geografi, team, HF)
    • Samme diagnose – variasjoner (geografi, team, HF)

Daglig drift - Avdelings- og seksjonsledelse
Mellomledere på enhetsnivå er normalt ansvarlige for planlegging og praktisk tilrettelegging av aktiviteter innenfor de nærmeste dager og uker. Behovet for informasjon er derfor et annet enn hos regions- og foretaksledelse; det er nødvendig med hyppige oppdateringer og mer detaljer for de enhetene det gjelder.

Ledere og medarbeidere trenger lett tilgjengelig og oppdatert informasjon om aktiviteter som er utført og hva som er planlagt. Endringer som påvirker aktivitene kan ofte oppleves som utfordrende, men med nødvendig informasjon tilgjengelig til rett tid er det mulig og både lære og utnytte de muligheter slike endringer gir. Eksempler på slik informasjon er:

  • Målepunkter i prosess
    • Hvilke steg utføres og hvor lang tid tar de fra pasient ankommer fra sengepost, operasjon utføres, postoperativt og oppvåkning til pasienten er tilbake på sengepost
    • Ved opphold på Intensiv, hvordan er forløpet i forkant?
  • Operasjonsstuer
    • Utnyttelsesgrad
    • Tidsbruk og tidspunkter for start og stopp per dag
    • Skiftetider
  • Følge opp team
  • Følge opp bruk av andre ressurser/utstyr
  • Planlagte inngrep
    • En-to dager frem i tid
    • En uke frem i tid
  • Strykninger
    • Årsaker (f.eks. vente på kirurg, vente på anestesi, fullt på Post Operativ)

Ut fra fakta om hva som har skjedd og hva som er planlagt, gir dette et lett tilgjengelig grunnlag for mulige justeringer, både i form av kortsiktige endringer innenfor de nærmeste dagers planlagte aktiviteter og mer langsiktige forbedringstiltak.

Planlegging
Forbedring av prosesser og forløp, bedre utnyttelsen av operasjonsstuene og øke pasientgjennomstrømmingen er en del av en kontinuerlig forbedringsprosess for å skape bedre operasjonsprogram og flyt i et pasientforløp. En del av dette er også å klare å utnytte endringene som vi vet vil komme som en følge av øhjelp, traumer og uforutsette hendelser.

Vi har sett på to mulige tilnærminger innenfor planleggingsområdet:

  • Pasientgjennomstrømning
  • Operasjonsplanlegging

Pasientforløp og –gjennomstrømning

Utfordring
Et behandlingsforløp består av mange små og store aktiviteter og elementer. Dersom dette ikke er godt samordnet blir det manglende kontinuitet i behandlingen. Dette kan igjen påvirke faglig kvalitet og effektiv ressursutnyttelse i negativ retning.

Visjon
Gjennom å synliggjøre flaskehalser, prioritere tiltak slik at for eksempel ressurser kan settes inn der det er størst behov, forbedres logistikken og pasientgjennomstrømningen økes. Ved å sette dette i en styringssammenheng er det samtidig mulig å følge med på utviklingen av kvalitet i behandlingen.

Hvordan?
Det nedlegges et godt og strukturert arbeid med pasientforløp i mange norske helseforetak. I dette inngår strømlinjeforming av behandlingstilbudet innenfor område/lidelse, samhandling mellom ulike funksjoner i helseforetaket (og med eksterne aktører) og fjerning av flaskehalser. Dette ses ofte også i sammenheng med ulike metoder for forbedringsarbeid, som f.eks. LEAN metodikk satt inn i et helseperspektiv. 

For å verifisere resultatene av tiltakene man treffer er det nødvendig å kunne overvåke viktige målepunkter i forløpene. Innenfor operasjonsområdet er dette f.eks. antall ganger en pasient blir klargjort for operasjon, skiftetider på operasjonsstuene og oppstarts- og avslutningstidspunkt pr operasjonsstue per dag i uken. Her er det viktig å følge utviklingen over tid, for å indikere om endringene man gjør i et pasientforløp spiller inn på utnyttelsen.

Videre utnyttelse kan også ligge i å benytte disse dataene til å lage analyser og simuleringer av de tiltak man treffer, slik at man har mulighet til å konsekvensvurdere disse før man gjennomfører endringen.

Operasjonsplanlegging

Utfordringen
Operasjonsplanlegging er et kompleks puslespill hvor behandling av pasienter og Helseforetakets ressurser skal samordnes på en best mulig måte ut i fra pasient, lege, sykepleier, hjelpemidler og lokale. Dette resulterer i behov for replanlegging ved endring i pasientens status, kapasitetsmangler eller øhjelp. Ofte er dette manuelle prosesser som krever mye tid og innsats. Pasientens forflytning mellom enheter krever i seg selv mye planlegging.

Ingen pasienter eller behandlende ressurser har lik profil, men det finnes generiske kjennetegn som gjør det mulig å sette dette puslespillet i system;

  • Pasientens akutt status, kjønn, alder, vekt, etnisitet, geografiske tilhørighet
  • Legens/sykepleiers fysiske tilhørighet, kompetanse, erfaring
  • Lokalers funksjon, beliggenhet, størrelse
  • Hjelpemidlers funksjon og teknisk status

Tilsvarende finnes det beskrankninger og avhengigheter man må høyde for:

  • Pasientens tilgjengelighet og behov
  • Legens/sykepleiers tilgjengelighet (timeplan), spesialitet og kvalitet i behandling
  • Tilgjengelighet på lokaler som tilfredstiller behov
  • Tilgjengelighet på hjelpemidler som tilfredstiller behov

Visjon
Ved å benytte tilgjengelig informasjon, både om pasienter og ressurser, og sette dette i en sammenheng, kan operasjonplanleggingen optimaliseres. Dette vil bidra til at pasienten unngår unødig ventetid, får et så kort opphold som mulig og opplever bedre kvalitet i behandlingen. Samtidig bedres gjennomføringen av operasjonsaktiviteter, slik at helseforetaket unngår økt ressursbruk.

Hvordan?
For å sette dette inn i en system, må behandlingprosessen med tilhørende steg kartlegges. For hvert steg må tidsbruk og ressursbehov identifiseres. Til behandlingsprosessen er det knyttet innsatsfaktorer og beskrankninger som også må kartlegges. Innsatsfaktorer kan være generiske data om pasienter og ressurser, mens en beskrankning kan være tilgjengelighet. I en slik tilnærming må det defineres vurderingsregler i de tilfeller der man må prioritere mellom pasienters behov og tilgjengelige ressurser.

Hele prosessen må i tillegg støttes av rapporter/varsling for kommende aktiviteter (arbeidsordrer), behov for manuelle valg, feilhendelser, historisk utførelse etc.

Gjennom en slik metode vil man få en ny type støtte til operasjonsplanleggingen gjennom å kunne analysere resultater og optimalisere operasjonsplanen, få rapporter og varslinger om kommende aktiviteter – og gi grunnlag for å gjøre enda bedre vurderinger i de manuelle valgene som alltid vil oppstå i planlegging og gjennomføring av et tett operasjonsprogram der uforutsette hendelser og behov for raske endringer oppstår kontinuerlig.

Oppsummering
SAS Institute anbefaler en tilnærming som balanserer forholdet mellom virksomhetsstyring, daglig drift og planlegging. Vi tror dette støtter behovet for å se operasjonsområdet i et helhetlig bilde, at det dekker behov for tett oppfølging og forenkler planleggingen for operasjonsavdelingen.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Vil du vite mer?

 Ta kontakt med våre rådgivere for å sette sammen den løsningen som er riktig for akkurat din organisasjon.
 Faglig påfyll rett i mailboksen? Meld deg på vår nyhetsbrevliste.