Løsninger & teknologi / Performance Management

Hype eller levedyktig metode?

- Intervju med Gary Cokins - forfatter, rådgiver og anerkjent foredragsholder innenfor Performance Management.

Offentlige organisasjoner på alle nivåer opplever et økt press for å få mer ut av de ressurser som er tildelt. De nasjonale, regionale og lokale myndigheter etterspør i stadig større grad hvilke resultater som kan fremvises, og hvilken nytte befolkningen får av de initiativ og tjenester som tilbys. Og organisasjonene etterlyser tilbake økte budsjetter og flere ansatte for å gjennomføre forbedringstiltakene.

Nye «performance management»-programmer igangsettes for å flytte fokus bort fra rop om flere ressurser, til ansvarliggjøring for nye effektiviseringsløsninger og bedrede resultater.

Meldingen til det offentlige er:
Bedre, raskere og mer kostnadseffektivt – uten at servicen får lov til å lide.

Gary Cokins (bildet), en av verdens fremste fagpersoner innen nettopp Performance Managament (PM) var i Oslo 15. oktober 2009 i forbindelse med et kundearrangement hos SAS Institute AS. Vi spurte ham:

- Hva er egentlig Performance Management? Er det nok en ny ledelseshype som ALLE bare må lære seg?

COKINS: Performance Management er ikke en ny metodikk, du kan heller si at PM er det som samler de styringsprosesser, initiativ og de analytiske metodene som ledere og ansatte allerede er kjent med. Tenk på PM som et paraplybegrep som integrerer operasjonell og finansiell informasjon i et effektivt beslutningstøtte- og planleggingsrammeverk.

Fra deler av offentlig sektor blir det hevdet at det ikke er mulig å bruke samme modeller som i privat sektor. Hva er din reaksjon på en slik påstand?

COKINS: Jeg er uenig! Ja, offentlig sektor kan ikke velge sine kunder og målet er ikke å skape profitt. Men hvilke andre forskjeller er det? Begge har begrensninger i antall hender og tilgjengelige ressurser som må forvaltes på best mulig måte for å møte kravene fra brukere, kunder, innbyggere, eiere og skattebetalere.

- Du hevder også sterkt at Performance Mangement ikke kun er et verktøy, men en generisk modell for ledelse.  Kan du beskrive modellen og hva som er hensikten med den?

COKINS: Det er forvirring omkring hva Performance Management egentlig er. Ofte oppfattes begrepet altfor snevert, som kun en masse dashbord-knapper og som et verktøy for bedre finansiell rapportering. Det er mye bredere.

Rammeverket omfatter:

  • kartlegging av strategi
  • balansert målstyring
  • kostnadskalkyler (inkludert aktivitetsbasert kostnadsstyring)
    budsjettering
  • prognoser

Det kan virke ganske sammensatt, men alt henger sammen fordi disse elementene fungerer som drivstoff for virksomhetens øvrige ledelsesløsninger. Effekten av Performance Management øker i styrke jo bedre elementene er integrerte, enhetlige og "krydret med smak" av analyse - og da særlig prediktiv analyse.

Prediktive analyser er viktige fordi organisasjonene nå i økende grad endrer seg fra reaktiv styring basert på historiske data, til løpende og proaktiv ledelse som gjør det mulig å foreta justeringer før problemene oppstår.

Angående hva Performance Management er og ikke er, så blir PM også forvekslet med HR- og personalsystemer. Men det er mye mer omfattende, da PM omfatter metoder, beregninger og systemer for styring og utvikling av organisasjonen som helhet. I tillegg bør Performance Management ikke forveksles med de mer mekaniske "business process management"-verktøyene som automatiserer etablering, forbedring og drift av arbeidsflytprosesser. PM er ikke bare prestasjonsmåling og -beregninger, disse indikatorene er kun en del av det brede PM-rammeverket.

Det som skiller SAS Institute fra andre leverandører er den sømløse integreringen av elementene i PM-rammeverket og hvordan SAS integrerer analyse, og da særlig intelligent analyse, i alle metoder. Du kan gjerne si at SAS fullfører hele visjonen i Performance Management-rammeverket.

Hvordan kan ledere i offentlig sektor bruke mulighetene som ligger i Performance Management, og hva slags resultater kan man forvente?

COKINS: Med Performance Management, kan virksomheten proaktivt administrere sine prosesser og programmer. Ved å overvåke ytelse og ved å beregne virkelige kostnader knyttet til sine tjenester. Denne ytelses- og kostnadsinformasjonen kan i neste omgang brukes til å forbedre og begrunne budsjetter og forbedringsprogrammer.

Samtidig vil jeg også understreke viktigheten av å skille mellom ledelse og styring som en viktig forutsetning for vellykket implementering av Performance Management. Styring innebærer å håndtere kompleksiteten innenfor de gjeldende rammer, slik at lederen blir ekspert på å beherske "byråkratiet", verktøyene og planleggingsøvelsene. I kontrast til lederskap som har mer som oppgave å forholde seg til en stadig akselererende endringstakt.

Lederskapets rolle er å angi retning og svare på spørsmålet "Hvor vil vi hen?" Etter at dette spørsmålet er besvart, kan ressursene brukes på å gi en visjon og til å gi de ansatte inspirasjon og styrke. Uten ledelse kan ikke visjonen om virksomhetsstyring bli realisert.

 Les mer om virksomhetsstyring i offentlig sektor i whitepaperet ”Managing Program Performance in Government - A best practices approach" av Gary Cokins

 Se 30 Minute OVERVIEW OF PERFORMANCE MANAGEMENT med Cary Cokins fra september 2009

 Besøk Gary Cokins blogg:  http://blogs.sas.com/cokins 

 Les Cokins siste bok: "Performance Management: Integrating Strategy Execution, Methodologies, Risk, and Analytics". Boken kan bestilles ved å følge denne lenken. 

Vil du vite mer?

Ta kontakt med våre rådgivere for å sette sammen den løsningen som er riktig for akkurat din organisasjon.
Faglig påfyll rett i mailboksen? Meld deg på vår nyhetsbrevliste.