Det er ofte et gap mellom transaksjonsdataene og den faktiske informasjonen toppledere legger til grunn for sine beslutninger. Et stort problem det er mulig å gjøre noe med, hevder Gary Cokins, SAS-ansatt ABC-guru og forfatter av de to mest solgte bøkene om aktivitetsbasert kostnadsstyring på Amazon.com.

I fokus nå Aktivitetsbasert kostnadsstyring gir deg et speilbilde av organisasjonen. Gary Cokins har to bestselgere om akkurat dette på Amazon.com

I tradisjonelle regnskapssystemer fordeles indirekte kostnader ofte etter mer eller mindre tilfeldige fordelingsnøkler, gjerne basert på antagelser fra tidligere år. ABC (Activity Based Costing) eller Performance Management, på norsk oversatt til aktivitetsbasert kostnadsstyring, følger et aktivitetsbasert regnskapsprinsipp der alle kostnader, både direkte og indirekte, fordeles dit de faktisk hører hjemme.

ABC-regnskaper bygger på prinsippene om at kostnadene, eller ressursene, er en følge av at det utføres en aktivitet. Dette kan være hva som helst, alt ettersom hva bedriften gjør. Aktiviteten utføres for å levere en ytelse eller et produkt, også kalt et kostobjekt. Derfor fordeles alle kostnader først til aktiviteter og deretter til kostobjekter ut fra hvor mye objektene belaster den enkelte aktivitet. Fordelingen skjer ut fra fordelingsnøkler, også kalt ressurser og aktivitetsdrivere.

- Selv i 2003 allokerer 90 prosent av amerikanske bedrifter kostnader per arbeidstime. Den eneste grunnen til at disse bedriftene fortsatt lever er at konkurrentene gjør akkurat det samme, hevder Gary Cokins.

I følge Cokins er det for mange bedrifter som ikke er klar over den faktiske kostnaden ved produktene eller tjenestene de selger. Dette skyldes først og fremst mangel på data og kostnadskontroll, noe det er enkelt å gjøre noe med.

- Det finnes i dag alt for mange gode dataverktøy på markedet til at beslutninger skal tas og budsjetter legges på grunnlag av antagelser og generelle data, fortsetter ABC-eksperten.

Bedrifter opplever gang på gang at gjennomføring av strategier svikter, enda topplederne er dyktige og kompetente mennesker med bred erfaring. Undersøkelser fra Chicago, der Cokins kommer fra, viser at topplederes turnover har øket med hele 400 prosent de senere årene.

Cokins mener dette ikke først og fremst skyldes ledernes manglende dyktighet. Snarere er det en stadig mer kompleks bedrifts- og markedsstruktur som kombinert med ufullstendige data i beslutningsgrunnlaget gjør det vanskelig for ledelsen å danne seg en helhetlig oversikt over eget selskap. Cokins har jobbet med ABC-relaterte spørsmål siden begrepet ABC ble lansert på begynnelsen av åttitallet. På spørsmål om hvilke virksomheter som har mest nytte av ABC, mener han at det uansett ikke har med bedriftens størrelse å gjøre. Derimot er det særlig tre parametere som avgjør i hvor stor grad en bedrift kan dra nytte av aktivitetsbasert ledelse eller kostnadsstyring. For det første vil prosentandelen av indirekte kostnader være viktig. Jo høyere andel, jo viktigere blir det å få fordelt kostnadene på de riktige aktivitetene. I tillegg vil produktbredde og dybde være utslagsgivende. Mange produkter som skal fordeles på distribusjonskanaler og kunder, fører ofte til en uoversiktlig situasjon. Da kan mindre lønnsomme produkter fort gjemme seg i den totale porteføljen. Sist, men ikke minst, vil kundekompleksiteten være avgjørende. Jo større forskjell på kunders egenskaper og krav, jo viktigere vil det være å tildele kostnadene til hver enkelt kunde.

- Volum er ikke ensbetydende med profitt. Det handler om å finne de kundene som passer selskapets kostnadsdrivere best, presiserer Cokins.

Fakta om ABC
ABC-metoden ble utviklet på åttitallet og tatt i bruk av amerikanske virksomheter ti år senere. Med utgangspunkt i ABC-analyser er ABM ledelseskonseptet som fokuserer på styringen av aktiviteter for å øke effektiviteten, skape gjennomskuelighet og tverrorganisatorisk innsikt i gitte prosesser. Kjernen i løsningen for ABM er den aktivitetsbaserte analysen og dens unike evne til på tvers av organisasjonen å oversette direkte og indirekte kostnader gjemt i økonomisystemet til spesifikke aktivitets- eller prosessrelaterte kostnader. Det gir muligheten til å se hvilke kostnader som går med til en serviceytelse, og vil dermed avklare hvordan disse kostnadene påvirker regnskapet.

SAS tilbyr i dag en ABC-modell som tilpasses hver enkelt kunde. Systemet fordeler direkte og indirekte kostnader, og dokumenterer i tillegg sammenhengen mellom ressurser, aktiviteter og ytelser. Løsningen automatiserer og oppdaterer løpende kostnadsanalysene, noe som gjør SAS til et viktig styringsverktøy, spesielt for selskaper med behov for utvidet overvåkning av kostnadsutvikling. Løsningen bryter dessuten serviceytelser ned i bakenforliggende aktiviteter slik at man lettere forstår hvordan endringer i etterspørselen av en tjeneste vil påvirke behovet for aktivitet og kapasitet. Verktøyet kan dermed brukes som et viktig element for aktivitets- og kapasitetsplanlegging.

SAS Acitivity Based Management kan implementeres på toppen av et hvilket som helst ERP-system. Med hjelp av Rapid prototyping tecnique kan du i løpet av kun 2 dager finne ut om ABC vil passe for din virksomhet.

Faglitteratur om ABC kan kjøpes på www.amazon.com