Fremtiden er målet

- Utfordringen er at man i fremtiden vil ha andre maskin- og programvareplattformer enn vi bruker i dag. Derfor kan vi ikke bevare elektronisk materiale i den formen det brukes til daglig, forklarer seniorrådgiver Trond Sirevåg, som leder avdelingen for elektronisk arkivering i Riksarkivet. Spørsmålet er hvordan sørge for at elektroniske registre og arkiver blir lesbare og tilgjengelige for videre bruk om 50 år, 150 år, 300 år?

Dette har vært et sentralt spørsmål for Riksarkivet helt siden man begynte å ta imot elektronisk arkivmateriale. Det eldste er fra 1960-tallet. Nå har man innført en løsning, basert på SAS®, som ivaretar fremtidens behov.

Som å rive hus og lagre materialene
Avdelingen for elektronisk arkivering har til oppgave å langtidslagre all bevaringsverdig elektronisk informasjon fra statlige norske organer og gjøre informasjonen tilgjengelig for senere bruk. I tillegg skal avdelingen utforme regler og standarder for arkivering av elektronisk informasjon i norsk offentlig forvaltning.

I praksis innebærer dette at avdelingen mottar CD-R-plater og tester at innholdet er strukturert og lagret på behørig vis. Også langtidslagringen skjer på CD-R. Frem til midten av 90-tallet ble det brukt magnetbånd.
- Men det er ikke tilstrekkelig at informasjonen er digital og ligger intakt på et lagringsmedium, understreker Trond Sirevåg. Vi må også få den over i en standardisert form. Materialet må konverteres og omstruktureres. Det er ofte svært krevende å konvertere gammelt materiale. Kunnskaper og erfaring kommer godt med, og ikke minst trenger vi gode verktøy, fortsetter Sirevåg.

- Det elektroniske bevaringsarbeidet går ut på å trekke ut data fra systemene og samtidig dokumentere den opprinnelige systemstrukturen, slik at det senere skal bli mulig å rekonstruere informasjonen. Du kan sammenligne det med å rive et hus og deretter lagre materialene sammen med arkitekttegningene slik at det både kan forstås og settes opp igjen i fremtiden.

Riksarkivet har mottatt og håndtert elektronisk materiale siden 1985-86. På den tiden ble også elektroniske journal- og arkivsystemer basert på  NOARKstandarden tatt i bruk i stat og kommune. I dag er omtrent all registerføring i statlig forvaltning elektronisk, samt at det er fastsatt bestemmelser som gir statlige og kommunale organer adgang til å arkivere saksdokumenter elektronisk.

Løsningen er som en Swiss Army-kniv
- Det er viktig for oss at datauttrekkene kan dokumentere seg selv, så å si. På den måten kan man i fremtiden automatisk generere nye versjoner som er tilpasset den siste teknologien. Tidligere hadde vi manuelle prosesser i alle ledd, med mye ad hoc-utvikling. Nå går det automatisert hele veien, avslutter Sirevåg.

- For oss er dette som en Swiss Army-kniv. Den gjør det meste; dokumenterer, tester og lager nye versjoner for senere bruk.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.