Hvordan sørge for at elektroniske registre og arkiver blir lesbare og tilgjengelige for videre bruk om 50 år, 150 år, 300 år….?

Dette har vært et sentralt spørsmål for Riksarkivet helt siden man begynte å ta imot elektronisk arkivmateriale. Det eldste er fra 1960-tallet. Nå har man innført en løsning, basert på SAS Systemet, som ivaretar fremtidens behov. - Utfordringen er at man i fremtiden vil ha andre maskin- og programvareplattformer enn vi bruker i dag. Derfor kan vi ikke bevare elektronisk materiale i den formen det brukes til daglig, forklarer seniorrådgiver Trond Sirevåg, som leder avdelingen for elektronisk arkivering.

Avdelingen har til oppgave å:
langtidslagre all bevaringsverdig elektronisk informasjon fra statlige norske organer
gjøre denne informasjonen tilgjengelig for senere bruk
utforme regler og standarder for arkivering av elektronisk informasjon i norsk offentlig forvaltning

Som å rive hus og lagre materialene
I praksis innebærer dette at avdelingen mottar CD-R-plater og tester at innholdet er strukturert og lagret på behørig vis. Også langtidslagringen skjer på CD-R. Frem til midten av 90-tallet ble det brukt magnetbånd. - Men det er ikke tilstrekkelig at informasjonen er digital og ligger intakt på et lagringsmedium. Vi må også få den over i en standardisert form. Materialet må konverteres og omstruktureres. Det er ofte svært krevende å konvertere gammelt materiale.

Kunnskaper og erfaring kommer godt med, og ikke minst trenger vi gode verktøy, forklarer Sirevåg. - Det elektroniske bevaringsarbeidet går ut på å trekke ut data fra systemene og samtidig dokumentere den opprinnelige systemstrukturen, slik at det senere skal bli mulig å rekonstruere informasjonen. Du kan sammenligne det med å rive et hus og deretter lagre materialene sammen med arkitekttegningene slik at det både kan forstås og settes opp igjen i fremtiden, sier Sirevåg.

Riksarkivet har mottatt og håndtert elektronisk materiale siden 1985-86. På den tiden ble også elektroniske journal- og arkivsystemer basert på NOARK-standarden tatt i bruk i stat og kommune. I dag er omtrent all registerføring i statlig forvaltning elektronisk. Ganske nylig er det også fastsatt bestemmelser som gir statlige og kommunale organer adgang til å arkivere saksdokumenter elektronisk.

Verktøyet Arkade er utviklet i SAS, og brukes bl.a. til å:
teste om data er avlevert i riktige formater, og om de er korrekt og komplett dokumentert iht. Riksarkivarens standard
konvertere en database fra hierarkisk til relasjonell arkitektur
kjøre ut rapporter
regenerere informasjonen slik at det blir mulig å lese og bearbeide den videre, f eks med SAS-verktøy for data mining og lignende

Det er viktig for oss at data-uttrekkene kan dokumentere seg selv, så å si. På den måten kan man i fremtiden automatisk generere nye versjoner som er tilpasset den siste teknologien. Tidligere hadde vi manuelle prosesser i alle ledd, med mye ad hoc-utvikling. Nå går det automatisert hele veien, forklarer Sirevåg. - For oss er dette som en Swiss Army-kniv. Den gjør det meste; dokumenterer, tester og lager nye versjoner for senere bruk.

Også Oslo Byarkiv og andre arkiver
Løsningen Arkade er gjennom flere år blitt utviklet av Riksarkivet i tett samarbeid med Per Ulrikson i Ementor, som er distributør av løsningen. Også Oslo Byarkiv er nå i ferd med å installere Arkade. - Ementor ser et betydelig potensial for dette produktet hos statlige og kommunale arkiver i inn- og utland. Det gir store innsparingsmuligheter ved overgang til nye systemløsninger, sier Per Morten Ek, avdelingsleder i Ementor.

Norske arkiv-milepæler
Henrik Wergeland ble Norges første riksarkivar i 1840, etter at Riksarkivet var opprettet i 1817.
Norge var i 1769 et av de første landene som gjennomførte en fullstendig folketelling. I 1801 var det igjen landsomfattende telling, og nå ble alle registrert med navn. Alle data fra 1801 er allment tilgjengelige via Internett og tjenesten er gratis. I Sverige, USA og flere andre land må man betale for tilsvarende søk.
Riksarkivet deltok i 1984 ved utformingen av NOARK-standarden. Den gjorde at Norge var blant de første i verden til å innføre en standard for journalføring og arkivering.Siden 1990 har Riksarkivet hatt ansvaret for videreutviklingen av NOARK-standarden, som nå også omfatter elektronisk arkivering av saksdokumenter.
Riksarkivet er nå blant de første til å innføre en løsning, Arkade, for praktisk å håndtere arkivuttrekk fra databaser som også er elektronisk dokumentert iht. en fastsatt standard, slik at informasjonen bevares i tilgjengelig form for fremtidige generasjoner.

Vil du vite mer om løsningene fra SAS kan du fylle ut kontaktskjemaet til høyre på siden.