Positive effekter av gode prognoser

Svingninger i volum, kombinert med liten grad av forutsigbarhet, er krevende både i planlegging og drift. Når volumene er så store som hos Posten Norge er det uten gode prognoser en stor utfordring å planlegge for svingingene, sikre kvalitet og sikre gode arbeidsforhold.

Les kundehistorien som pdf 

Posten Distribusjonsnett utvikler og drifter Postens fysiske nettverk og har ansvaret for hele verdikjeden fra innhenting og sortering til utlevering av brev og pakker. Med ca. 11 000 årsverk (per mars 2010) er Distribusjonsnett den største enheten i Posten.
- Posten har høye ambisjoner, forteller Arne Bjone (til høyre på bildet), leder for Prognose og Planlegging i Distribusjonsnett. Postens visjon er å være verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern. For å oppfylle visjonen har vi gjennom flere år med omstilling og effektivisering fjernet mye av overkapasiteten i Distribusjons nett.

For å få perspektiv på volumene kan man forestille seg mer enn 10 000 personer som i løpet av et døgn henter inn ca. 8 millioner sendinger på 25 000 punkter til Postens 12 terminaler, der brev og pakker blir sortert til 2,5 millioner punkter via 4 500 budruter og 1 500 utleveringssteder på postkontor, post i Butikk og postautomater.
- Med store volumsvingninger både på enkeltdager og gjennom året sier det seg selv at videre effektivisering forutsatte anvendelse av avanserte metoder og verktøy, fortsetter Bjone. For å kunne planlegge driften bedre hadde vi behov for presise volumestimater.

De første viktige trinnene 
Prognoser ble introdusert som ett av flere initiativ i 2004. Et prosjekt ble startet som skulle analysere datakilder og prosesser knyttet til volum, med mål om å etablere en prognosemodell for distribusjon og produksjon.
- Fase 1 av prosjektet var avgjørende for de løsningene vi valgte, understreker Bjone. Distribusjonsnett hadde forsøkt å etablere prognosemodeller 2-3 ganger tidligere uten hell, og andre land som Canada og Nederland som vi naturlig kunne sammenligne oss med hadde heller ikke lykkes. Vi etablerte derfor en prosjektgruppe bestående av bred kompetanse innen prosjektledelse, analytisk kompetanse, IKT/datavarehus, operativ drift og eksterne konsulenter.

I løpet av de seks første månedene intervjuet man kollegaer fra andre postale virksomheter for å lære av deres erfaringer innenfor fagområdet. Det ble hentet inn ekspertise fra driftssiden for å forstå de underliggende forklaringsfaktorene for variasjonene i volumene. Og ikke minst etablerte prosjektgruppen flere arbeidshypoteser og analyserte relevante datakilder.

Forbedringer over natten 
- Etter 2 måneder bygget vi den første modellen. Denne ble testet i en pilotperiode på 1 måned ved 4 enheter i Distribusjon, fortsetter Bjone. Deretter startet vi en 2 måneders pilot ved det største brevsenteret i Oslo. En av de største utfordringene var svært begrenset historikk og mangel på presis ordreinformasjon. Vi oppdaget også mange utfordringer knyttet til datafangst. I pilotperioden intervjuet man derfor også pilotenhetene daglig i tillegg til å gjennomføre workshops for å etablere god nok forståelse for hva som førte til prognoseavvik. Etter pilotperioden ble statistiske modell valgt, og videre implementering besluttet.
- Resultatene lot ikke vente på seg, forteller Bjone. Produktiviteten ved brevsenteret i Oslo ble forbedret med ca. 7% over natten da prognoser og nytt bemanningsopplegg ble implementert sommeren 2005. Utviklingen har fortsatt, og produktiviteten ligger nå ca. 30% høyere enn den gjorde i 2005.

Menneskelig og økonomisk gevinst 
I dag leverer avdelingen prognoser med god prognosepresisjon. I følge Bjone begynner prognoser og planlegging å sette seg som en del av den faste strukturen i Distribusjonsnett.
Løsningene gir rullerende prognoser opp til tolv måneder frem i tid. Anvendelsen av disse prognosene i planlegging og drift er viktig både med tanke på produktivitet, kvalitet og innenfor HMS området. Det er like viktig å ha riktig bemanning når volumet er lite som når volumet er stort.
- Våre medarbeidere håndterer mye post i løpet av en arbeidsdag. Mange jobber veldig hardt, og med større forutsigbarhet kan vi skape en sunnere og jevnere arbeidsbelastning.

Fra 0 - 100 på fem år 
Mer enn tusen ulike prognoser danner grunnlaget for de rullerende 12-månedersprognosene. Målet er å automatisere mest mulig og dermed redusere de faste oppgavene i avdeling, slik at det blir mer tid til videreutvikling og nye prognoser.
- Per i dag er det ca. 70 ledere på brevsentrene som er aktive brukere, forteller Hallvard Johnsen (til venstre på bildet over) og Vegard Hansen (i midten) som jobber sammen med Bjone.

Tidligere var situasjonen ofte preget av liten kontroll på hvordan neste måned ville ende og stor usikkerhet gjennom måneden på det endelige resultatet. Med den nye løsningen gjennomfører brevsentrene faste planmøter basert på volumestimatene og fastsatte normer, hvor de bemanningsplanlegger alle prosesser. Resultatet er kontinuerlig god oversikt over hvor man ender i forhold til både budsjett og plan, med mulighet til å sette inn tiltak og tidlig flagge mulige overskridelser.
- Vi fokuserer på at den enkelte leder skal forstå hva som kommer ut av prognosene. At alle skal kunne forklare prosessene og hvilke faktorer som påvirker tallene, understreker Johnsen og Hansen. Samtidig har vi vært opptatt av at den enkelte leder skal bruke tid på å lede, ikke være IT-ekspert. Vi må levere et verktøy som er enkelt, men samtidig inneholder all relevant informasjon på et sted. Erfaringen har lært oss at prognoser er en evig prosess. En ting er å vedta, noe helt annet er å ta i bruk og holde ved like. På samme måte er budsjett viktig ved planlegging, mens prognoser og planer er viktigere i løpet av året.

Løsninger fra SAS Institute 
Posten Norge har valgt løsninger fra SAS Institute til prognosearbeidet. Utgangspunktet for valget var at SAS allerede var samarbeidspartner på datavarehusløsninger, analyse og rapportering i Posten. I tillegg trekker Bjone frem faktorer som rask implementering, kvalitet og kontroll som viktige faktorer.
- Vi har våre data lagret på SAS datavarehus, noe som gjør det mulig å bygge effektive og integrerte løsninger. I tillegg gir det statistiske verktøyet oss full kontroll over modellene. Det er vi som kontrollerer alle detaljene og ikke en "black box" løsning. SAS leverer løsninger og rådgivning av høy kvalitet og gir oss de mulighetene vi har behov for.

For mer informasjon om løsningen, kontakt:
Merete Retzius
Sales Executive
SAS Institute AS
Telefon: + 47 23 08 30 50
E-post: info@nor.sas.com

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.