Gode spiraler bringer offentlig virksomheter fremover

Virksomhetsstyring er en løpende prosess som aldri tar slutt
- Fra planer og løfter til resultater i det offentlige

Mange offentlige virksomheter vil kjenne seg igjen i en hverdag med krav fra alle kanter. Budsjettene strammes inn, overordnede virksomheter setter strengere resultatkrav, publikum krever bedre service og media følger ressursbruken med argusøyne.

Kombinasjonen medfører ofte et feilaktig fokus på resultater i seg selv, og ikke hvordan man oppnår dem. Konsekvensen kan bli dårlig styring i form av feil ressursutnyttelse, manglende sammenheng mellom planer og budsjetter og dermed gale beslutninger.

Systematisk jobbing med mål, tiltak og samordning av overordnede strategier og budsjetter, vil gi virksomheten bedre kontroll på tilgjengelige ressurser, mulighet for å overvåke måloppnåelse og iverksette korrigerende tiltak.

Styring fremfor rapportering
Seniorrådgiver Knut Kielland Lund i SAS Institute har jobbet med prosjekter knyttet til virksomhetsstyring i en årrekke. Han ser alt for ofte at manglende realisme i mulighetene til å få gjennomført alle kravene, fører til at det brer seg en stemning av oppgitthet i mange miljøer.Situasjonen blir forsterket av stadige innstramninger og krav til lønnsomhet.

- Styringsdialogen blir vanskelig når operative enheter mangler dokumentasjon på hvilke tiltak som er iverksatt for å levere på økende forventninger til redusert kostnad, forteller Kielland Lund.

Gode spiraler, ja takk! 
- Det er populært å snakke om gode sirkler. Vi vil heller ha gode spiraler for å være sikker på at vi faktisk beveger oss fremover i stedet for å bli værende på samme sted.

Odd-Inge Hellesylt (t.h.), Sales Manager i SAS, er som Kielland Lund (t.v.)opptatt av at det er sammenheng mellom virksomhetens mål og det som faktisk måles. - Virksomhetsstyring er en løpende prosess som aldri tar slutt. Etter å ha vært gjennom første runde hvor man implementerer og operasjonaliserer sine planer, er det viktig å innse at dette kun er en start. Gjennom en strukturert fremgangsmåte får virksomheten mer erfaring og bedre informasjon for hver runde - og kommer inn i en god spiral.

Riktig fokus gir god styring
Mange offentlige virksomheter vil kjenne seg igjen i den hverdagen Kielland Lund og Hellesylt beskriver. SAS Institute har i dag markedets mest komplette løsninger for virksomhetsstyring. Siden 1976 har vi gitt våre kunder muligheten til å skape bedre resultater basert på innsiktsbaserte beslutninger. Avanserte statistikk- og analysemetoder i brukervennlige løsninger hjelper til med å avdekke nye sammenhenger og muligheter for forbedring.

SAS har kompetanse og erfaring med virksomhetsstyring både i offentlig og privat sektor. Vår styrke ligger i evnen til å bygge bro mellom kundenes virksomhetsprosesser og de teknologiske mulighetene.

Fra problembarn til best i klassen 
Oslo Fengsel vant SSØ-prisen i 2007. Prisen går hvert år til den offentlige virksomheten som gjennom beste virksomhetstiltak bidrar til effektiv ressursbruk i staten.

De endringene Oslo Fengsel gjennomgikk i de første 3 årene med ny styringsmodell, var så oppsiktsvekkende at regiondirektøren ønsket å innføre samme styringsmodell for samtlige tolv enheter i regionen.

I dag er Region Øst i Kriminalomsorgen blant de virksomhetene som har kommet lengst med bruk av en helhetlig virksomhetsstyring innenfor offentlig sektor.Et utradisjonelt område vil noen si, men faktum er at Oslo Fengsel ikke bare har effektivisert driften, men også bedret trivselen og redusert kostnadene.

- Vi har synliggjort hva som er mest kritisk for vår egen organisasjon. Dette har ført til konkrete innspill til effektiviseringstiltak. Kort sagt er vi alle blitt mer profesjonelle, sier Are Høidal (bildet), som etter mange år i Oslo Fengsel nå har sitt daglige virke ved Halden Fengsel.

Bedre helse med god virksomhetsstyring
Det er ikke bare Kriminalomsorgen som har hatt nytte av samarbeidet med SAS Institute. Aker Universitetssykehus i Oslo bruker analyse som grunnlag for bedre virksomhetsledelse.
- Potten er begrenset, og vår satsing på virksomhetsstyring handler om å utnytte ressursene på best mulig måte. Det stilles stadig tøffere krav til oss både fra publikum og politikere, forteller økonomidirektør Anders Frafjord (bildet) ved Aker Universitetssykehus i Oslo.

Han forteller at sykehuset har brukt mye tid på å la prosjektet modne i organisasjonen. Og at den enkelte leder nå opplever nytten. Frafjord sier videre at en viktig motivasjonsfaktor er at styringsinformasjonen gir en mulighet til å bruke pengene til det beste for pasientene.

- I en offentlig virksomhet som et sykehus er det mange som tar beslutninger. Det å finne korrekt og riktig informasjon er helt avgjørende. Kravene som stilles til oss øker hele tiden og da må vi utnytte de begrensede ressursene maksimalt. Sykehuset kan ikke bare tenke økonomi, men vi må få mest mulig ut av pengene, understreker Frafjord.

Modenhet og ambisjonsnivå
Oslo Fengsel og Aker Universitetssykehus hadde ulike utfordringer som utgangspunkt for å iverksette nye styringsmodeller, men prosessene har vært like på to viktige områder, nemlig modenhet og ambisjonsnivå.
- Den effekten du kan forvente av nye løsninger for virksomhetsstyring, er tett knyttet til skrittvis etablering av gode prosesser og lederengasjement for å sikre forankring i organisasjonen, er rådet fra SAS-konsulentene.

Står støtt på tre ben
- Ser du for deg et landmålerverkøty med tre ben, har du et godt bilde på sammenhengene i god virksomhetsstyring. Mangler du et ben, faller det overende. Det samme skjer i virksomheten, når det legges ensidig fokus på verktøy uten at prosesser og modeller er på plass.

Knut Kielland Lund er opptatt av helheten i offentlig virksomhetsstyring. - Basert på erfaringer fra ulike bransjer, har vi i SAS observert en del felles elementer som må være tilstede for å oppnå vellykket innføring av verktøy til støtte for virksomhetsstyring. Disse gjelder uavhengig av bransje, prosess og styringsprinsipper.

Han får støtte av kollega og seniorrådgiver Frode Langseth. - Fundamentalt i god målstyring ligger tiltaksgjennomføring. Det er gjennomføring av tiltak som skaper resultatoppnåelse.

SAS Institute samarbeider også med Helse SørØst og HelseNord med virksomhetsstyring. Sentralt i begge prosjektene er veien fra dokumentasjon av forretningsmessige, tekniske og prosjektmessige behov til implementering og iverksetting.

- Dersom helseforetakene skal bli bedre til å levere i henhold til samfunnets forventninger, må det identifiseres og iverksettes tiltak som blir gjennomført både på HF-, regionalt-og lokalt nivå. Det er avgjørende å følge opp på en effektiv og enhetlig måte, slik at man løpende kan analysere effekten av tiltakene, korrigere og sette i verk nye tiltak.

Synliggjøring av oppnådde resultater, gjennomføring av tiltak, samt analyse knyttet til forbedringsarbeidet, blir kritiske suksessfaktorer og en forutsetning for at helsevesenet skal lykkes.

Fordeler med totalprosjekt
- Vår erfaring er at det lønner seg å velge èn leverandør som følger og leverer virksomhetsstyring fra A til Å. Langseth understreker at dette ikke kun er et salgsargument.
- Det betyr at leverandøren er der for det lange løp og ikke kan peke på andre når resultatet ikke blir som planlagt. I tillegg vet du at teknologien blir utnyttet optimalt

Redusert risiko er bare èn av fordelene med å velge et totalprosjekt. Det gir også en raskere vei til målet. Tilrettelegging og utvikling av strategi og mål gjøres direkte i verktøyet, som blir malen og det man styrer på og i. Dette betyr at man kan starte tidligere med prioriterte oppgaver og kan tilpasse ambisjons-nivået til virksomhetens modenhet.

Med raskere vei til målet blir prosjektet også billigere og lettere å kontrollere.
- Vi har best erfaring med prosjekter der vi sammen med kunden setter ambisjoner og milepæler og har korte og klare leveranser. Målet er å skape gode spiral.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.