Automatisk varebestilling sparer tid hos Matas

"Man skal passe på med at beskrive den slags forandringer for rosenrødt, for det er ikke nemt at indføre innovativ ny teknologi i en hel kæde, der samtidig er inde i en række andre store forandringer. Når det er sagt, så er der ingen tvivl om, at den automatiske varebestilling er en succes. Vi fortsætter med den løsning og i dét spor", siger supply chain manager Jacob Sand fra Matas. Alle Matas-kædens butikker benytter nu en SAS-løsning til automatisk varebestilling og forecasting. Den intelligente logistik er én blandt mange store forandringer, som Matas gennemfører som led i skiftet fra ejerledelse til kapitalfondseje. Alene på logistik-området er hele lageret moderniseret med nyt pick to voice-lagersystem og lagerelevatorer.

"Nu står vi der, hvor en række forskellige projekter er ved at falde på plads. Mange af de strategiske projekter i overgangen fra selvejende kæde til kapitalkæde er færdige, og derfor er stemningen meget høj. Det har været en hård men spændende periode, hvor vi altså også har oprustet med den intelligente logistik", fortæller Jacob Sand.

Butikken sparer ni timer
SAS-løsningen står for disponering og ordreforslag fra butikkerne til det centrale lager. Butikkens medarbejdere kan typisk overskrive og ændre det SAS-genererede ordreforslag, hvis de kender til særlige omstændigheder. Matas kører test med butikker, hvor varebestillingen er fuldautomatisk, for at se, hvor langt vingerne kan bære i den automatiske varebestilling. Og her er resultaterne absolut opløftende:

"Nu ser vi for alvor effekten af systemet, hvor vi fuldautomatiserer varebestillingen. Butikken sparer op til ni timer pr. uge. Desuden har vi markant færre udsolgt-situationer, hvis den intelligente forecasting får lov at tage helt over og køre uden menneskelig indblanding", fortæller han. Tidligere klarede butikspersonale selv varebestillingen, og derfor er det et kulturskift at stole på computeren. Når en butik går over til fuldautomatiseringen, ser man et fald i lagerbindingen på nogle varer, og desuden ser man i starten et større indkøb af varenumre, som af en eller anden grund er gledet ud af en butik. Denne stigning i ordremængden giver så et større udbud af forskellige varer på hylden, som kunden kan se og købe.

Hurtig udvikling
"Aktuelt har vi gennemført et projekt på to måneder, så butikkerne nu også får automatisk varebestilling på de direkte varer; det vil sige varer fra en leverandør, som ikke leverer til Matas' centrale lager, men som leverer direkte til hver enkelt butik", forklarer en tilfreds Jacob Sand, der som supply chain manager løser opgaven med at udvikle SAS-løsningen med blot to medarbejdere. Han er tilfreds med samarbejdet med SAS Institute, der leverer software og konsulentydelser bag den intelligente logistik. SAS-løsningen står for disponering af varer til centrallager, ordreforslag til direkte leverandører, kampagnevarer, fordelingsvarer og langsigtet forecast til indkøb og leverandører.

Matas fik sin første erfaring med automatiseret varebestilling baseret på intelligent forecasting for et par år siden. Det skete i et positivt pilotprojekt i to butikker. Resultaterne var stærke, og dengang konstaterede logistikchefen, at den automatiske varebestilling viste potentiale til at reducere lagerbindingen med 40%. Disse resultater ville Matas naturligvis gerne udbrede til hele kæden og dermed realisere en flercifret millionbesparelse. Og hele projektet var ikke defineret som et besparelsesprojekt, for det overordnede formål var – og er – at spare butikspersonalets tidsforbrug til lagerstyring, så de kan koncentrere sig om at rådgive og levere oplevelser til kunderne.

Statistiske forecasts
Ud over at reducere butikspersonalets tidsforbrug på varebestilling ville Matas sænke lagerbindingen i butikkerne og samtidig reducere out of stock-situationer. SAS-løsningen tager højde for en lang række forhold, når det giver butikschefen et automatisk forslag til indkøb – heriblandt om det er en sæsonvare, trenden i varenummeret i den pågældende butik, åbningstider, varens leveringstid og flere andre forhold. Løsningen udtrækker nødvendige data fra de operationelle systemer og genererer statistiske forecasts om det fremtidige salg baseret på historiske salgsdata og på data om kampagner. De statistiske forecasts, data om lagerbeholdning og økonomiske nøgletal genererer en vareordre, som sendes til butikkerne, der skal godkende den, før bestillingen bliver afgivet.

"Tidligere har butikkerne i højere grad gættet sig til behovet, når de bestilte manuelt. Og det er klart, at frygten for at komme out of stock kan føre til unødvendig stor lagerbinding, men samtidig skal man ikke undervurdere al den erfaring, som butikkerne har opsamlet. Succes'en med automatisk varebestilling skyldes i høj grad vores dygtige butikschefer, som har set potentialet i automatiseringen. Det er en positiv oplevelse at arbejde tæt sammen med butikscheferne om det her system", siger Jacob Sand.

Kulturændring
"Vi bliver da mødt med rigtig mange gode spørgsmål ude i butikkerne. F.eks. ligner det en fejl, at systemet foreslår at bestille 36 varer hjem, hvis butikken kun har solgt 11 varer i de sidste 60 dage, men hvis de sidste ni er solgt i sidste uge, så er bestillingen pludselig meget relevant. Nu er det jo også principielt helt fint, at den sidste vare bliver solgt på den dag, hvor der kommer nye varer, men det betyder, at butiksmedarbejderne skal vænne sig til, at der ikke er mange varer på hylden", siger Jacob Sand.

Når SAS-løsningen automatisk bestiller varer, tager den højde for forventet salg og for varians. Den er også udstyret med regler for optimal lagerpolitik i forhold til anbrud på varen, og ordrestørrelsen bliver beregnet, så den vælger den billigste løsning i forhold til næste hele kolli. På den måde rummer den ganske avancerede "menneskelige" overvejelser, men den er stadig kun i stand til løse sin opgave, hvis butikspersonalet forsyner den med data om den faktiske lagerbeholdning i butikken.

Eksemplarisk udrulning
Projektet startede med, at logistikfunktionen valgte løsningen fra SAS Institute. Konsulenterne fra SAS Institute knuste de praktiske problemer sammen med Matas it-afdeling, så den nye løsning spiller sammen med data warehouse og ERP-systemet Dynamics. 

"Projektet har været helt eksemplarisk. Vi startede med de overordnede beslutninger, som vi tog sammen med SAS Institutes eksperter. Derefter blev procedurerne beskrevet og bygget af konsulenter fra SAS Institute, som også samarbejdede med it-afdelingen", siger Jacob Sand.

Forecasting i praksis
SAS Institute har erfaring og basissystemer til forecasting. Matas så forecast-løsninger hos ICA i Sverige og Storbritannien som led i butikskædens beslutningsproces. Kunderne hos SAS Institute vælger både trinvis og big bang-tilgang til projekter med forecasting og automatisk varebestilling. Fælles for løsningerne er, at de samler og strukturerer relevante data om varenummeret og eksterne forhold, der påvirker efterspørgslen efter varen. Over tid høster kunderne flere erfaringer, og så bliver forecastet stadig mere præcist. Læs mere om supply chain intelligence på SAS' løsningssider.