I en verden av strukturendringer, desentralisering, bydelsråd og nytt økonomisystem oppruster Familie- og Arbeidsmarkedsforvaltningen (FAF) i København kommune med et avansert ledelsesinformasjonssystem. Brukerne benytter sine nettlesere for å starte avanserte analyser i et datavarehus.

Sitat - Den nye strukturen i København og økt fokus på kvalitet og økonomi gir nye krav til ledelsesinformasjon. Den må være mer detaljert og fleksibel for å tilfredsstille spørrelystne politikere. Det er nødvendig å kunne belyse sammenhengen mellom økonomi og myke data. Vår oppgave er å kunne levere ledelsesinformasjon til både politikere og medarbeidere i den daglige styringen, sier Vicedirektør Sven Bjerre i Familie- og Arbeidsmarkedsforvaltningen (FAF) i København Kommune.

FAF i København kommune har nylig tatt i bruk et intranett som flytter ledelsesinformasjonen lengre ut i organisasjonen, åpner for nye datatyper og gir sofistikerte muligheter for brukerne. Det nye systemet er med forholdsvis få ressurser utviklet av konsulenter fra SAS Institute i tett samarbeid med FAFs egne eksperter innen ledelsesinformasjon.

SAS-løsningen
Løsningen bygger utelukkende på SAS systemet som via et intranett styrer brukernes forespørsler i et datavarehus på forvaltningens kraftige NT-server. Systemets multidimensjonale database tillater avanserte og dyptpløyende analyser, der brukerne kan sette i gang en stor analyse ved å peke og klikke i sin nettleser. Den nye og fleksible ledelsesinformasjonen er utviklet midt i en turbulent periode av omorganiseringer.

Kvalitative data til målstyring
- 500 brukere ser nå informasjonen i et grafisk brukergrensesnitt via nettleseren, noe som gir en flottere presentasjon av informasjonen. Med det er mye viktigere at vi nå kan få nye brukere ute i institusjonene med på systemet, for det gir oss tilgang til ny informasjon. For eksempel kan vi samle inn mer kvalitative data om en ansatts utdannelsesnivå, sier Sven Gaffron, på forvaltningens it-kontor.

Nettopp kombinasjonen av mye og kvalitative data med økonomidata er et område som kommunen fortsatt vil fokusere på i fremtiden. Det skjer som et ledd i forberedelsene av et ledelsesinformasjonssystem til ledelsen i FAF. Et system som belyser både aktivitetene og målrealiseringen på de mest sentrale mål i forvaltningen. Først mottar FAFs datavarehus informasjon fra 80 forskjellige delsystemer, blant annet systemer for beregning og utdeling av bistandshjelp, dagpenger, boligstøtte, lønn, daginstitusjon, hjemmehjelp, barn og unge og det nye økonomisystemet Oracle Financials. Data ligger tilrettelagt i mange dimensjoner fordelt etter forvaltningens organisatoriske struktur og saksområde.

- Nå kan brukeren lage sin egne multidimensjonale rapportering ved å peke og klikke på de nivåer og de områder det skal rapporteres om. Man får rett og slett et grafisk brukergrensesnitt til å lage sin egen sammenstilling av data på det ønskede nivå og med de ønskede dimensjoner. Jeg kaller det en virtuell kube, sier it-sjef Peter Hegnhøj. Teknisk sett blir brukerens klikk på skjermen via Java til en multidimensjonal forespørsel i det sentrale datavarehus.

Brukere på alle nivå
Brukerskaren på 500 personer hos FAF består både av gruppeledere, senterledelse og toppledelse. Gruppelederne ute i sosialsentrene bruker informasjonen i den daglige drift og de får noen faste rapporter, 120 skjermbilder med mengder, økonomi etc. De er så tett på det virkelige liv at de samtidig kan sjekke om den elektroniske informasjonen er riktig. Derfor utgjør de en svært viktig brukergruppe. Lederne av sentrene og fagkontorene vil se data fra forskjellige synsvinkler for å styre deres ansvarsområder og støtte ledelsen med informasjon. Dessuten lager analysemedarbeidere på dette nivået ad hoc-analyser. Ledelsen bruker systemet til å få overordnede nøkkeltall. Og som på alle nivåer kan man bore seg ned gjennom forskjellige lag i informasjonen og på den måte finne årsakene til en bestemt utvikling.

FAF skal bruke det nye systemet til å samle inn kunnskap om effekten av innsats, blant annet ved hjelp av elektroniske spørreskjemaer til brukerne av informasjonssystemet. I det hele tatt er ledelsesinformasjonens gjennomgripende overblikk en forutsetning for å målrette ressurser og innsats i kommunenes bydeler, så det sosiale arbeidet får størst mulig effekt.

Vil du vite mer om løsningene fra SAS kan du fylle ut kontaktskjemaet til høyre på siden.