I en verden med stadig strammere krav til effektiv økonomistyring i kommunene, ruster Københavns Kommune opp med et nytt økonomirapporteringssystem. I dag anvender f.eks. en medarbeider på en skole sin browser til å hente ut og gjøre økonomianalyser fra et intranet-basert datavarehus utviklet med SAS® programvare.

-Den nye desentraliserte styreformen som Københavns Kommune fikk for få år siden, øker kravene til effektiv økonomistyring. I en slik situasjon er det avgjørende at medarbeiderne i forvaltningene og forsøksbydelene har de beste mulighetene til å følge med på økonomien, sier adm. direktør i Økonomiforvaltningen, Kurt Bligaard.

Københavns Kommune er en virksomhet som årlig omsetter for mer enn 40 milliarder kroner. Med reformen av styrelsesvedtekter ble kommunen oppdelt i selvstendige forvaltninger, som hver styrer sin egen økonomi. -Økonomiforvaltningens arbeide er å samle trådene. Vår oppgave er bl.a. å levere styrings- og ledelsesinformasjon til både politikere og de medarbeidere som har bruk for det i sitt daglige arbeide, sier han.

Københavns Kommune har utviklet et nytt intranett-basert økonomirapporteringssystem. Dette er utviklet ved hjelp av SAS® programvare, slik at informasjonen flyttes lengre ut i forvaltningene. 2.500 medarbeidere kan i dag hente ut sine økonomiopplysninger fra et datavarehus, som er basert på tall fra København Kommunes Økonomi- og Ressurs-styringssystem (KØR). Dette datavarehuset er utviklet med forholdsvis få ressurser av kommunens egne utviklere fra Familie- og Arbeidsmarkedsforvaltningen samt konsulenter fra SAS Institute.

På salgsturné
-I løpet av 1999 konstaterte vi et behov for å supplere KØR med et datavarehus til bruk for økonomirapportering. Løsningen innebærer at data fra KØR blir overført til et datavarehus basert på SAS Systemet, sier visekontorsjef og projektleder i Økonomiforvaltningen Erik Madsen. Han forteller at KØR inneholder enorme mengder av økonomidata, og at det er bygget på verdens største MVS-baserte Oracle Application installation.

-Med vårt datavarehus ser brukerne rundt omkring i forvaltningene og forsøksbydelene nå på en lett og oversiktlig måte hvilke økonomistyringsdata som ligger gjemt i Oracle systemet. Hva de behøver for å få tilgang til økonomidata er en internett-browser. Datavarehus-projektet var ferdig i løpet av tre måneder, og så gikk Økonomiforvaltningen ut på salgsturné i forvaltningene og i forsøksbydelene. -Hvis ingen bruker systemet er det jo en feilaktig IT-investering, men medarbeiderne er begeistret for systemet.

Ny konsulentfunksjon
I dag bruker alle forvaltninger og forsøksbydeler systemet. Økonomiforvaltningen er nå i langt høyere grad enn før blitt en sparringspartner for medarbeiderne rundt omkring i kommunen. I det nye system ligger flere standardrapporter, som løser en rekke tilbakevendende rapporteringsoppgaver. Med få museklikk får medarbeiderne raskt og enkelt en økonomirapport over akkurat det nivå i kommunen som de ønsker. Ifølge Erik Madsen er brukerne spesielt begeistret for den særlige rapportgeneratoren. Denne er basert på en tidligere versjon utviklet av Familie- og Arbeidsmarkedsforvaltningen til bruk i deres eget informasjonssystem.

-Med rapportgeneratoren lager forvaltningene selv den økonomirapport som oppfyller deres konkrete behov. De lager en rapport hvor medarbeideren får de budsjett- og regnskapstall som de ønsker. En totalt fleksibel rapport, hvor de på skjermen kan bore seg ned i data etter behov. Erik Madsen forteller at en skoleleder som ikke har egentlige økonomiske forutsetninger nå kan få et raskt overblikk over skolens økonomi. Det lederen må gjøre er bare å klikke på skolen, og dermed kommer en ferdig økonomirapport frem på intranettet. En rapport, som uten videre tilretning legges frem for skolebestyrelsen. Tilsvarende gjelder også for pleiehjem, daginstitusjoner og liknende.

Vil du vite mer om løsningene fra SAS kan du fylle ut kontaktskjemaet til høyre på siden.