Klanten aan het woord /

SAS INSTITUTE B.V.
POSTBUS 3053
1270 EB
HUIZEN
TEL: 035 699 6900
FAX: 035 694 1952

Klanten aan het woord

PrintvriendelijkePrintvriendelijke

Klanten aan het woord

 

Academisch Ziekenhuis Aken: operatie geslaagd! Kwaliteitszorg onder één dak en kwaliteitsinformatie via één portal

Het academisch ziekenhuis Aken (UKA) is uniek in Duitsland. Het combineert elk aspect van medische en tandheelkundige zorg onder één dak. Bovendien biedt het UKA uitgebreide onderzoeksfaciliteiten voor ingenieurs, wetenschappers en artsen. Momenteel heeft het ziekenhuis 6.286 mensen in dienst, waarvan 67 professoren, 1.226 wetenschappers en 4.994 niet-wetenschappelijke medewerkers. De centrale chirurgieafdeling omvat meer dan 30 operatiekamers en een apart medisch centrum heeft zich gespecialiseerd in de ambulante zorg. Het UKA behandelt jaarlijks 44.000 interne patiënten en 112.000 patiënten buiten het ziekenhuis.

Na de verhuizing naar een nieuw klinisch complex in 1984 is het UKA verantwoordelijk voor de coördinatie van de functies van vrijwel alle diensten van de medische faculteit. Dit zijn de klinische, theoretische en klinisch-theoretische instituten, onderzoeksgebouwen, collegezalen en scholen voor diverse specialismen van de gezondheidszorg. Maar ook algemene faciliteiten zoals de apotheek, keuken, wasserij, centrale sterilisatie, archief en voorraad vallen hieronder. De opleidingsfaciliteiten voor medische en tandheelkundige studenten, artsen en andere studenten zijn zeer modern. Meer dan 2.700 studenten medicijnen en tandheelkunde studeren aan de medische faculteit van de Aachen University of Technology (RWTH).

Het samenbrengen van onderwijs, onderzoek en medische zorg onder een dak heeft veel voordelen. Tegelijkertijd leidt dat ook tot diverse managementuitdagingen, zeker op het hoogste managementniveau. UKA vertegenwoordigt een grote investering in de publieke gezondheidszorg en bundelt een uitgebreid netwerk van diensten en specialistische activiteiten. De kosteneffectiviteit - een optimale Return on Investment - is grotendeels afhankelijk van effectieve informatiestromen en goed vergelijkbare informatie voor antwoorden op vragen als: Wat zijn de sterke punten van onze organisatie? Wat de zwaktes? En wat is de oorzaak van deze zwakkere kanten? Alleen met de antwoorden op die vragen is het mogelijk om prioriteiten te stellen en de doelstellingen voor veranderingen te bepalen.

Net als in vrijwel alle grote organisaties heeft het UKA verschillende heterogene IT-systemen. "We hadden te maken met analyses die niet onderling te vergelijken waren omdat ze gebaseerd waren op diverse analytische systemen die bovendien geen uniforme terminologie gebruikten", zegt Volker Lowitsch, CIO van het universiteitsziekenhuis Aken.

Grote hoeveelheden data
Het UKA sloeg zijn data op in verschillende bronnen, operationele systemen en bestandsformaten. Dit alles binnen drie kernsystemen. Allereerst het ziekenhuis informatiesysteem Medico dat was geleverd door Siemens en in Oracle en Windows geïmplementeerd was. Daarnaast gebruikte het UKA het laboratorium informatiesysteem Swisslab, geleverd door Frey. Tot slot had het ziekenhuis aanzienlijk geïnvesteerd in zijn SAP R/3 Enterprise Resource Planning-systeem met de modules Materials Management (MM), Financial Accounts (FI), Financial Controlling (FC) en Human Resource (HR).

"Je hebt het dan over enorme hoeveelheden data", aldus Lowitsch. In Medico worden dagelijks zo'n 3,4 miljoen bestanden bijgewerkt. Swisslab genereert ongeveer 10 miljoen records per jaar en SAP R/3 bevat al 4,3 miljoen bestanden en blijft groeien. Zeker door de snelle toename van de data in de FI- en HR-modules.

"Met zoveel data in verschillende systemen wordt je dagelijks geconfronteerd met data-integratieproblemen. Managers willen medische en financiële gegevens combineren om de klinische effectiviteit te controleren", zegt Lowitsch. "Daarnaast spelen er nog grote kwesties rondom de kwaliteit van de data." Zo bevatten de Medico- en Swisslab-systemen informatie over dezelfde patiënten en de Medico- en SAP HR-systemen bevatten gegevens over dezelfde artsen. Bij het matchen van deze bestanden zorgen menselijke fouten en verschillende formaten voor problemen.

Toch was het in lijn brengen van de informatie uit afzonderlijke systemen niet de enige uitdaging. Tussen Medico en SAP was er sprake van een ander groot probleem. SAP R/3 en Medico zijn ontwikkeld als operationele systemen, waardoor het zeer lastig is om data voor hoogwaardige analyses te genereren. Zeker als de data uit applicaties (zoals R/3 'instances') komen die ook in verschillende modules zijn geschreven.

SAS vergroot waarde SAP R/3-data
De recente hervormingen in de Duitse gezondheidszorg maakten de uitdagingen van het UKA nog urgenter. De administratie van de gezondheidszorg in Duitsland is opgedeeld tussen leveranciers (ziekenhuizen) en de verzekeringen (ziektekostenverzekeringen) die de rekeningen betalen. Na de hervormingen moeten deze twee partijen hun rekeningen baseren op individuele cases. Hiervoor moeten artsen hun behandelingen volgens vaste categorieën registreren. Hoe sneller en accurater het UKA dit kan realiseren, hoe sneller het de ziektekostenverzekeraars kan factureren. Gezien de grote hoeveelheid behandelingen kan dit oplopen tot miljoenen euro's per dag. Het terugdringen van de vertragingen voorkomt hoge renteverliezen voor het UKA. Door het gebrek aan analytische mogelijkheden kon het UKA het zich dus letterlijk niet veroorloven om de data in SAP of Medico te laten staan.

Met de keuze voor de SAS Health Portal en SAS Business Intelligence-oplossing, inclusief een balanced scorecard, koos het UKA voor betere controle over zijn informatiebronnen. De keuze viel op SAS vanwege zijn technologische voorsprong in deze sector, de structurele investeringen in wetenschap en onderzoek, de bewezen analytische tools en een integratieplatform dat diverse leveranciers kan ondersteunen. De standaard SAS/ACCESS-interface met R/3 was volgens Lowitsch echter doorslaggevend. De implementatie van de eerste interface vergde door de interne complexiteit van SAP HR nog een flinke inspanning. Maar bij de andere R/3-modules verliep het veel beter en dat gold ook voor de Medico-interfaces. Bovendien is het onderhoud nu aanzienlijk afgenomen.

Begin 2005 stelde SAS de UKA-beslissers in staat om de waarde van de SAP R/3-data eindelijk optimaal te benutten. Lowitsch: "De gebruikersacceptatie van de nieuwe oplossing was door de verbeterde datakwaliteit zeer hoog." De gebruikers zijn klinisch directeuren, consultants, medische en commerciële managers, instituutsdirecteuren en de directeuren van de diverse bedrijfsonderdelen. Zij hebben nu via de uniforme schermen van SAS Healthcare eenvoudig toegang tot informatie. Deze schermen zijn ontwikkeld op basis van een pilotproject, waardoor de eindgebruiker in zeer korte tijd maximaal voordeel ervaart. Gebruikers kunnen nu in real-time of vrijwel direct over de meeste rapporten beschikken. Zo wordt 80 procent van de R/3-verzoeken nu binnen een dag verwerkt. Voorheen moesten gebruikers vaak wachten op de maandelijkse rapportageronde binnen SAP of Medico.

Lowitsch legt uit waarom dit het management heeft veranderd: "Veelgebruikte rapporten in Medico worden nu zeer snel, meestal een of twee dagen na het verzoek, geconverteerd. Voor de ingebruikname van SAS duurde dat vaak een paar weken. Bovendien konden niet alle verzoeken ingewilligd worden. In SAP R/3 konden heel wat queries niet beantwoord worden vanwege de inflexibiliteit van de SAP ABAP query tool. Daardoor waren we vaak afhankelijk van externe consultants."

Communiceren via één taal
In de praktijk betekent het vermogen om rapporten te produceren dat patiënten sneller en tegen lagere kosten geholpen worden. De planning van activiteiten is veel efficiënter als rapporten duidelijk maken waar de knelpunten in het proces liggen. De SAS-rapportages zorgen ervoor dat de operatiekamers, artsen en technici optimaal worden ingezet. Dit leidt tot minimale wachttijden voor de patiënten en maximale omzetstromen vanuit de ziektekostenverzekeringen.

Het UKA heeft al zijn kennissystemen ondergebracht in een organisatiebrede balanced scorecard-oplossing met SAS Strategic Perfomance Management. Deze oplossing ondersteunt het strategisch management en het bestuur van het gehele ziekenhuis. Naast keiharde feiten, zoals case-data biedt de balanced scorecard informatie over het niveau van de patiënttevredenheid en het succes van de interdisciplinaire samenwerking. "Met SAS hebben we onze ziekenhuisbrede informatiemanagement een compleet nieuw karakter gegeven", zegt Lowitsch. "Dankzij SAS communiceren we nu via één taal binnen het UKA. We kunnen vrijwel alle prestatiegegevens real-time inzien en kunnen er op vertrouwen dat de data integer en consistent is. Het SAS-systeem is zeer betrouwbaar."

Professor Dr. Walther Behrendt, Directeur-geneesheer van het UKA, voegt hier aan toe: "Zonder SAS had het management de snelle en doelgerichte vooruitgang niet kunnen realiseren. Dat heeft op dit moment al concrete kostenvoordelen opgeleverd."

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

CIO van het universiteitsziekenhuis Aken 

www.ukaachen.de

Academisch Ziekenhuis Aken

Uitdaging:
Integreren en analyseren van informatie uit meerdere bronnen en informatiesystemen.
Oplossing:
SAS biedt interne efficiënties, betere resourcemanagement, renteverlies wordt geminimaliseerd.

Zonder SAS had het management de snelle en doelgerichte vooruitgang niet kunnen realiseren. Dat heeft op dit moment al concrete kostenvoordelen opgeleverd.

Professor Dr. Walther Behrendt

Directeur-geneesheer van het UKA

Lees verder: