Open Universiteit wil dichter bij de student staan

SAS® 9 achter studentvolgsysteem, systeem voor bewaking van de onderwijskwaliteit en managementinformatie
Studenten aan de Open Universiteit Nederland ‘gaan niet naar college’, maar studeren meestal thuis, buiten kantooruren. Een goed studiedossier is belangrijk om de student-op-afstand en de studieprestaties niet uit het oog te verliezen. Nu ligt er een dubbeldoelstelling van het bestuur om met dit studiedossier tot een actiever relatiebeheer met de student te komen en om de kwaliteitsbewaking van het onderwijs op een hoger plan te brengen.

Vanuit het Limburgse Heerlen hanteert de Open Universiteit Nederland een uniek onderwijs model waarin het modulair onderwijs-op-afstand op academisch niveau verzorgt. Twintig jaar geleden was de Open Universiteit Nederland een vreemde eend in de bijt. Opgericht om mensen een tweede kans op hoger onderwijs te bieden, bleek al snel dat ze ook in een grote behoefte van om-, her- en bijscholing voorzag van reeds hoger opgeleiden. Ook het maatschappelijk belang van leven-lang-leren is de laatste jaren flink toegenomen en dat maakt de 

“De Open Universiteit Nederland moet iedere module van een opleiding opnieuw verkopen. Onze systemen zijn er voor meer dan administratie en informatie. Ze zijn ook essentiële marketinghulpmiddelen.”

Open Universiteit Nederland op belangrijke aandachtsgebieden koploper en een voorbeeld voor conventionele universiteiten en hbo- instellingen. Haar ervaring met het afstandsmodel en het modulaire aanbod, maken dat de Open Universiteit Nederland grote expertise heeft ontwikkeld in onderwijsvernieuwing en de ontwikkeling en toepassing van nieuwe technologieën. Daarbij is het altijd de kunst om de student, hoewel op afstand, toch de betrokkenheid van zijn onderwijsinstelling te laten ervaren.

Leven-lang-leren 
Net twintig jaar oud, is de Open Universiteit Nederland de jongste universiteit van ons land. Zoals iedere universiteit is ook de Open Universiteit Nederland lid van de VSNU. Ze heeft zes faculteiten en een onderwijs instituut die opleiden tot nationaal en internationaal erkende bachelor- en mastertitels. Deze faculteiten zijn Cultuurwetenschappen, Informatica, Managementwetenschappen, Natuurwetenschappen, Actief Leren, Psychologie en Rechtswetenschappen.

Begin 2004 heette de Open Universiteit Nederland de 250.000ste student welkom en in februari 2005 begon een cursist aan de miljoenste cursus. Gemiddeld staan er 24.000 studenten ingeschreven. ‘Open’ betekent dat de instelling geen eisen stelt aan de vooropleiding. De studenten benutten het aanbod vaak als tweede-weg onderwijs en voor her-, om- en bijscholing. Bij de Open Universiteit studeren dus vooral volwassenen, meestal omdat de kennis die ze bij een eerdere opleiding hebben verworven niet meer toereikend is, maar ook uit pure interesse voor nieuwe vakgebieden. Het zogenaamde leven-lang-leren vormt het bestaansrecht van de Open Universiteit, nu en in de toekomst.

Geen toeval
De Open Universiteit Nederland is zeker geen virtuele instelling. Het onderwijsmodel wordt ondersteund vanuit vijftien ontmoetingspunten, verspreid over Nederland. Daar ontmoeten docenten en medewerkers hun studenten voor onder meer de tentamens, studium generale, begeleiding, computergebruik, verenigingsactiviteiten en voorlichting. Maar toevallige ontmoetingen en terloopse gesprekken met een persoonlijke noot, zijn er maar weinig. Een goed studiedossier is belangrijk om studenten actief en sturend van persoonlijk advies te kunnen voorzien.

Unieke studietrajecten
De studenten van de Open Universiteit hebben niet alleen verschillende persoonlijke achtergronden, maar ze volgen ook nog vrijwel allemaal een uniek studietraject. Dat maakt het lastig de kwaliteit van het onderwijs en fl uctuaties daarin te meten. Vandaar de ambitie om tot één systeem voor kwaliteitsbewaking te komen.

Ronald Edelbroek, directeur Bureau van de Open Universiteit Nederland: “Een gewone universiteit haalt een student voor minstens een heel collegejaar binnen. De Open Universiteit Nederland moet iedere module van een opleiding opnieuw verkopen. Onze systemen zijn er voor meer dan administratie en informatie. Ze zijn ook essentiële marketinghulpmiddelen.”
Huub Breukers, directeur van het Onderwijs Service Center voegt daaraan toe: “Mensen studeren bij ons vaak naast hun werk. Als we een student veel willen bieden, hebben we per definitie te maken met veel langere relaties. Een volledige studie duurt zomaar een jaar of acht.”

Bijgestelde ambities
De Open Universiteit Nederland is een bestaande SAS-klant. De volledige management-informatie met student- en resultaat gegevens, is al gebaseerd op een datawarehouse in SAS8. En alle studenten kunnen hun studiedossier op basis van dit datawarehouse inzien via internet.

Duidelijk is dat de economische toekomst vraagt dat mensen een leven-lang-leren en dat de Open Universiteit Nederland een heel geschikte partij is om die onderwijsvraag in te vullen. Als gevolg van de verwachte groeimogelijk heden, zijn de ambities voor het informatiseringssysteem flink naar boven bijgesteld.

Saskia Kuneman, account manager van SAS Nederland: “Om de ambities waar te maken, moet de Open Universiteit Nederland het datawarehouse verrijken met financiële en meer persoonlijke gegevens. Maar men was in de bestaande situatie te veel tijd kwijt met het verzamelen en combineren van de benodigde gegevens in het datawarehouse.”

Ronald Edelbroek: “Toch waren we eigenlijk al een eind op weg met wat we willen. Voor de kwaliteitsbewaking dachten we bijvoorbeeld aan de invoering van de balanced scorecardmethodiek, van een derde partij. Maar toen kwam SAS met SAS9.”

Veel van wat de Open Universiteit Nederland wil bereiken, leek al standaard in SAS9 te zitten. “We houden niet van half werk”, zegt Edelbroek. “Maar het is nu eenmaal beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald.” De Open Universiteit Nederland maakte pas op de plaats om SAS9 te evalueren. En koos voor het volledig geïntegreerde SAS9-platform, zonder interfaces.

  “Alle studenten kunnen hun studiedossier op basis van dit datawarehouse inzien via internet”

Bewezen technologie
SAS bestaat ruim dertig jaar en is ‘s werelds grootste particuliere softwarehuis, met vrijwel alle grote namen als klant. Enerzijds is SAS een wereldspeler, anderzijds staat het midden in de Nederlandse maatschappij en is het vertrouwd met de eigenheden van het hoger onderwijs in ons land. Haar marktpositie dankt SAS aan klantgerichtheid en innovatie. Klantgerichtheid wil bij SAS zeggen dat het wil tegemoetkomen aan de huidige en toekomstige doelstellingen van Open Universiteit Nederland. Haar ervaring binnen het hoger onderwijs maakt SAS tot de partner die de beste methodieken en werkwijzen voor universiteiten en hogescholen kent en helpt die te implementeren. SAS zorgt dat haar innovatiekracht bijdraagt aan solide toepassingen vol nuttige mogelijkheden. Als geen ander weet SAS ruwe data om te vormen tot de waardevolle informatie die nodig is om doelstellingen te realiseren. De analysekracht die in SAS-toepassingen schuilt, is ongeëvenaard. SAS duidt dat aan met de leus ‘Beyond BI’, wat wil zeggen dat Business Intelligence bij SAS veel verder gaat dan wat in de markt gebruikelijk is.

Eén herleidbare waarheid
De Open Universiteit Nederland beschikt over een datawarehouse dat de onderwijsprocessen ondersteunt, waarmee het management informatie genereert en waaruit het kwaliteitskenmerken destilleert. Maar het combineren van de gegevens voor het datawarehouse uit de bronsystemen is nu te bewerkelijk. En het huidige systeem past niet bij de ambitie die de directie heeft neergelegd: de Open Universiteit Nederland wil doorgroeien naar een actief relatiebeheersysteem en een studentvolgsysteem dat geschikt is voor marketingdoeleinden. En nu ontbreekt het nog aan de balanced scorecard-functionaliteiten die de directie zoekt voor de kwaliteitsbewaking. Huub Breukers: “SAS9 betekent meer efficiëntie, een gemakkelijker weg naar het realiseren van de ambities en de beschikking over één waarheid, waarvan de gegevens te herleiden zijn. Het is een logisch dat we van onze eerste plannen met SAS8 zijn afgeweken.”

Beyond BI
Door de keuze voor SAS9, komt de informatisering van de Open Universiteit Nederland op een hoger niveau te liggen dan de ambities die de directie in eerste instantie definieerde. Door data effectiever om te zetten in informatie, blijft er tijd over om gericht te sturen op wat werkelijk belangrijk is. De Open Universiteit Nederland verwacht met ‘event driven’-acties onder andere meer studenten van een beter aanbod te voorzien en een hogere onderwijskwaliteit te kunnen realiseren.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.