Gelre Ziekenhuizen doet-het-zelf met SAS

Leerproces levert meer op dan alleen een prima ManagementInformatieSysteem
SAS werd door Gelre ziekenhuizen ingeschakeld om met het nieuwe vergoedingensysteem om te kunnen gaan. Gelre ziekenhuizen verandert met de implementatie mee. En pakt tegelijkertijd nog wat andere uitdagingen aan. Als moderne ziekenhuiscombinatie is Gelre ziekenhuizen de vrucht van fusies, en ook de verschillende IT-systemen waren meegefuseerd. Daarnaast is Gelre ziekenhuizen door het Ministerie aangewezen om mee te ontwikkelen aan het Nederlandse ziekenhuis-nieuwe-stijl, dat beter moet aansluiten bij de tegenwoordige zorgbehoeften. Gelre ziekenhuizen werkte nog met verouderde, papieren rapportages die onvoldoende informatie boden. En de uitdaging voor Gelre ziekenhuizen werd pas echt compleet met de invoering van een revolutionair vergoedingensysteem.

De informatievoorziening van alle Nederlandse ziekenhuizen is momenteel volop in ontwikkeling. Dat heeft te maken met de invoering van diagnose-behandelingcombinaties (DBC). Ook Gelre ziekenhuizen wilde hiervoor managementinformatie ontwikkelen en tegelijkertijd de bestaande manier van rapporteren dynamischer en papierloos maken. Vandaar dat het ziekenhuis zich al sinds 2000 oriënteerde op de mogelijkheid van een datawarehouse. Echt serieus werd het pas in de aanloop naar 2005, het jaar van de werkelijke invoering van DBC’s en het moment waarop het ziekenhuis een deel van de prijsafspraken met de zorgverzekeraars moest gaan maken in DBC-termen.

“Tot die tijd bleef het werken met DBC´s vrijblijvend”, zegt Marijke Flapper, hoofd Bureau Management Informatie & Control van Gelre ziekenhuizen. “Willen we geen inkomsten missen, dan moet iedereen met DBC´s werken: medisch specialisten, polikliniek assistentes, secretaresses en medewerkers patiëntenadministratie. Het overgrote deel van de geleverde zorg wordt vanaf 2005 namelijk via DBC’s afgerekend.“

Voorbeeld voor verandering
Gelre ziekenhuizen werkt in twee regio‘s, Apeldoorn en Zutphen, en bestaat uit drie ziekenhuislocaties en een buitenpolikliniek: de locaties Lukas en Juliana in Apeldoorn, Het Spittaal in Zutphen en de buitenpolikliniek in Lochem. Het Ministerie van VWS heeft Gelre ziekenhuizen aangewezen als koploperziekenhuis. Daarmee wordt Gelre ziekenhuizen uitgedaagd om voor de toekomst noodzakelijke vernieuwingen vorm te geven in een ziekenhuisnieuwe- stijl, met een verschuiving van langdurige opnamen naar poliklinische behandelingen, dagbehandeling en kortverblijf-opnamen.

Integreren
Behalve de papieren rapportages en de invoering van DBC’s, was het voor de toekomst van Gelre ziekenhuizen bepalend dat de locaties Apeldoorn en Zutphen met verschillende zieken huis-informatiesystemen (ZIS) werken. Apeldoorn werkt met DCC/ARS van Getronics Pinkroccade en Zutphen gebruikt EZIS van Chipsoft. Rapporteren aan één Raad van Bestuur, betekent dan: integreren van beide systemen.

“Rapporteren aan één Raad van Bestuur, vanuit vier locaties met twee systemen, betekent: integreren”

Inkomsten mislopen
Ziekenhuizen maken over een aantal DBC’s afspraken met verzekeraars. Daarbij gaat het niet alleen om de prijs, maar steeds meer ook om de kwaliteit van de zorg. Het IT-systeem moet de DBC’s aankunnen. Deze DBC’s omschrijven de zorg in een aantal dimensies: zorgtype, diagnose en behandeling. Voor elke patiënt wordt een DBC geopend, en die moet ook weer worden gesloten wanneer diagnostiek en eventuele behandeling zijn afgerond. Pas daarna kan een DBC worden gedeclareerd. Een patiënt waar geen DBC voor is aangemaakt in het systeem, kost wel geld, maar levert niets op. Daarom is Gelre ziekenhuizen er ook alles aan gelegen de DBC-registratie volledig en betrouwbaar te laten verlopen.

Geïntegreerde oplossing
Toen het duidelijk werd dat de DBC systematiek ingevoerd werd, benaderden leveranciers van datawarehouses de ziekenhuizen actief met hun oplossingen. Gelre ziekenhuizen startte hiervoor een project en stelde een lijst op met mogelijke leveranciers.

De gedachte om SAS in deze lijst op te nemen, was nog bij niemand van Gelre ziekenhuizen opgekomen. Marijke Flapper: “Alleen het Flevoziekenhuis werkte er toen mee en dat is niet helemaal vergelijkbaar met ons ziekenhuis”.

Ook niet bij IT-deskundige Marthijn Lankhorst van Gelre ziekenhuizen. Maar hij zag wel de beperkingen van de systemen die wel op de lijst stonden: “Traditionele leveranciers werken voornamelijk met kant-en-klare pakketten met een vast datamodel voor het inlezen van gegevens en afzonderlijke tools voor de extractie, conversie, opslag en presentatie van de informatie.” De complexe IT-omgeving, zou zich moeten voegen naar de nukken van een datawarehouse met een vast datamodel. Een ongewenste situatie, waardoor de deur toch op een kier bleef staan voor SAS.

“In tegenstelling tot SAS, werken traditionele leveranciers binnen de zorgsector met kant-en-klare pakketten, vaste datamodellen en afzonderlijke tools voor de extractie, conversie, opslag en presentatie van informatie”

Accountmanager Maurice Extra van SAS Nederland wist Gelre ziekenhuizen op het allerlaatste moment te verleiden tot een demonstratie. De projectgroep datawarehouse, waar Flapper en Lankhorst deel van uitmaakten, was onder de indruk van het geïntegreerde karakter van SAS. De integratie van data-extractie, -opslag en rapportage, vormde een goed antwoord op het probleem van de hybride IT-omgeving. Ook bood SAS volop mogelijkheden voor de directe behoefte aan verbeterde, digitale en dynamische management informatie en verdere ambities.

Ruimte voor de toekomst
SAS bestaat sinds 1976 en is marktleider op het gebied van business intelligence software en dienstverlening. SAS´ visie is, ´meer dan het denkbare uit data halen´ en haar missie is, ´met SAS-software meer waarde toevoegen aan ondernemingen´. SAS heeft wereldwijd meer dan 40.000 klanten. Enerzijds is SAS een wereldspeler, anderzijds staat het midden in de Nederlandse maatschappij en is het vertrouwd met de eigenheden van de medische sector in ons land. SAS dankt haar marktpositie aan klantgerichtheid en innovatie. Klantgerichtheid omdat SAS wil tegemoetkomen aan de huidige en toekomstige doelstellingen van Gelre ziekenhuizen. Haar ervaring binnen de medische sector maakt SAS tot de partner die de beste methodieken en werkwijzen voor ziekenhuizen kent en die helpt te implementeren. SAS zorgt dat haar innovatiekracht bijdraagt aan solide toepassingen vol nuttige mogelijkheden. Als geen ander weet SAS ruwe data om te vormen tot de waardevolle informatie die nodig is om doelstellingen te realiseren. De analysekracht die in SAStoepassingen schuilt, is ongeëvenaard. SAS duidt dat aan met de leus ´Beyond BI´, wat wil zeggen dat Business Intelligence bij SAS veel verder gaat dan wat gebruikelijk is.

Ontsluiten van databronnen
Lankhorst: “We werkten met een ZIS in Apeldoorn, een ZIS in Zutphen, Exact voor de fi nanciën en HR-Access voor het personeel. De DBC´s stonden voor de deur en we hadden een boel ambitie wat betreft de managementinformatie. In het plaatje van SAS viel het allemaal goed op zijn plaats.” De grootste uitdaging zat erin om de verschillende databronnen te ontsluiten voor het SAS9-platform, met behulp van Access to PC Files en ODBC.

Leermomenten
Op basis van het advies van de projectgroep datawarehouse gaf de Raad van Bestuur toestemming om licenties en adviesuren aan te schaffen. Lankhorst: ”Die adviesuren zijn leermomenten geworden. We doen veel zelf. Soms een beetje langzaam naar de zin van SAS.” Flapper: “Het gaat ons erom dat vanuit SAS kennis wordt overgedragen naar onze organisatie, waardoor we zelf de mogelijkheid hebben het datawarehouse verder te ontwikkelen. Daarbij is het ook van belang dat de organisatie en de systemen die we bouwen gelijke tred in hun ontwikkeling houden.”

Eigen volgorde
In augustus 2003 ging de bouw van start. De eerste fase rondde Gelre ziekenhuizen in februari 2004 af. De financiële en personele systemen leverden toen hun gegevens aan het SAS datawarehouse en Gelre ziekenhuizen kon die gegevens vanuit SAS rapporteren. Inmiddels is ook het tweede ZIS ontsloten en kan Gelre ziekenhuizen zich volledig richten op de verdere ontwikkeling van DBC-informatie. Daarnaast wil Gelre ziekenhuizen ook SAS ETL Studio en SAS Enterprise Guide inzetten om de vele mogelijkheden van SAS optimaal te benutten.

Toekomst
Gelre ziekenhuizen heeft inmiddels besloten dat het overgaat op eenzelfde ZIS voor de beide ziekenhuislocaties. Papieren rapportages behoren voortaan tot het verleden en hebben plaatsgemaakt voor een dynamischer, elektronische weerspiegeling van de werkelijkheid. Met een scherp inzicht in de data, kan Gelre ziekenhuizen de verdere onderhandelingen over DBC´s in.

“Daarnaast heeft onze keuze voor SAS ons in staat gesteld om veel te leren, veel zelf te doen en onze organisatie daarin mee te nemen”, zegt Flapper.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.