Klanten aan het woord /

SAS INSTITUTE B.V.
POSTBUS 3053
1270 EB
HUIZEN
TEL: 035 699 6900
FAX: 035 694 1952

Klanten aan het woord

PrintvriendelijkePrintvriendelijkePDF PDF

Klanten aan het woord

 

Gemeente Westerveld profiteert van geïntegreerde rapportages met SAS

Tijdsbesparing en grotere zekerheid over de kwaliteit van opgeslagen gegevens en gemaakte rapporten.

De meeste gemeentetaken binnen de gemeente Westerveld zijn met Centric-applicaties geautomatiseerd. Deze autonome systemen ondersteunen elk een specifiek onderdeel van de gemeentetaken, zoals WOZ, WMO, Bouw en Woningtoezicht, en Belastingen. Elke applicatie heeft eigen data en rapportage hieruit. Het was onmogelijk om mutatie en gevolg snel inzichtelijk te krijgen. Om dat te realiseren, moesten medewerkers rapportages uit verschillende systemen handmatig vergelijken. Eventuele wijzigingen of vervolgacties werden dan handmatig in een ander systeem uitgevoerd. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Met SAS kan de gemeente nu snel en eenvoudig geïntegreerde rapportages maken door gegevens te koppelen uit alle databases. Deze werkwijze bespaart tijd en verhoogt de kwaliteit van de rapportage en informatievoorziening.

“In veel gevallen was een rapportage het startpunt voor een handmatige vervolgactie in een ander systeem” zegt Michiel Koning, applicatiebeheerder bij de gemeente Westerveld. ““Ik zag eigenlijk meteen de voordelen die het gebruiken van SAS kon opleveren binnen onze gemeente. Als businesscase heb ik een proefopstelling gemaakt en op basis van SAS gegevens uit verschillende applicatiedatabases ontsloten en in een geïntegreerde rapportage verwerkt.” De eerste rapportage met SAS betrof de koppeling tussen Bouw- en Woningtoezicht- en WOZ-gegevens. In de pilot slaagde Koning er in om rapportages te genereren met gegevens uit beide systemen. Het resultaat is een standaardrapportage waarbij een melding van bouwwerken, bijvoorbeeld een verbouwing, gekoppeld is aan het WOZ-object in het WOZ-systeem.

Tijdwinst

In de oude situatie werd er maandelijks uit het systeem een lijst meldingen voor Bouw- en Woningtoezicht opgesteld. Maar deze werd dan naar de WOZ-afdeling gemaild waar de WOZ-afdeling het WOZ-object erbij zocht om vervolgens te bepalen of de WOZ-waarde nog correct was. Zonder geïntegreerde rapportage kostte dit omslachtige proces gemiddeld een dagdeel per maand. In de pilot wist Koning daar met SAS circa drie uur tijdwinst op te boeken. “Een rapportage is nu razendsnel gemaakt. De gewenste data wordt uit de systemen geïmporteerd, nabewerkt en vervolgens in Excel aangeleverd.” Naast hogere snelheid en accuratesse zijn er volgens Koning ook financiële voordelen.“Door deze geïntegreerde rapportage is de kans dat de WOZ-waarde na verbouwing ongewijzigd blijft minimaal. Door deze automatische vergelijking van gegevens wordt de WOZ-beschikking altijd op basis van correcte gegevens vastgesteld. Zo voorkomt men inkomstenderving door fouten of gebrek aan juiste informatie. Dat is extra relevant omdat in Westerveld geregeld huizen met een agrarische bestemming verbouwd worden tot woonboerderijen. In het algemeen leidt dat een aanzienlijke stijging in de WOZ-waarde. De kans dat een waardestijging niet opgemerkt wordt, is nu minimaal.”

Beter voorbereid op pad

De eerste koppeling op basis van SAS was voor Westerveld slechts het begin. Inmiddels heeft Koning in SAS ook een rapportage voor de WMO- en WOZ-applicaties ontwikkeld. “Als de WMO-afdeling een verzoek voor aanpassing van een woning krijgt, is het belangrijk om te weten wat voor soort woning het is. Naast de vraag of het gaat om een huurwoning en wat de precieze inhoud is, is de WOZ-waarde ook bepalend. Door die gegevens te koppelen en op te nemen in een automatisch gegenereerd rapport hoeven de betreffende ambtenaren minder uitzoekwerk te doen. Dat scheelt tijd en mensen gaan beter voorbereid naar een woning toe voor een inspectie. Alle relevante informatie is eenvoudig en snel voorhanden.”

Sinds de gemeente met SAS werkt, ontvangt Koning veel meer verzoeken voor rapportages. “Collega’s zien de voordelen van de geïntegreerde rapportages en willen die nu ook optimaal benutten binnen hun eigen afdeling.” Een voorbeeld van een adhoc-rapportage is het fiatteren van de WOZ-waarde. De WOZ-waarde van huizen is gebaseerd op drie recente huizenverkopen in de nabije omgeving. Daarbij moeten de nieuwe WOZ-waarden gefiatteerd worden. “Om te controleren of alle WOZ-objecten een nieuwe waarde hebben gekregen, heb ik een rapportage gemaakt op basis van de relevante peildata en met een koppeling naar de belastingapplicatie die de beschikkingen maakt. Als daar sprake is van mismatch voor een bepaald object, moet daar naar gekeken worden. In het verleden zou een dergelijk traject aanzienlijk meer tijd kosten. Nu er plannen zijn om de waardering van de WOZ-waarde jaarlijks aan te passen, is het geen probleem hier een standaard rapportage van te maken.”

Kwaliteitsimpuls

SAS biedt Westerveld nog legio mogelijkheden om snel kwalitatieve geïntegreerde rapportages te ontwikkelen. Koning: “In het verleden kwam het wel voor dat de rapportagetool een misinterpretatie maakte. In dat geval was de rapportage niet correct. Daardoor kon het voorkomen dat de gegevens in het systeem van de gemeente bijvoorbeeld niet overeenkwamen met de controlegegevens van het CBS. De gemeente is als bronhouder verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). We moeten dus zeker weten dat deze data klopt.” Met de SAS-rapportage is het mogelijk om zonder conversieslagen rapportages te maken. De gemeente Westerveld kan dus als het ware eerlijker naar data kijken en weet zo zeker dat de data in de GBA klopt. Koning: “Daarmee hebben we een flinke kwaliteitswinst behaald. In het geval van een audit hoeven we geen problemen te verwachten. Bovendien kunnen we deze ervaringen ook goed benutten voor de toekomstige ontwikkelingen rondom de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). De invoering van de BAG zal duidelijk maken hoe verschillend adressen en gebouwen geregistreerd zijn binnen gemeenten. Met het juiste overzicht kunnen verschillen snel opgespoord en opgeschoond worden. Het is duidelijk dat we met de rapportages die we in SAS ontwikkelen niet alleen nu veel voordelen behalen, maar ook in de toekomst liggen er nog voldoende kansen.”

 

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

Gemeente Westerveld

Uitdaging:
Nederlandse gemeenten moeten hun administraties van woning, bouw en belastingen steeds beter op orde hebben om elk moment wijzigingen en gevolgen te kunnen rapporteren aan burger en overheidsinstanties. De afdelingen binnen de gemeente Westerveld hadden eerst alleen de beschikking over rapportages uit verschillende afzonderlijke systemen, die elk een individuele gemeentetaak ondersteunen. Hierdoor was het lastig om relevante gegevens uit verschillende systemen te vergelijken of te koppelen om de benodigde rapportages te maken.
Oplossing:
Met Base SAS combineert de gemeente Westerveld gegevens uit verschillende gemeenteapplicaties.en maakt het geïntegreerde rapportages onder andere op het gebied van WOZ, WMO, Bouw en Woningtoezicht, en Belastingen.
Voordelen:
Gemeente Westerveld is in staat om de benodigde geïntegreerde rapportages uit verschillende applicaties te maken. Dit voorkomt extra handmatige handelingen en vergelijkingen, bespaart tijd en biedt de gemeente zekerheid over de kwaliteit van de opgeslagen gegevens en gemaakte rapporten. Bovendien is het eenvoudiger te controleren of gemeentebelastingen geïnd worden op basis van actuele gegevens.
Bedrijf:
De gemeente Westerveld ligt in Zuidwest-Drenthe en heeft ruim 19.000 inwoners met een oppervlakte van 28.300 hectare. De gemeente is in 1998 ontstaan uit een fusie van de gemeenten Diever, Dwingeloo, Havelte en Vledder. Alle vier hebben landelijke, agrarische gebieden met veel recreatiemogelijkheden.

Door de geïntegreerde rapportage en daarmee automatische vergelijking van gegevens wordt de WOZ-beschikking altijd op basis van correcte gegevens vastgesteld. Zo voorkomt men inkomstenderving door fouten of gebrek aan juiste informatie. We hebben een flinke kwaliteitswinst behaald. In het geval van een audit hoeven we geen problemen te verwachten. Bovendien kunnen we deze ervaringen ook goed benutten voor de toekomstige ontwikkelingen rondom de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG).

Michiel Koning

Applicatiebeheerder

Lees verder: