Geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem

Wachttijden omlaag door sneller en beter inzicht in kritische bedrijfsvoering

"Er is te veel informatie aanwezig. Maar te weinig analyse. Welke informatie heb ik ècht nodig? En hoe kan ik die informatie ontsluiten?" Voor een antwoord op die vragen schakelde het Flevoziekenhuis uit Almere SAS in. Na reeds 6 weken was het management in staat om grote hoeveelheden gegevens om te zetten in zinvolle informatie voor een betere patiëntenzorg. Johan Mooij, Directeur Beheer van het Flevoziekenhuis: "Onderhoud en ondersteuning is perfect, het is boven verwachting, geweldig!"

Het Flevoziekenhuis is een algemeen ziekenhuis, waarin alle gangbare specialismen zijn vertegenwoordigd. Het beleid is gericht op hoogwaardige 'zorg op maat', het ziekenhuis is een belangrijke spil in de gezondheidszorg van de regio. Een belangrijke doelstelling van het Flevoziekenhuis is het verhogen van de productie, zodat het zorg kan dragen voor 85% van de nieuwe bevolking van Almere - het aantal inwoners van de stad zal tegen 2010 verdubbeld zijn.

Om mee te kunnen gaan in de groei en modernisering, moesten de managers van het Flevoziekenhuis de voortgang van hun processen bekijken en deze informatie gebruiken voor belangrijke besluitvormingen met betrekking tot het ziekenhuis en de patiënten. Tijdens dit proces ondervonden de managers dat ze over zeer veel informatie, maar over zeer weinig analyses en uitleg van deze informatie beschikten. Het was haast onmogelijk om de informatie te consolideren, omdat deze afkomstig was uit allerlei verschillende systemen en afdelingen en deze informatie niet te integreren bleek.

Ergernissen 
De verschaffing en verspreiding van managementinformatie aan het management was onvolledig, tijdrovend en moeilijk te onderhouden:

• Besluitvormers beschikten niet over de juiste informatie op het juiste moment om de juiste beslissing te kunnen nemen.
• Veel managers hebben nooit gebruik gemaakt van de papieren verslagen en zijn bij het nemen van beslissingen altijd op hun gevoel afgegaan.
• Gegevens en informatie omtrent elk proces, product of elke patiënt waren niet geïntegreerd. Hierdoor was het niet mogelijk om verslag uit te brengen over verschillende aspecten.
• Het opstellen van maandverslagen nam ongeveer 2,5 dag in beslag.
• Het maken van kwartaalverslagen was te ingewikkeld en nam 2-3 weken in beslag.
  

Fundament 
Het tekort aan dit inzicht belemmerde het management in het uitvoeren van een essentiële kerntaak van het dagelijks management: het beoordelen van de kwaliteit van het ziekenhuis, het reduceren van de kosten, het verbinden van kosten aan activiteiten/ producten, het evalueren van groeitendensen en het kunnen voorspellen van de vraag. Passend binnen een initiatief van de overheid (de Diagnose Behandeling Combinatie (DBS)) ging het Flevoziekenhuis op zoek naar een geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem om de bedrijfsvoering van het ziekenhuis uiteindelijk te optimaliseren.

Uit een longlist van 8 softwareleveranciers werd na een zorgvuldige selectieprocedure SAS gekozen als partner. Taak van SAS was het opzetten van een gebruikersvriendelijk informatiesysteem voor het verkrijgen en integreren van gegevens uit allerlei soorten informatiebronnen. Daarnaast moest dit systeem verslagen regelen gericht op de specifieke behoeften van het ziekenhuis zonder diens bestaande systemen te hinderen of te vertragen.Bij het kiezen van de juiste software vond het Flevoziekenhuis het belangrijk dat de managers niet te veel tijd hoefden te besteden aan het maken van verslagen - ze moeten de beschikbare informatie met één druk op de knop kunnen ophalen, zodat ze meteen een totaal overzicht hebben.

Enterprise Management Informatie Systeem 
Door het opzetten van een geavanceerd Enterprise Management Information System (EMIS) is het inmiddels mogelijk om toegang te krijgen tot essentiële geïntegreerde informatie omtrent patiënten en hun verzorging en de bijbehorende processen. Het EMIS is gebaseerd op een datawarehouse dat voldoet aan de nieuwe wensen en voorziet in de nieuwe behoeften op het gebied van rapportering.

Johan Mooij over de oplossing die SAS implementeerde: "SAS software levert een gebruikersvriendelijke, kosteneffectieve methode om gegevens uit alle informatiebronnen binnen het Flevoziekenhuis te verzamelen en te integreren en ze in een datawarehouse in te voeren. Vervolgens zorgt SAS software ervoor dat de informatie wordt verkregen, gerapporteerd en verspreid. De verslagen worden aangepast aan de zakelijke behoeften van het Flevoziekenhuis. Het datawarehouse werkt geheel automatisch, hetgeen de onderhoudskosten drukt en de kwaliteit van de gegevens ten goede komt."

Voordelen - na 6 weken resultaat 
Om alle informatie en analyses uit het EMIS systeem inzichtelijk te maken voor de managers is een SAS web-informatiesysteem opgezet. Deze portal maakt het mogelijk om in een fractie van een seconde operationele en managementinformatie op te vragen met slechts één muisklik. Bovendien kan de beschikbaar gestelde informatie afgestemd worden op de manager die de informatie ontvangt - met het oog op een betere efficiëntie en productiviteit.

Na zes weken waren de eerste resultaten al zichtbaar - de kortste periode die ooit door een softwareleverancier is behaald. Dit heeft geleid tot aanzienlijk minder tijdverspilling door eindgebruikers; ze hoeven de informatie niet meer op te zoeken, maar krijgen deze automatisch.

Alle ziekenhuismanagers zijn zeer enthousiast over de nieuwe informatie die ze binnen handbereik hebben. Johan Mooij, Directeur Beheer van het Flevoziekenhuis: "Voorheen maakten veel managers nooit gebruik van de schriftelijke verslagen en lieten ze zich bij het nemen van beslissingen leiden door hun gevoel. Procedures veranderen, omdat artsen nu een beter overzicht over patiënten en patronen hebben en het niet meer per geval hoeven te bekijken. Hierdoor kunnen ze beter plannen hetgeen uiteindelijk ten goede komt aan de patiëntenzorg. De wachttijd voor ingeplande patiënten is, mede dankzij dit traject, teruggebracht van 16 weken naar 9 weken."

Toekomst 
De eerste resultaten van de implementatie van dit traject zijn boven verwachting. Maar de ontwikkelingen bij het Flevoziekenhuis staan niet stil:

• Er werken momenteel 1200 personeelsleden en 80 artsen in het ziekenhuis
• Vandaag de dag heeft het ziekenhuis een jaarlijkse omzet van meer dan €75 miljoen met 82.000 nieuwe patiënten en 20.000 patiënten voor één nacht.
• Tegen 2010 zal het aantal nieuwe patiënten zijn verhoogd tot 120.000.
• Het totale aantal patiënten bedraagt momenteel 270.000; tegen 2010 zal dit aantal zijn verhoogd tot 400.000.
• Het wordt een academisch ziekenhuis.
  

Al deze groei vraagt om nog meer verbetering. Met het oog op de toekomst werkt het Flevoziekenhuis samen met Zorggroep Almere (ZGA) die de nazorg van de patiënten verzorgt. De informatie die het Flevoziekenhuis verzamelt, ontsluit en analyseert, is nodig voor ZGA en verder in het patiëntenproces ook voor huisartsen. Het gaat om een enorme hoeveelheid kwalitatieve informatie, en met de hulp van SAS zal de gezondheidszorg voor mensen in de regio Almere verbeteren.

Volledige integratie 
De volgende stap is om alle betreffende informatie omtrent een patiënt (de operationele informatie) te integreren. Via het gebruik van nieuwe technologieën kan het aantal patiënten met 100% verhoogd worden, terwijl de IT-afdeling slechts met 50% hoeft te groeien. Johan Mooij: "De behoefte aan informatie en analyses voor managers, artsen, zorggroepen, huisartsen, lokale en provinciale overheden en patiëntgroepen zal enorm stijgen en dit alles zal worden ondersteund door SAS."

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.