Volledig inzicht in kosten en winst

PCM Uitgevers, een van de grootste uitgeverijen van Nederland, had moeite om financiële transparantie van de eigen kosten te verkrijgen wegens gebrek aan informatie omtrent kosten en winstgevendheid. SAS werd ingeschakeld om in samenwerking met AtosKPMG Consulting een cost management systeem te implementeren. De implementatie van de SAS-software heeft een aanzienlijke invloed gehad op de kostenreductie. Maar van bijna net zo groot belang is de culturele verandering die de software met zich heeft meegebracht; het kostenbesef.

De concurrentie in het bedrijfsleven is tegenwoordig moordend, en leidinggevenden zijn continu op zoek naar manieren om de financiële resultaten te verbeteren. Belangrijke hulpmiddelen daarvoor zijn de eigen boekhoudsystemen. De traditionele boekhoudsystemen, die voornamelijk zijn ontworpen met het oog op externe verslaggeving, bieden echter geen informatie over bedrijfsprocessen, kostenstromen en kostenaanjagers, die grote invloed hebben op de bedrijfsresultaten. Traditionele kostenberekeningsystemen hebben met name tekortkomingen wanneer ze gebruikt worden voor interne managementdoeleinden:

1. Ze zijn niet in staat om redelijk nauwkeurige berekeningen te maken van individuele product-, service-, klanten- of proceskosten
2. Ze zijn niet in staat om bruikbare feedback aan het management te leveren met het oog op de bedrijfscontrole. Hierdoor nemen managers van complexe organisaties veel belangrijke beslissingen over prijsbepaling, producten, allocatie van geldmiddelen en budgettering op basis van onnauwkeurige en onjuiste informatie omtrent kosten en winstgevendheid.
   

Te weinig inzicht in kosten en winstgevendheid
PCM Uitgevers, een van de grootste uitgeverijen van Nederland, had moeite om financiële transparantie van de eigen kosten te verkrijgen wegens een tekort aan informatie omtrent kosten, winstgevendheid en maatregelen ter verbetering van de kwaliteit. Daarom richtte PCM Uitgevers een tijdelijke afdeling op voor het ontwikkelen en implementeren van controle-instrumenten om diverse bedrijfsonderdelen op effectievere wijze te kunnen managen. Het grootste probleem voor de onderneming was een tekort aan inzicht, transparantie en informatie voor de business units (BU), zodat deze hun activiteiten beheren en de juiste winstgevende beslissingen kunnen nemen. Een andere zorg was het ontbreken van inzicht in de winstgevendheid van elke specifiek titel.

Kostenallocatie
Ook de ICT, distributie en facilities management afdelingen van PCM Uitgevers hadden geen inzicht in de kosten en dus wisten diens (interne) klanten niet hoe groot de invloed was van de kosten van ICT, distributie en facilities per BU of productlijn. Het gevolg was, dat niet duidelijk was wat de daadwerkelijke meerwaarde was van bijvoorbeeld ICT. SAS^® Activity-Based Management Het tekort aan inzicht en financiële transparantie werd opgelost door de implementatie van een nieuw cost management systeem: SAS^® Activity-Based Management (ABM). Dit systeem levert financiële informatie die goed inzicht geeft in de kosten en de winst die samenhangen met een product, klant en service- of bedrijfsprocessen.

Het project werd gestart in samenwerking met AtosKPMG Consulting, dat zorgde voor de eerste allocatieberekeningen en voor de vormgeving van het model. Het opstellen van het model voor de kostenallocatie voor ICT nam een jaar in beslag; PCM Uitgevers voerde een tijdsregistratiesysteem in om de benodigde gegevens te verzamelen, hetgeen de meeste tijd kostte. Alle basisregistraties moesten worden gecontroleerd en beheerd met het oog op de input voor het kostenmodel.

Het bedrijfsmodel dat uiteindelijk is gecreëerd, ondersteunt voortdurende winstgevendheidanalyses, kostenbeheersingmaatregelen, gedeelde service management, planning en budgettering, en capaciteitsoptimalisatie.

Resultaat
De ontwikkeling van het cost management model voor distributie nam 5-6 maanden in beslag en voor salarissen 2 maanden – de gegevens waren van betere kwaliteit. Het was niet slechts een kwestie van alle kosten invoeren – alle activiteiten die aan de kosten ten grondslag lagen, moesten worden geregistreerd.

Vanaf het moment dat men inzicht had in de kosten, werd per BU’s inzichtelijk aan welke productlijn de kosten toe te schrijven (bijvoorbeeld elke krant). Deze informatie werd gebruikt bij het nemen van beslissingen, bijvoorbeeld investerings- en desinvesteringsbeslissingen.

Vóór de ABM-analyses was er geen inzage in de kosten en opbrengsten per krant; nu kan er per krant / titel bekeken worden wat de kosten en opbrengsten zijn.

Bijkomstig voordeel van het geïmplementeerde systeem is, dat het ook erg nuttig is op het gebied van budgettering en planning aangezien PCM Uitgevers nu precies kan zien wat de kosten zijn die in de planning moeten worden opgenomen.

Kostenbesef is ook ROI
Momenteel maken er 200 mensen met veel effect gebruik van de beschikbaar gekomen informatie, zowel op het hoofdkantoor als in de bedrijfsunits. De implementatie van de SAS-software heeft een aanzienlijke invloed op de kostenreductie.

Maar van bijna net zo groot belang is de culturele verandering die de software met zich heeft meegebracht: het kostenbesef. Voorheen was men niet gewend om tijd en activiteiten te registreren. PCM Uitgevers is ervan overtuigd dat het verdelen van de kosten en het bewustzijn dat daarmee op de ICT-afdeling wordt gecreëerd, een grote reductie in de kosten tot gevolg zal hebben.

Het eindresultaat is een groter concurrentievermogen en acceptabele prijzen voor interne klanten. Met deze interne veranderingen is het bedrijf efficiënter geworden. Vanwege de aard van de levenscyclus van een krant vormen kostenbesparingen het belangrijkste aandachtspunt.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.