Klanten aan het woord /

SAS INSTITUTE B.V.
POSTBUS 3053
1270 EB
HUIZEN
TEL: 035 699 6900
FAX: 035 694 1952

Klanten aan het woord

PrintvriendelijkePrintvriendelijkePDF PDF

Klanten aan het woord

 

KLM biedt afnemers van ICT diensten stevige basis voor kostenbeheersing

SAS Activity-based management geeft maximaal inzicht in alle kosten per ICT-product of dienst die worden doorbelast.

KLM is een wereldwijd opererende Nederlandse luchtvaartmaatschappij. KLM werkt sinds een fusie in 2004 nauw samen met Air France, onder de holding AIR FRANCE KLM. In omzet is de AIR FRANCE KLM Groep de grootste luchtvaartcombinatie ter wereld en de organisatie staat op de tweede plaats in het luchtvervoer. De kernactiviteiten van de groep zijn passagiersvervoer, vrachtvervoer en onderhoud. Deze activiteiten worden waar mogelijk geïntegreerd om de prestaties te optimaliseren. Air France en KLM vervoeren jaarlijks zo’n 75 miljoen passagiers met een vloot van 600 vliegtuigen. De groep verzorgt dagelijks 2.500 vluchten op ruim 250 wereldwijde bestemmingen.

KLM Information Services (IS) verzorgt de ICT-producten en –diensten voor alle KLMbedrijfsonderdelen. Het aanbod bestaat onder andere uit implementatie en beheer van uiteenlopende applicaties en systemen, en varieert van generieke data-, telecomen kantoorautomatisering tot specifieke systemen voor reservering, bagageverwerking en self service check-in. Voorbeelden van cost drivers zijn CPU-verbruik of gebruikte storage-capaciteit. KLM IS hanteert een full cost-model, dit betekent dat alle IT-kosten aan de business worden doorbelast. Daarbij heeft de afdeling geen winstoogmerk. “Voor de fusie met Air France gebruikten we een maatwerkapplicatie voor de kostenallocatie. Die aanpak kende zijn beperkingen omdat het kostenmodel voor de ICT-producten en -services vrij complex was. De uitkomsten en inzichten waren globaal en weinig transparant voor de gebruikers en de business. Andere minpunten waren de gebruiksonvriendelijkheid en het feit dat er geregeld aanpassingen nodig waren. Bovendien wilden we na de fusie met Air France groepsbreed een uniform kostenmodel invoeren”, zegt Dingenis Blok, VP Finance & Control van KLM Ground Services (GS), die de implementatie van een nieuw kostenallocatiemodel binnen IS leidde. Deze situatie was het vertrekpunt voor een interne evaluatie waaruit naast de genoemde beperkingen bleek dat activity-based management het kostenmodel verder kon professionaliseren. Op basis van dit model zijn de opbouw van een IT-product en de daaraan gekoppelde kosten volledig inzichtelijk voor alle betrokken partijen. Na een benchmark van verschillende oplossingen voor kostenallocatie, bleek SAS Activity-Based Management (ABM) in combinatie met de automatische dataverwerking via SAS DI de transparantie en gebruiksvriendelijkheid te bieden die KLM wenste. 

Actuele gegevens

De ontwikkeling en implementatie van het kostenmodel in SAS ABM is begeleid door consultants van SAS en PricewaterhouseCoopers. "De data voor het model komt uit diverse systemen, zoals het boekhoudsysteem en een applicatie voor tijdregistratie. Deze data is gebaseerd op actuele gebruiksgegevens en wordt met SAS DI automatisch geïntegreerd en verwerkt in het model. Deze data-invoer en verwerking waren voorheen gebaseerd op spreadsheets. Met SAS DI is dat proces geautomatiseerd en dus efficiënter. Ook de budgetteringsgegevens worden in het model gebruikt. Afdelingen geven aan hoeveel IT-producten en -diensten, bijvoorbeeld CPU's of andere IT-capaciteit, ze willen gaan afnemen. Deze gegevens in Excel worden vervolgens in SAS ABM geladen. Dit proces concentreert zich momenteel nog op de bestaande IT (de zogenaamde continuïteitskosten voor IT). De kosten van innovatieprojecten worden nog niet via ABM berekend", zegt Paul van Voorbergen, controller van KLM Information Services. Naast de implementatie van het model is er veel aandacht besteed aan de acceptatie door de gebruikers intern en in de business. "Het model is toegelicht in workshops voor de gebruikers, daarin is ook veel aandacht besteed aan de manier waarop zij de juiste informatie uit het model kunnen halen. Deze aanpak heeft sterk bijgedragen aan de snelle acceptatie en tot nu toe zijn er veel positieve reacties vanuit het bedrijf." Beter sturen op IT-kosten Binnen KLM wordt ABM primair ingezet voor de pricing, maar bij het bepalen van de definitieve kostprijs per product of service spelen volgens Blok en Van Voorbergen ook andere elementen een rol. "Doordat de kosten en hun opbouw nu volledig transparant zijn, kunnen we deze gegevens op verschillende manieren in de bedrijfsvoering gebruiken. Als nieuwe services of producten bij de introductie door nog relatief beperkt gebruik kostbaar blijken, worden ze gedeeltelijk gesubsidieerd uit andere activiteiten. Op die manier stimuleren we bijvoorbeeld de inzet van nieuwe, snellere of kostenefficiëntere technologieën. Aan de andere kant kunnen we ook oudere technologieën iets duurder maken om de business te stimuleren sneller over te stappen op nieuwe goedkopere producten of services." KLM zet SAS ABM niet alleen in voor de kostprijsbepaling. "Binnen de organisatie is nu volledig inzicht in de opbouw van de kostenstructuur en het type kosten dat we doorbelasten. Die kennis is te benutten om beter te kunnen sturen op ICT-kosten, bijvoorbeeld als het gaat om de gebruikte volumes van producten en services. Managers kunnen nu op basis van feiten beslissen en maatregelen nemen om volumes te beperken. Een ander praktisch voordeel is een groeiend kostenbewustzijn. Als duidelijk is wat een verouderd, en inmiddels nauwelijks gebruikt systeem of platform kost, is het besluit om uit te faseren eenvoudiger te nemen. Op die manier voorkomt de verbeterde transparantie tijdrovende discussies en beschikken de businessmanagers over concrete gegevens om hun kosten beter te sturen en te beheersen."

Benchmarking

De keuze voor een uniform kostenmodel voor KLM en Air France biedt goede mogelijkheden om kostenniveaus te vergelijken, zowel intern als extern. Blok: "Een goed beeld van de kosten van bijvoorbeeld een standaardwerkplek vergemakkelijkt het vergelijken met aanbieders in de markt. Maar ook intern zijn er mogelijkheden. Air France en KLM brachten hun kostenmodellen met elkaar in lijn. Inmiddels zijn de gehanteerde principes en allocatiemethoden in beide kostenmodellen voor ongeveer tachtig tot negentig procent op elkaar afgestemd. Dat heeft als voordeel dat we nu grotendeels op dezelfde manier naar kosten kijken en deze op een realistische wijze kunnen benchmarken. Van die uitkomsten kan de gehele organisatie profiteren."

Meerdere toepassingsgebieden

Tot slot geeft Blok aan dat KLM nog lang niet alle mogelijkheden van SAS ABM benut. "Het draait nu nog vooral om het ICT-chargingmodel. Maar na mijn interne overstap van IS naar Ground Services zie ik zeker nog meer kansen. GS levert een keur aan services aan interne en externe klanten. De kostprijsbepaling gebeurt nu nog op basis van Excel-sheets. Ik kan me goed voorstellen dat het kostenmodel van IS ook zeer bruikbaar is om de afhandelingskosten van GS helder in kaart te brengen en op een transparante manier aan betrokken afdelingen of andere klanten te presenteren. Op dat vlak zijn er weinig verschillen met de doelstellingen van IS: transparantie van kosten geeft de business het fundament om beter gefundeerde keuzes te maken."

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.

KLM

Uitdaging:
KLM Information Services ( IS) wilde de transparantie van de kostenallocatie van haar ICT-producten en -diensten aan de businessafdelingen verbeteren. Omdat ICT door veel businessmanagers als complex wordt ervaren, wilde IS de kostenkant eenvoudig en overzichtelijk houden. Een kostenmodel op basis van activity-based management
geeft de business maximaal inzicht in de kosten van ICT en de mogelijkheid effectief te sturen op basis van concrete kosteninformatie.
Oplossing:
KLM gebruikt SAS Activity-Based Management (SAS ABM) voor de toepassing van kostenmodellen en het inzichtelijk maken van alle kosten per IT-product of dienst. SAS ABM
maakt gebruik van data uit de verschillende financiële, tijdregistratie- en andere bronsystemen die automatisch ontsloten en geïntegreerd worden met SAS Data Integration.
Voordelen:
De business heeft nu volledig inzicht in de opbouw van de kostenstructuur, prijzen en het type kosten dat KLM IS doorbelast. Die kennis is te benutten om beter te sturen
op ICT-kosten. Deze transparantie voorkomt tijdrovende discussies en geeft businessmanagers de managementinformatie om kosten beter te sturen en te beheersen.
Branche
Luchtvaart
Bedrijf
KLM (Koninklijke Luchtvaart Maatschappij) is een wereldwijd opererende Nederlandse luchtvaartmaatschappij. KLM werkt sinds de fusie in 2004 nauw samen met Air France, onder de holding AIR FRANCE KLM. In omzet is de AIR FRANCE KLM Groep de grootste luchtvaartcombinatie ter wereld. De groep is wereldwijd de op een na grootste partij in het luchtvervoer.

Binnen de organisatie is nu volledig inzicht in de opbouw van de kostenstructuur en het type kosten dat we doorbelasten.

Dingenis Blok

VP Finance & Control, KLM Ground Services (GS)