Europees Octrooi Bureau (EOB)

Een patente oplossing: transparantie in complexe processen en enorme datahoeveelheden

Het Europees Octrooi Bureau (EOB) is een internationale instelling. Het hoofdkantoor is gevestigd in München. Daarnaast heeft het EOB vestigingen in Den Haag, Berlijn en Wenen. Het EOB houdt zich bezig met het verlenen van Europese octrooien op uitvindingen voor de lidstaten die vallen onder het Europees Octrooiverdrag (EOV). Dit gebeurt volgens een centrale procedure. Zo volstaat het indienen van één enkele aanvraag om octrooibescherming te krijgen in een aantal of alle EOV-lidstaten.

Het EOB financiert zichzelf: het bekostigt de totale exploitatie- en investeringsbegroting uit de leges voor de procedure en een deel van de jaarlijkse leges op verleende Europese octrooien.

De uitdaging 
Het EOB heeft al meer dan één miljoen octrooiaanvragen gepubliceerd en ontvangt jaarlijks meer dan 190.000 nieuwe aanvragen. De grote uitdaging voor de 6.000 medewerkers van het EOB, is de complexe octrooiverleningsprocessen zo te organiseren dat die de octrooiaanvrager zo weinig mogelijk tijd en geld kost. Elke toetsing begint met het onderzoek naar de stand van de techniek vóór het moment van indienen van de octrooiaanvraag.

Vervolgens wordt er diepgaand onderzoek verricht waarbij nauwkeurig wordt bekeken waarin de nieuwe aanvraag technisch verschilt van de vastgestelde stand van de techniek. Lag de uitvinding voor de hand, bijvoorbeeld door koppeling van twee bestaande technologieën, dan kan geen octrooi worden verleend. Oorspronkelijk werd het door het EOB in Den Haag uitgevoerde onderzoek naar de stand van de techniek strikt gescheiden van het verdere onderzoek in München. Deze scheiding is al 15 jaar geleden opgeheven, maar werd nog wel weerspiegeld in de dataverwerkingssystemen. Daarom besloot het EOB in 2002 tot het opzetten van een centraal datawarehouse dat alle gegevens over de aanvraag- en toetsingsprocessen bevat, met als doel het ontwerpen van een uniform rapportagesysteem en het optimaliseren van de kwaliteit van de samengestelde gegevens.

De oplossing 
Het centrale datawarehouse en de geïntegreerde rapportages zorgen nu voor een transparante en eenduidige verslaggeving over het octrooionderzoek op alle vestigingen van het EOB. Alle circa 3.500 octrooionderzoekers ontvangen de maandelijkse rapporten over hun kernactiviteit automatisch per e-mail in de vorm van een pdf-bestand: eerste acties, mondeling overleg met de octrooiaanvrager in het octrooionderzoeksproces, behandelde aanvragen en prestatie-indicatoren van tijdsregistratie en behaalde productiviteit. Daarnaast hebben alle medewerkers van het EOB de mogelijkheid om binnen hun eigen functiedomein rapporten op te vragen met behulp van de zogeheten Report Runner. Analisten hebben via SAS® Enterprise Guide® toegang tot de datamart en het centrale warehouse. Bijvoorbeeld om de inzet van middelen voor de verschillende afdelingen te optimaliseren: hoe lang duurt het onderzoek naar de stand van de techniek, het verdere onderzoek en de classificatie van documentatiemateriaal? Hoeveel tijd moet er worden ingeroosterd voor bijzondere taken? De gelaagde toegangsrechten komen daarbij overeen met de indeling van de organisatie.

Bij het zoeken naar een aanbieder kon de keuze alleen maar op SAS vallen, zo herinnert Martin Fischer zich: “SAS overtuigde ons vooral omdat met SAS een echte impactanalyse mogelijk is. Of ik nu wil nagaan welke databronnen gebruikt worden in een bepaald rapport of wil kijken hoe een bepaald percentage, of waarden over productiviteit of tijdigheid tot stand zijn gekomen, met een impactanalyse kan ik dit allemaal volgen. Dat was bij geen van de andere geselecteerde aanbieders ook maar in de verste verte mogelijk. “Voor SAS pleitte bovendien het uitgebreide aanbod aan oplossingen. “SAS is de enige grote aanbieder die alles uit één hand levert en waarbij daadwerkelijk sprake is van integratie. Veel concurrerende producten bestaan slechts uit bij elkaar gekochte componenten.”

De SAS-oplossing heeft toegang tot MUSE (Management of United Search and Examination), een zelf ontwikkeld operationeel productiebesturingssysteem voor het octrooionderzoek. MUSE fungeert als bronsysteem, dat de DB2 Data Propagator op een IBM Mainframe OS390 als technische basis heeft.

Het project 
Het startschot voor de implementatie van SAS en voor de bouw van het datawarehouse werd gegeven in 2003. “Wij hebben als het ware vanaf twee kanten een tunnel geboord”, vertelt Martin Fischer over de werkwijze. “Wij hebben het bronsysteem en het datawarehouse parallel ontwikkeld, wat betekent dat we onze gebruikersinterface en de data-aggregatie alleen hebben getest op basis van kunstmatige gegevens.” De daaruit voortvloeiende problemen bleven niet uit: zo hadden de projectverantwoordelijken de vrijheden van de programmeurs in het bronsysteem onderschat. Een voorbeeld: de volgorde van bepaalde events in de code is voor het operationele systeem niet van belang, maar moet voor het datawarehouse strikt zijn, om dataverlies te voorkomen. Toch zijn alle projectonderdelen in samenwerking met IT-dienstverlener Logica CMG snel in productie genomen: de tijdsregistratie na één jaar, het centrale datawarehouse na anderhalf jaar, kort daarna de rapporten voor de onderzoekers en ten slotte de complete rapportage. “Achteraf gezien zijn beide ingangen van de tunnel verrassend goed in het midden samengekomen. En met behulp van Logica CMG zijn wij ook binnen de begroting gebleven”, stelt Martin Fischer tevreden vast.

De volgende stap is de overgang naar SAS®9: de vastgelegde processen moeten de performance measurement ondersteunen en verder verbeteren. Daarnaast zal het EOB nog meer operationele bronsystemen in het centrale datawarehouse integreren. Dan zal het datawarehouse ook op maat gemaakte rapporten verstrekken aan de ‘patent administratie’, voor termijnbewaking en legesheffing.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.