Europees Octrooi Bureau vergroot grip op IT kosten met Activity Based Management van SAS

Inzicht en rapportage biedt meerdere opties voor kostenbeheersing en het nemen van goed gefundeerde managementbeslissingen.

Het Europees Octrooi Bureau is opgericht om uitvindingen op Europese schaal te beschermen. Op die manier draagt de organisatie bij aan innovatie en economische groei in Europa. Op basis van een centrale procedure kent het EOB patenten toe aan uitvindingen in een geografisch gebied met meer dan 540 miljoen inwoners. Dit gebeurt door een grote groep engineers die gespecialiseerd zijn in vakgebieden zoals chemie, biotech, packaging en ICT. Het hoofdkwartier van het EOB is gevestigd in München. Daarnaast zijn er ook vestigingen in Den Haag, Berlijn en Wenen. Met meer dan 6.700 medewerkers is het EOB een van de grootste Europese organisaties.

Services-catalogus
"Het patentproces leunt zwaar op technologie en IM faciliteert dit met automatisering, capaciteit en support", zegt Pierre Fischer, Administrator binnen het directoraat Cost Management van het EOB. Een voorbeeld uit de services-catalogus van IM is de het verlenen van toegang tot de knowledge base."Het patentproces vraagt om opslag en ontsluiting van een enorme hoeveelheid technische documentatie. Enerzijds informatie over alle wereldwijd geleverde patenten, bijvoorbeeld om te controleren of een uitvinding al gepatenteerd is. Daarnaast raadplegen de engineers ook wetenschappelijke informatie en gegevens over internationaal vastgelegde standaarden en protocollen. Om deze gegevens toegankelijk te maken is een eigen search engine ontwikkeld, Epoque. De ontwikkeling en het beheer van deze tool voor toegang tot de knowledge base, is een van de services die IM aan de business levert. En dat geldt ook voor het gebruik van het mainframe, storage of applicaties."

Project 'Cost of IM'
Met het project 'Cost of IM' wilde het EOB beter inzicht krijgen in de verdeling van het beschikbare budget over de diverse services. Fischer: "Naast onze eigen behoefte aan transparantie is er binnen de gehele organisatie een groeiende bewustzijn op het vlak van kosten. De budgetten staan onder druk en, net als veel andere organisaties, willen we meer kunnen doen met minder geld. Dat vraagt om kostenbeheersing en vereist dat we als organisatie eerst moeten weten waaraan we geld besteden." Om te bepalen wat de beste methode was om kostenstructuur transparanter te maken, vroeg het EOB SAS om een feasibility study uit te voeren. Hieruit bleek dat activity-based costing een geschikte methode was om de kosten transparant te maken. SAS bood met de combinatie van SAS Activity-Based Management en SAS Base ook de juiste tools om dat te realiseren. Deze keuze werd vergemakkelijkt omdat het EOB op diverse plaatsen in de organisatie al SAS-technologie inzet.

Bij het opzetten van een activity-based kostenmodel is het onderliggende datamodel cruciaal. Fischer: "Het is zaak om de feiten vast te leggen. Maar om dat te realiseren, moeten we gegevens uit ruim 50 verschillende bronnen kunnen integreren en verwerken tot informatie die kosten daadwerkelijk inzichtelijk maakt. Alleen dan kunnen we binnen de organisatie sturen op basis van feiten. Naast een complexe structuur met diverse systemen die data genereren en de verschillende dataformaten, heeft het EOB ook te maken met het feit dat deze gegevens niet met elkaar in lijn zijn. Voor de financiën gebruiken we SAP, maar voor asset management, urenregistratie en gebruiksgegevens van storage en mainframes zetten we proprietary systemen in. Bovendien hebben we nog te maken met een grote mix van afdelingen en kostenplaatsen die bij projecten betrokken zijn. Om deze complexe omgeving in een datamodel te verwerken, hebben we de hulp van consultants van SAS-partner Business & Decision ingeschakeld. De SAS-tools kunnen alleen optimaal functioneren op basis van dit model. Dat vertegenwoordigt als het ware de intelligentie van onze kostenstrategie. Het model wordt gecompleteerd met SAS Base voor de geautomatiseerde dataintegratie en SAS ABM voor kostenbeheersing." Hoewel de data-integratie momenteel al grotendeels geautomatiseerd is, blijft de datakwaliteit volgens Fischer een belangrijk aandachtspunt. "Het integreren en afstemmen van alle databronnen en formaten is een uitdaging. We moeten afzonderlijke gegevens koppelen en met elkaar in lijn brengen. Bijvoorbeeld services koppelen aan specifieke applicaties en mensen van verschillende divisies koppelen aan projecten. Dat laatste vraagt weer inzicht in wat specifieke medewerkers bijdragen aan een project. Dit onderstreept dat het lastig blijft om te traceren en te kwantificeren waar budget precies voor is benut."

Inmiddels heeft het EOB al belangrijke stappen in dit proces gezet. "Het doel is om met behulp van de feiten, de daadwerkelijke kosten, verspilling terug te dringen. Bovendien geeft dat het inzicht om vast te stellen waar we kosten uit het proces kunnen halen of specifieke activiteiten kunnen bundelen. Dat inzicht biedt bovendien mogelijkheden om te onderzoeken welke processen of activiteiten we anders in kunnen richten om kosten te besparen." Een praktisch voorbeeld is de invoering van een subsysteem voor het uitgeven van PO-nummers voordat uitgaven plaatsvinden. Dat voorkomt een zoektocht achteraf en maakt het mogelijk om kosten direct aan services of projecten te koppelen. Maar Fischer kijkt al verder dan dat en ziet ook mogelijkheden om op de lange termijn een charge-back systeem in te voeren voor de services van IM.

Benchmarking
Met het project Costs of IM is het EOB er in geslaagd om de kosten voor de diverse services goed in kaart te brengen. De calculaties van SAS ABM zijn de basis voor activity-based budgetting en bieden ook krachtige benchmark-mogelijkheden. Fischer: "We bieden onze managers nu de concrete feiten om op te sturen. Door de frequentie van de kostenoverzichten en rapportages te verhogen kunnen we dat proces verder verbeteren. Die gegevens zijn in een later stadium ook te gebruiken voor het maken van forecasts. Door de Total Cost of Ownership van een project vooraf in te schatten, kunnen we budgetten beter toewijzen en kostenefficiënter opereren." Een andere toepassing van de informatie bestaat uit benchmarking. "De druk op de budgetten zal de komende tijd verder toenemen. In die situatie zal IM moeten aantonen dat de kosten voor onze services marktconform zijn. Als dat niet het geval is, kan het nodig zijn om specifieke activiteiten uit te besteden. Ook geldt dan weer dat we in dat geval kunnen beslissen op basis van concrete gegevens."

Die blik op de toekomst onderstreept dat het EOB inmiddels grote stappen heeft gezet en kosten niet alleen inzichtelijk heeft gemaakt, maar vooral ook over de informatie beschikt om de grip op uitgaven te verstevigen. De data-integratie en datakwaliteit vragen daarbij nog steeds aandacht. Maar het ABM-model functioneert, is stabiel en biedt voldoende calculatiekracht. Het is nu aan de organisatie zelf om de mogelijkheden verder te optimaliseren.

Copyright © SAS Institute Inc. All Rights Reserved.