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Strategie di ottimizzazione del cash delivery

Da Poste Italiane, un progetto di frontiera per la movimentazione dei fondi. Obiettivo: applicare tecniche analitiche e predittive per ottimizzare l'approvvigionamento del contante destinato agli oltre 14mila uffici postali italiani

Alle origini del progetto

Intervista a Stefano Grassi, Direttore Tutela Aziendale di Poste Italiane

Stefano Grassi

Qual è la missione di Tutela Aziendale nell'ambito di Poste Italiane?
Una breve premessa, innanzi tutto. Nel corso degli ultimi anni, l'offerta di Poste Italiane è andata sempre più diversificandosi, in termini di prodotti e servizi di tipo postale, finanziario e assicurativo, allo scopo di accompagnare, se non anticipare, l'evoluzione dei bisogni dei clienti. Questa diversificazione si è accompagnata a un consistente programma di investimenti in tecnologie, infrastrutture e formazione che ha permesso di migliorare l'efficienza dei processi, incrementare la professionalità degli operatori e aumentare il grado di customer satisfaction. In questo quadro opera Tutela Aziendale, cui è affidata la responsabilità delle problematiche di sicurezza per l'intero Gruppo, si tratti di sicurezza fisica e sul lavoro, di sicurezza dei dati o di prevenzione delle criticità e delle frodi.

Da che cosa scaturisce il progetto di cash delivery?
Una delle nostre responsabilità è quella di provvedere all'approvvigionamento di contante per gli oltre 14mila uffici postali, che sono capillarmente distribuiti su tutto il territorio nazionale, i cui volumi di cash rappresentano oltre il 40% di quelli del sistema.

È un tema che ha per noi una forte rilevanza per le sue molteplici ricadute. Innanzi tutto, la disponibilità del contante necessario a fronteggiare gli impegni, ordinari e straordinari, del singolo ufficio è il presupposto stesso della regolarità operativa e quindi della customer satisfaction. E basti pensare all'affluenza dei clienti nei periodi di pagamento delle pensioni o all'erogazione del contante attraverso i Postamat.

Quali le conseguenze sul piano dei costi?
Il trasferimento giornaliero di masse ingenti di denaro contante, che viene effettuato per mezzo di Istituti di Vigilanza esterni, rappresenta una delle primarie voci di costo per l'azienda. E la capacità di pianificare la movimentazione in funzione delle variabili correlate, come il costo fisico e amministrativo del trasporto, il fabbisogno stimato dell'ufficio postale o l'ammontare delle giacenze, assume per noi una rilevanza cruciale, per non dire strategica.

Pianificare significa soprattutto prevedere...
È proprio questo in definitiva il cuore del progetto di cash optimization, che, in qualche misura, rappresenta un salto di qualità rispetto al sistema attualmente in uso. Il processo di movimentazione fondi, che pure nel corso degli anni ha subito importanti interventi di efficientamento, ha ancora oggi come punto di partenza la stima del fabbisogno sulla base di criteri non squisitamente scientifici. Quello che ci siamo proposti con il progetto è di applicare le tecniche analitiche e predittive per calcolare e pianificare il fabbisogno ottimale del singolo ufficio, in modo da ottimizzare l'intero processo di cash delivery.

Quali i cambiamenti introdotti dal progetto?
In primo luogo, il nuovo sistema fa sì che il processo di cash delivery poggi su fondamenta in un certo senso più oggettive e scientifiche, consentendo ai responsabili del processo di fruire di strumenti per la stima puntuale del fabbisogno giornaliero. Tecnicamente, ciò è reso possibile dall'impiego di algoritmi e metodi previsionali per calcolare in modo automatico il fabbisogno ottimale in vista del corretto equilibrio finanziario. L'ottimizzazione dei rifornimenti che ne deriva, anche a livello di taglio delle banconote, si traduce in maggiore efficienza operativa e in una riduzione dei costi correlati con le giacenze e con il trasporto dei valori.

La determinazione del fabbisogno ottimale influisce anche sulle tematiche di sicurezza?
L'esistenza di giacenze superiori alle reali necessità non solo impatta negativamente sul piano dei costi, ma aumenta altresì l'esposizione al rischio. Per spiegarmi meglio, la politica che stiamo perseguendo sotto il profilo della sicurezza è quella di avere meno contante possibile nell'ufficio postale, perché questa è l'arma migliore per contrastare il rischio di rapine. Ma c'è di più. Il sistema è in grado di rilevare eventuali anomalie nella gestione, nell'approvvigionamento e nell'accantonamento del contante e produce in automatico opportune segnalazioni di alert. E questo ci permette non solo di avere immediata evidenza di situazioni anomale, ma anche di indagarne le possibili cause.

Insomma, vantaggi per tutti gli attori del processo?
Superata qualche criticità iniziale, perché in qualsiasi grande azienda il cambiamento è spesso visto come fattore di incertezza, tutti si sono resi conto che il sistema è in grado di recare sostanziali benefici. Il direttore e gli operatori di filiale hanno minori incombenze di tipo amministrativo e possono soddisfare i bisogni dei clienti in condizioni di massima sicurezza e continuità di servizio. In termini più generali, il sistema permette al management di avere più velocemente e in corso d'opera una precisa cognizione sull'andamento della movimentazione fondi, con effetti positivi sul controllo dei costi, sul monitoraggio delle operation e sulla valutazione delle performance operative. 

Dal disegno all'implementazione

Intervista a Carmine Tolino, Responsabile Funzione Movimento Fondi e Valori

Carmine TolinoPerché il progetto nasce proprio nella Direzione Tutela Aziendale?
Come si diceva, il progetto si è posto l'obiettivo di far evolvere l'applicativo attualmente in uso per la gestione e l'approvvigionamento del contante verso gli uffici postali, allo scopo di migliorare l'efficienza dell'intero processo e ridurre i costi e i rischi legati alle giacenze. E questo nell'ambito di una strategia più ampia correlata con le tematiche del rischio e della sicurezza, che sono appunto di competenza della Direzione Tutela Aziendale.

Quali i rapporti tra cash delivery e gestione del rischio?
Il nuovo sistema rappresenta una componente fondamentale per il governo integrato di tutti gli aspetti attinenti alla sicurezza, così come richiesto dalla strategia aziendale. Comprende, infatti, un meccanismo di alerting che da un lato ci permette di focalizzare l'attenzione sui fenomeni anomali di gestione del contante e dall'altro potrà alimentare il sistema di Risk Management, finalizzato alla soluzione sempre più efficace delle criticità emergenti.

Quali gli elementi di innovazione del progetto?
Nello specifico, la nuova piattaforma vede l'applicazione delle tecniche analitiche e predittive di SAS per calcolare il fabbisogno di approvvigionamento del contante in base sia alle serie storiche, come le transazioni cash, sia a parametri predefiniti, come la giacenza massima autorizzata o quella effettiva dell'ufficio postale. In questo modo, l'attuale logica di tipo pull viene sostituita da una di tipo push, nel senso che è il sistema a determinare in tempo reale la quantità ottimale del contante, suddiviso per taglio, necessario per il funzionamento dell'ufficio e per il suo equilibrio finanziario.

14mila uffici postali produrranno una quantità considerevole di dati…
Si tratta di acquisire una mole enorme di dati, dell'ordine dei terabyte, che provengono dai molteplici applicativi in uso in Poste Italiane e presso la rete degli uffici postali, da quelli di sportello ai sistemi Postamat. Dopo la fase di raccolta, i dati vengono preparati e ottimizzati per le funzionalità di forecasting, che costituiscono per così dire il cuore del sistema. I risultati delle analisi confluiscono poi in un cruscotto direzionale che facilita l'accentramento dei processi di sicurezza per il movimento fondi e la valutazione dell'esposizione al rischio.

Qual è la fase attuale del progetto?
Abbiamo già portato a termine un test pilota che ha coinvolto circa 80 uffici postali e ha prodotto risultati molto soddisfacenti. Le analisi sono state condotte su dati storici e il confronto tra le previsioni elaborate dal sistema e le necessità reali di approvvigionamento ha evidenziato un tasso di errore estremamente basso. Questo significa che il margine di ottimizzazione che ci siamo proposti in fase di disegno è effettivamente alla nostra portata.

E dopo il test pilota?
Superata la fase pilota, stiamo implementando l'ottimizzazione e il forecasting per tutti i 14mila uffici. Devo dire che gli strumenti SAS ci offrono una buona versatilità e facilità di parametrizzazione. Grazie a queste caratteristiche, stiamo customizzando gli algoritmi in modo che il sistema possa calcolare l'equilibrio finanziario di ciascun ufficio in base alle sue peculiarità operative e finanziarie. A tendere, avremo 14mila algoritmi di riferimento che si autoalimentano e si aggiornano dinamicamente sulla base dei flussi in arrivo.

Il progetto in sintesi

• Calcolo real time del fabbisogno di contante per ciascuno dei 14mila uffici postali
• Determinazione del livello ottimale di giacenza e dell'equilibrio finanziario
• Semplificazione operativa per i direttori di filiale e gli operatori di sportello
• Gestione ottimizzata e centralizzata del processo di cash delivery
• Riduzione dei costi correlati con la movimentazione del contante
• Incremento della sicurezza per gli uffici postali.

Focus OnTutela Aziendale di Poste Italiane, la sicurezza al primo posto. Oltre 14mila uffici postali, dislocati fino nei più remoti angoli del territorio nazionale, da approvvigionare con denaro contante, secondo le necessità e le richieste. Circa 80 Istituti di Vigilanza, responsabili della movimentazione fisica del contante, da coordinare e da controllare. Un processo estremamente articolato che, a partire dal fabbisogno stimato di ogni singolo ufficio, arriva alla consegna fisica dei fondi per fasi consequenziali, dall'approvazione fino all'interlocuzione con Banca d'Italia per i prelievi e i versamenti. Bastano questi pochi elementi a rendere conto della complessità che ogni giorno si trova a fronteggiate la Direzione Tutela Aziendale di Poste Italiane, la cui missione è quella, in termini generali, di governare le problematiche di sicurezza per tutte le attività del Gruppo e, nel caso di specie, monitorare e gestire i flussi relativi all'approvvigionamento dei fondi per la rete di uffici postali, governando, altresì, il relativo processo.

Articolo tratto da itasascom, 2/2012
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Poste Italiane

Esigenza di Business:

Gestione e approvvigionamento del contante verso gli uffici postali, allo scopo di migliorare l'efficienza dell'intero processo e ridurre i costi e i rischi legati alle giacenze.

Devo dire che gli strumenti SAS ci offrono una buona versatilità e facilità di parametrizzazione. Grazie a queste caratteristiche, stiamo customizzando gli algoritmi in modo che il sistema possa calcolare l'equilibrio finanziario di ciascun ufficio in base alle sue peculiarità operative e finanziarie. A tendere, avremo 14mila algoritmi di riferimento che si autoalimentano e si aggiornano dinamicamente sulla base dei flussi in arrivo.

Carmine Tolino

Responsabile Funzione Movimento Fondi e Valori, Poste Italiane