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Come trasformare il processo di budget in un sistema integrato di controllo dei costi, di valutazione degli obiettivi e di guida nelle decisioni aziendali

Carmine dell'Isola, Responsabile Controllo di Gestione - ASP Catanzaro

La Regione Calabria si avvia dopo anni verso l'equilibrio di bilancio. A cambiare volto, è soprattutto la sanità regionale grazie a un massiccio lavoro di riorganizzazione. Da un esubero del 30% di strutture semplici, rispetto alle direttive ministeriali, l'Azienda Sanitaria Provinciale di Catanzaro (ASP) ha intrapreso un piano di razionalizzazione della spesa che ha messo al centro il processo di budget. "A un certo punto del percorso di sviluppo del sistema – racconta Carmine dell'Isola, Responsabile del Controllo di Gestione dell'ASP di Catanzaro – ci siamo accorti che per avere il controllo della spesa bisognava fare un salto di qualità nella gestione dei dati. Per fare questo salto evolutivo dovevamo superare il limite tecnologico della precedente soluzione di Controllo di Gestione che ci impediva di trasformare il processo di budget in un sistema operativo integrato di guida e controllo."

Evoluzione del sistema
Il processo di evoluzione del sistema informativo sanitario provinciale a supporto dei processi di programmazione e controllo ha avuto inizio nel 2003, con l'implementazione del sistema dei ricoveri e un primo reporting economico. Successivamente, per avere maggiore flessibilità e capacità analitica, abbiamo realizzato i primi datamart sui dati dei ricoveri, sulle attività di specialistica ambulatoriale, sulle prestazioni di emergenza, sulle prestazioni per interni, per poi estendere il data warehouse ai flussi territoriali, con il consolidamento della anagrafica degli assistiti, delle anagrafica delle esenzioni, della anagrafica dei ricettari, nonchè delle prestazioni farmaceutiche, in tutte le forme di erogazione (convenzionata, I° ciclo, distribuzione diretta, ecc.), delle prestazioni in assistenza domiciliare, delle prestazioni residenziali.

Infine, con l'introduzione della soluzione Financial Management, abbiamo lavorato sull'acquisizioni e la qualità dei dati, sullo sviluppo dei modelli e sulla distribuzione della reportistica su portale e web. Conseguentemente il connesso processo di budgeting ci ha permesso di definire tempi e obiettivi specifici di carattere operativo per l'attuazione delle scelte di programmazione in capo ai singoli centri di responsabilità.

Efficienza in tre mosse
“Il processo di budgeting si articola in tre fasi” – spiega Carmine dell’Isola: “Definizione delle linee guida del processo -  Negoziazione del budget con i dirigenti interessati - Approvazione del budget. La creazione di schede di budget con indicatori di attività (ricoveri, prestazioni ambulatoriali ed altri dati di attività) ed indicatori economici (marginalità, incidenza costi e ricavi) consente alla direzione aziendale di vedere a colpo d'occhio il consuntivo dell'anno precedente nonché tutte le viste gerarchiche dell'organizzazione. Per alcune voci, inoltre, è possibile avere un forecast, calcolato sulle serie storiche degli ultimi tre anni e sull'imputazione di parametri specifici."

L'impatto sugli obiettivi
A livello qualitativo, viene calcolato un indicatore percentuale che misura l'impatto sugli obiettivi di ogni singolo costo e a livello quantitativo sulla marginalità.
"Siamo partiti dal cappello – dice Carmine dell'Isola– rispondendo a un'esigenza direzionale da conto economico di reparto e per il prossimo futuro prevediamo l'acquisizione di nuovi flussi principalmente dell'area territoriale. Ciò di cui ci siamo accorti durante l'implementazione di questo progetto è che con lo strumento giusto siamo riusciti a capitalizzare le informazioni che già avevamo e che la soluzione precedente non era in grado di valorizzare."

Il primo ostacolo
Sistemi alimentanti, unificazione dei flussi informativi e stratificazione dei gestionali che si sono succeduti nel tempo hanno rappresentato il primo ostacolo alla realizzazione di un sistema agile e potente. "Ad abilitare l'adozione di sistemi più evoluti hanno contribuito in modo fondamentale sia la crescita della cultura del dato all'interno delle diverse articolazioni aziendali, sia la spinta normativa che a livello regionale è stata sull'area debito informativo sempre più puntuale ed esigente. Certo molto è ancora migliorabile ma i limiti, anche professionali, nella PA sono molti e spesso bisogna fare il "presepe" con i "pastori" disponibili ma il cambiamento è oramai una scelta obbligata e senza ritorno" – commenta Carmine dell'Isola.

I vantaggi raggiunti
"Nel 2006, abbiamo dovuto affrontare un fortissimo deficit di bilancio. Il lavoro svolto sul conto economico e sulle analisi di appropriatezza ha evidenziato tutte le componenti di costo, permettendoci di ridurre aree di spesa improduttiva, ma anche sacche di inefficienza o di sprechi, se non addirittura di abusi. Abbiamo ridotto notevolmente il risultato di esercizio dei presidi andando a incidere con razionalità sulla riduzione del personale dove non era necessario. L'ottimizzazione delle funzioni ha permesso di avere un risultato positivo sulla razionalizzazione dell'attività chirurgica, sul turnover, sulla riduzione drastica di molti disservizi. Da 54 milioni di euro di deficit nel 2006, siamo passati a 3,2 nel 2013. Per raggiungere questo risultato, l'adozione della soluzione Financial Management è stata decisiva, in particolare sulla farmaceutica, sull'analisi della casistica e sul suo utilizzo ai fini di programmazione."

Il Partner
SANTER REPLY è una società del gruppo Reply che opera da anni nel mercato della Sanità e della Pubblica Amministrazione. Nel mercato della Sanità l'offerta Santer Reply copre tutti i principali ambiti di dominio: sanitario, clinico e amministrativo. Santer e SAS hanno da tempo sviluppato una forte partnership che ha portato alla realizzazione di HeGoS (Health Governance Solution), sistema direzionale per Aziende Sanitarie interamente basato sulla tecnologia di Business Intelligence SAS i cui diversi moduli (Indirizzo e Strategie, Programmazione e Controllo, Appropriatezza Clinica) coprono le esigenze informative e le metodologie dei più moderni ed avanzati sistemi di controllo direzionale e di supporto alle decisioni.


Articolo tratto da itasascom, 2/2014
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Azienda Sanitaria Provinciale di Catanzaro

Esigenza di Business:

Modificare  gli strumenti di Financial Management e le modalità con cui rendere fruibili le analisi di economicità e di attività, sia a supporto del processo di budget, sia a supporto del reporting periodico alle diverse unità organizzative aziendali.

Benefits:

Il lavoro svolto sul conto economico e sulle analisi di appropriatezza ha evidenziato tutte le componenti di costo, permettendo all'ASP di Catanzaro di ridurre le aree di spesa improduttiva, le sacche di inefficienza e gli sprechi.

L'ottimizzazione delle funzioni ha permesso di avere un risultato positivo sulla razionalizzazione dell'attività chirurgica, sul turnover, sulla riduzione drastica di molti disservizi. Da 54 milioni di euro di deficit nel 2006, siamo passati a 3,2 nel 2013.

Carmine Dell'Isola

Responsabile Controllo di Gestione - ASP Catanzaro

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Testimonianza tratta da

Numero 2/2014