“Ogni minuto passato dai camion Volvo a stazionare in deposito costa al cliente parecchio denaro. Così alla Volvo Trucks abbiamo optato per il software SAS per individuare rapidamente difetti del telaio, della cabina o del sistema di propulsione. Ci aspettiamo di ottenere da questo software un enorme risparmio oltre ad evitare lunghi stazionamenti in deposito dei nostri camion.”

Le ragioni che spiegano l’interesse di Volvo Trucks nei confronti di un nuovo strumento analitico sono molteplici, prime tra tutte il miglioramento della qualità e il controllo delle domande di garanzia. In precedenza Volvo si era servita di diversi strumenti per la generazione di reportistica, mentre per quanto riguarda il sistema l’azienda si era affidata ad una serie di database responsabili però della generazione di informazioni incongrue nei nostri report. Parimenti il processo di generazione dei report prevedeva una grossa parte di lavoro manuale svolto perlopiù da un gruppetto di dipendenti.

“Le nostre previsioni risultavano incerte e la generazione dei report, oltre alla fase decisionale, costituivano un processo lungo” afferma Gerry Fransson che si occupa di sistemi post-marketing per Volvo.

Le aree in cui Volvo necessitava di migliorare la performance comprendevano:

• reclami qualità e domande di garanzia, ovvero ottimizzare l’analisi degli andamenti
• migliorare la presentazione di dati concreti
• velocizzare la generazione dei report e ridurre la tempistica relativa ai lead
• potenziare la qualità dei report e delle analisi (tramite una maggiore automatizzazione ed una riduzione del lavoro manuale risultante in una aumentata affidabilità)
• individuazione precoce di problematiche e difetti degli autoarticolati
• strumento più semplice da usare

Volvo Trucks e SAS collaborano da oltre 20 anni, tuttavia prima di decidere per la collaborazione anche in questo frangente, Volvo Trucks ha eseguito tutta una serie di analisi per individuare le proprie reali necessità arrivando a redigere una lista di tutte le diverse soluzioni disponibili sul mercato.

SAS è stata in grado di proporre lo strumento analitico che meglio rispondeva alle esigenze di Volvo Trucks. Volvo Trucks necessitava di uno strumento che fosse in grado di elaborare sia dati relativi alla qualità che alle garanzie oltre ad un sistema grazie alle cui funzionalità si potessero attivare avvisi di problema ed individuare domande sospette (variazioni di mercato). Altre funzioni di interesse riguardavano uno strumento uniforme per la standardizzazione di report e analisi e un database comune per garanzie e informazioni sulla qualità.

L’implementazione dello strumento analitico è iniziata nel marzo 2006 e a tutt’oggi viene utilizzato da circa 260 utenti, suddivisi in tre livelli:

1. Power users: specialisti che sono in grado di istruire anche altri utenti sull’uso dello strumento
2. Advanced users: generano e pubblicano report che poi distribuiscono agli altri utenti
3. Basic users: normalmente non generano report ma usano lo strumento per consultare ed analizzare le informazioni

L’implementazione dello strumento analitico è stata preceduta dall’aggiornamento del database comprensivo di informazioni su domande di garanzia e prodotti collegati agli autoarticolati risalenti a parecchi anni fa.

Attualmente il database viene aggiornato settimanalmente con l’inserimento di dati riguardanti i nuovi camion e i diversi tipi di informazioni sulle garanzie provenienti dai rivenditori e dai punti vendita di servizi (fornitori di servizi). Lo strumento viene utilizzato a livello aziendale sia in Svezia che nelle altre sedi del mondo.

Considerazioni importanti
Occorre tener conto di molteplici importanti valutazioni prima di prendere in considerazione l’introduzione di un nuovo sistema a supporto delle decisioni. I fattori cruciali per il successo sono:

• qualità del database
• sviluppo reportistica
• formazione utenti
• integrazione dello strumento

“Non sottovalutate la qualità del dato. E’ fin troppo facile trascurarla” afferma Gerry Fransson “affinché lo strumento funzioni a dovere il processo di aggiornamento del database e la garanzia di buona qualità devono costituire una priorità”. Uno dei benefici di rilievo è il risparmio di tempo.
“La tempistica relativa ai lead è attualmente di vari giorni, il che tradotto in termini economici significa parecchio denaro”.

Gerry Fransson preferisce restare sul vago sull’esatto importo risparmiato limitandosi a parlare di “risparmi considerevoli” ottenuti su alcuni prodotti e di “risparmi minori” per altri prodotti.

Altri benefici includono:

• efficace gestione delle domande di garanzia
• migliore qualità di analisi e reportistica
• riduzione della tempistica relativa ai lead per la gestione di errori
• aumento di produttività
• possibilità di individuazione precoce di variazioni
• database uniforme e comune

“Questo significa che ora disponiamo di più tempo per il lavoro di analisi e siamo meno ostacolati dalle procedure di reportistica di routine” afferma Gerry Fransson. “Inoltre possiamo seguire meglio componenti individuali e mercati specifici. I report vengono generati automaticamente”.

In poche parole Volvo Trucks è ora in grado di prendere decisioni appropriate più rapidamente.