L’Azienda Ospedaliera S. Anna di Ferrara è una
struttura che ha assunto una funzione d’integrazione tra università e
Servizio Sanitario Nazionale: oltre a prestare cura e assistenza
ai pazienti, infatti, contribuisce allo sviluppo della scienza medica,
attraverso un centro di grande interesse espressamente dedicato alla
ricerca. La quantificazione e l’integrazione dei “numeri” che
riguardano l’azienda ospedaliera – informazioni relative
a ricoveri, degenze, day hospital, pronto soccorso, dati provenienti
dai laboratori, ecc. – generano flussi informativi che vengono
inviati alla direzione generale così come a livello istituzionale
(Regione/Ministero della Salute). In particolare, come accade normalmente
per le aziende ospedaliere, anche l’Ospedale S. Anna trae gran
parte dei propri ricavi dalla rendicontazione del numero di ricoveri
effettuati e dal tipo di casistica trattata e registrata nella scheda
di dimissione ospedaliera. Per favorire una gestione economica adeguata, è
innanzitutto importante avere notizie precise circa i ricavi di fine
anno stimati sulla base degli andamenti rilevati. I dati prodotti dall’ufficio
statistica acquistano perciò una rilevanza cruciale per la valutazione
della performance aziendale e per definire gli obiettivi di budget.
Visibilità sui
singoli dati di reparto
Come nota Maria Elena Forini,
che collabora con l’ente in ambito amministrativo statistico, “al
fine di gestire l’intero complesso delle informazioni
serviva uno strumento che fosse in grado di considerare simultaneamente
tutti i
diversi indicatori. In altre parole, occorreva uno strumento
che potesse permetterci di ‘vedere’ la situazione, d’individuare
i casi eccezionali e di assicurare precise indicazioni rispetto alla
gestione del budget nelle varie divisioni”. La prima analisi
che è stata condotta sull’operatività dell’azienda
ospedaliera ha portato alla definizione di 56 indicatori, individuati
e calcolati, su un periodo di due anni, per reparto e tipologia di
attività (ricoveri ordinari e day hospital). Questi indicatori
sono ripartiti per unità operativa. Oggi, con un sistema
di analisi della degenza pienamente operativo, ciascuna direzione di
reparto è giunta
ad acquisire visibilità sia sui propri dati sia sui dati di
sintesi indirizzati alla direzione generale. “Il sistema
di analisi – prosegue Maria Elena Forini – ci
permette di ridurre i tempi di lettura, di individuare le situazioni
anomale e, in fin dei conti, di indagare i fenomeni. Così la
direzione generale è in grado di estrarre i dati più importanti”.
Monitoraggio delle degenze
L’ufficio statistica dell’Azienda
Ospedaliero-Universitaria di Ferrara utilizza le soluzioni SAS per
monitorare l’attività di degenza attraverso l’ausilio
di metodologie di scoring. Per ciascun reparto e tipologia di attività (ricoveri
ordinari e day hospital), SAS ha permesso di generare i 56 indicatori
chiave
delle degenze, di applicare ad essi uno score, di archiviarli e di
renderli subito accessibili agli strumenti di analisi statistica. “Attraverso
l’adozione della soluzione SAS – sottolinea
Nicola Napoli, collaboratore amministrativo statistico – siamo
giunti a realizzare un sistema di monitoraggio delle degenze estremamente
innovativo e avanzato, adatto allo specifico dei vari reparti e ai
diversi tipi di ricovero. Ulteriori benefici dell’intervento
hanno riguardato il miglioramento della qualità degli indicatori
per le analisi di efficienza e appropriatezza e per la produzione dei
report di più semplice
e automatizzata consultazione”.
Integrazione di sistemi
“Il sistema – prosegue Nicola Napoli – attinge
dal flusso delle informazioni provenienti dall’ufficio dimissioni
il cui compito è compilare le schede che contengono i dati di
sintesi relativi al ricovero del paziente.” Per la compilazione
della sezione anagrafica, il riferimento “ufficiale” è dato
dalla banca dati provinciale degli assistiti, gestita dall’azienda
Usl di Ferrara, dalla quale vengono attinti i dati d’interesse
che alimentano una banca dati locale dove i vari operatori possono
introdurre variazioni non ancora registrate nell’anagrafica provinciale,
ovvero inserire nuove posizioni relative a pazienti non presenti in
tale archivio (non residenti). Il database delle Sdo è “amministrato” dal
Ced, che ne trasferisce copia informatica all’ufficio statistica
per le successive archiviazioni ed elaborazioni in SAS. I benefici
al momento più evidenti a questo riguardo sono dati
dal fatto che chi produce i dati può individuare agevolmente
qualunque incongruenza relativa a dati anomali e, su questa base, fare
una verifica alla fonte, ripetendo man mano tutti gli step e compiendo
corrette rielaborazioni. Una volta valicata la correttezza del computo
dei valori anomali, queste evidenze sono sottoposte al responsabile
del Servizio Programmazione, Valutazione e Controllo Strategico, che
compie le opportune valutazioni sull’attività dei singoli
reparti.
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