L’Azienda Ospedaliera S. Anna di Ferrara è una struttura che ha assunto una funzione d’integrazione tra università e Servizio Sanitario Nazionale: oltre a prestare cura e assistenza ai pazienti, infatti, contribuisce allo sviluppo della scienza medica, attraverso un centro di grande interesse espressamente dedicato alla ricerca. La quantificazione e l’integrazione dei “numeri” che riguardano l’azienda ospedaliera – informazioni relative a ricoveri, degenze, day hospital, pronto soccorso, dati provenienti dai laboratori, ecc. – generano flussi informativi che vengono inviati alla direzione generale così come a livello istituzionale (Regione/Ministero della Salute). In particolare, come accade normalmente per le aziende ospedaliere, anche l’Ospedale S. Anna trae gran parte dei propri ricavi dalla rendicontazione del numero di ricoveri effettuati e dal tipo di casistica trattata e registrata nella scheda di dimissione ospedaliera. Per favorire una gestione economica adeguata, è innanzitutto importante avere notizie precise circa i ricavi di fine anno stimati sulla base degli andamenti rilevati. I dati prodotti dall’ufficio statistica acquistano perciò una rilevanza cruciale per la valutazione della performance aziendale e per definire gli obiettivi di budget.

Visibilità sui singoli dati di reparto
Come nota Maria Elena Forini, che collabora con l’ente in ambito amministrativo statistico, “al fine di gestire l’intero complesso delle informazioni serviva uno strumento che fosse in grado di considerare simultaneamente tutti i diversi indicatori. In altre parole, occorreva uno strumento che potesse permetterci di ‘vedere’ la situazione, d’individuare i casi eccezionali e di assicurare precise indicazioni rispetto alla gestione del budget nelle varie divisioni”. La prima analisi che è stata condotta sull’operatività dell’azienda ospedaliera ha portato alla definizione di 56 indicatori, individuati e calcolati, su un periodo di due anni, per reparto e tipologia di attività (ricoveri ordinari e day hospital). Questi indicatori sono ripartiti per unità operativa. Oggi, con un sistema di analisi della degenza pienamente operativo, ciascuna direzione di reparto è giunta ad acquisire visibilità sia sui propri dati sia sui dati di sintesi indirizzati alla direzione generale. “Il sistema di analisi – prosegue Maria Elena Forini – ci permette di ridurre i tempi di lettura, di individuare le situazioni anomale e, in fin dei conti, di indagare i fenomeni. Così la direzione generale è in grado di estrarre i dati più importanti”.

Monitoraggio delle degenze
L’ufficio statistica dell’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara utilizza le soluzioni SAS per monitorare l’attività di degenza attraverso l’ausilio di metodologie di scoring. Per ciascun reparto e tipologia di attività (ricoveri ordinari e day hospital), SAS ha permesso di generare i 56 indicatori chiave delle degenze, di applicare ad essi uno score, di archiviarli e di renderli subito accessibili agli strumenti di analisi statistica. “Attraverso l’adozione della soluzione SAS – sottolinea Nicola Napoli, collaboratore amministrativo statistico – siamo giunti a realizzare un sistema di monitoraggio delle degenze estremamente innovativo e avanzato, adatto allo specifico dei vari reparti e ai diversi tipi di ricovero. Ulteriori benefici dell’intervento hanno riguardato il miglioramento della qualità degli indicatori per le analisi di efficienza e appropriatezza e per la produzione dei report di più semplice e automatizzata consultazione”.

Integrazione di sistemi
“Il sistema – prosegue Nicola Napoli – attinge dal flusso delle informazioni provenienti dall’ufficio dimissioni il cui compito è compilare le schede che contengono i dati di sintesi relativi al ricovero del paziente.” Per la compilazione della sezione anagrafica, il riferimento “ufficiale” è dato dalla banca dati provinciale degli assistiti, gestita dall’azienda Usl di Ferrara, dalla quale vengono attinti i dati d’interesse che alimentano una banca dati locale dove i vari operatori possono introdurre variazioni non ancora registrate nell’anagrafica provinciale, ovvero inserire nuove posizioni relative a pazienti non presenti in tale archivio (non residenti). Il database delle Sdo è “amministrato” dal Ced, che ne trasferisce copia informatica all’ufficio statistica per le successive archiviazioni ed elaborazioni in SAS. I benefici al momento più evidenti a questo riguardo sono dati dal fatto che chi produce i dati può individuare agevolmente qualunque incongruenza relativa a dati anomali e, su questa base, fare una verifica alla fonte, ripetendo man mano tutti gli step e compiendo corrette rielaborazioni. Una volta valicata la correttezza del computo dei valori anomali, queste evidenze sono sottoposte al responsabile del Servizio Programmazione, Valutazione e Controllo Strategico, che compie le opportune valutazioni sull’attività dei singoli reparti.

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