L’Istituto Regionale lombardo di Formazione per l’amministrazione pubblica (I.Re.F.) è l’unica realtà a carattere pubblico in Lombardia preposta a erogare attività e servizi formativi per le amministrazioni pubbliche della regione. In questi anni, l’I.Re.F. è diventato non solo l’agenzia formativa privilegiata del consiglio e della giunta della Regione Lombardia, ma anche la scuola per la formazione continua dei dipendenti di province, comuni, comunità montane, aziende municipalizzate e delle strutture statali decentrate sul territorio regionale.

A partire dal 2006, importanti azioni strategiche sono state indirizzate verso la creazione e il consolidamento di un sistema tecnico-organizzativo, che supportasse in modo efficace la pianificazione e la gestione operativa e strategica dei processi formativi. L’area di intervento ha investito l’intera filiera dei processi informativi, dalla mappatura e acquisizione dei dati, all’elaborazione e sintesi informativa asservita al controllo di gestione e al supporto decisionale. In particolare, in questi ultimi ambiti il supporto tecnologico è stato garantito dalla soluzione SAS Financial Management, basata su piattaforma SAS®9. Ci ha parlato dell’evoluzione dell’istituto Stefano Del Missier, Direttore generale di I.Re.F.

Dottor Del Missier, come era la situazione in I.Re.F. prima dei suo arrivo?
All’uso di strumenti piuttosto datati si accompagnavano carenze anche dal punto di vista della cultura organizzativa. La struttura era completamente schiacciata dalle attività da svolgere, al punto che la programmazione a lungo termine non è mai andata oltre l’anno. La decisione di lavorare sulla parte informativa è nata dunque dall’esigenza di dare un’organizzazione solida a una struttura imperfetta. Ci siamo trovati con una quantità di banche dati, strumenti, software, gestionali, tutti creati in base alle esigenze del singolo momento; pertanto, non solo non c’era integrazione, ma l’esigenza di unificare i processi non era neanche percepita. Tanto che al mio arrivo, parlando con i miei collaboratori, mi sono subito reso conto della loro sfiducia nel “sistema informativo”. Il primo passo è stato ridare una motivazione alle persone, cercando un “filo conduttore” - ovvero delle aree di aggregazione da cui partire - e riducendo il numero di applicazioni utilizzate. Abbiamo iniziato a lavorare sull’organizzazione, in modo che questa e le attività si mutuassero. Il secondo passo è stato cercare di capire dove conveniva indirizzare i nostri sforzi e, di conseguenza, creare delle strategie in questa fase di assestamento.

Come funzionava l’istituto prima del suo intervento? Non aveva un indirizzo programmatico?
L’istituto seguiva una legge istitutiva statale. I.Re.F. è stato creato grazie a una legge regionale del 1981 - riaggiornata nel 1997 - che, oltre a sottolineare l’attività di formazione, evidenzia la necessità di individuare i fabbisogni della formazione e delineare i profili professionali emergenti: tutte attività pertinenti, ma prive di un disegno sottostante. Perché nessuno sapeva come fare analisi del fabbisogno o come mappare le competenze. In questo scenario ho cercato di raccogliere tutti gli elementi che potevano favorire una sinergia tra le nostre attività e un’organizzazione che andava ristrutturata da zero, basandomi su due criteri: suddivisione dei compiti e integrazione. Così, per esempio, il primo lavoro è stato assegnare un nucleo organizzativo a ogni dipendente, invece di identificarlo in base al compito o al dirigente di riferimento. L’obiettivo quindi è stato organizzare dei processi di lavoro che dipendessero dalle strategie messe in atto. Questo cambio di rotta ha modificato la nostra attività: non dobbiamo più essere percepiti dalla Regione come fornitori di formazione tout court, ma come soggetti che possono contribuire alla realizzazione delle politiche regionali.

Per sviluppare questo percorso. vi siete serviti della piattaforma SAS9...
Esattamente. Perché avevamo bisogno di uno strumento che in qualche misura facilitasse la visibilità e condivisibilità dei dati tra tutti e agevolasse l’opera di ristrutturazione, praticamente ex-novo, di tutto il sistema. Con un costante accompagnamento e una continua formazione del personale, specialmente all’inizio. Perché, in questi casi, è proprio vero che bisogna fare cultura, ovvero far assimilare gradualmente a tutti il cambiamento in corso e abituarli a lavorare in maniera diversa, ma più semplice. Solo se tutti sono in grado di recepire le procedure, infatti, la condivisione può dirsi totale e, dunque, realmente efficace.

E stato allora compiuto un percorso di riorganizzazione, guidato da una strategia ben definita e supportato dalla tecnologia. Cosa è cambiato adesso?
Direi tutto. Per esempio la dimensione del bilancio, grazie al volume delle attività, che è raddoppiato in due anni. Se prima avevamo una pianificazione a scadenza annuale, entro la fine di quest`anno (2007, ndr) approveremo un documento di programmazione triennale, allineato a quello di programmazione economico-finanziaria della Regione Lombardia. Abbiamo conformato gli istituti contrattuali a quelli della Regione, per cui un dirigente I.Re.F. ha la stessa caratterizzazione del tabellare e dell’incentivo nelle fasce di dirigenza della Regione; lo stesso dicasi per i comparti, in cui anche le schede di valutazione individuale sono uguali a quelle regionali. Adesso possediamo uno strumento grazie al quale e possibile raggiungere più obiettivi strategici, potendo ridefinire, valutare e ri-orientare continuamente la strategia, non solo per quanto riguarda il livello decisionale, ma anche consentendo a ogni singolo utente di monitorare il proprio lavoro e sapere come e quanto sta contribuendo al raggiungimento degli obiettivi generali.

Possiamo affermare di essere lo strumento del governo regionale. E questo vuoi dire che se, per esempio, i comuni devono applicare la legge di sviluppo del territorio, noi dobbiamo essere in grado di creare le condizioni perché i tecnici dei comuni conoscano, sappiano interpretare la legge e possano agire di conseguenza. Per questo ritengo che sia necessaria una sorta di “scuola degli enti locali”: perché non dobbiamo essere noi ad andare a fare loro formazione; al contrario, vanno create condizioni organizzative diverse, in cui siano loro a fare le domande e partecipino attivamente, definendo insieme a noi il prodotto formativo di cui hanno bisogno. Bisogna creare le condizioni per un matching continuo tra domanda e offerta. Alla base di questa strategia, dunque, non ci sono persone che organizzano corsi, ma individui che incominciano a ripensare e utilizzare i propri strumenti di lavoro in modo nuovo, per aiutare il destinatario. E in questo scenario, la tecnologia è fondamentale: senza di essa, non avremmo la possibilità di rileggere gli eventi e, soprattutto, di fare previsioni. Senza integrazione, senza possibilità di individuare le variabili di business, non si fa nulla. Per questo il supporto di SAS è stato fondamentale. Il sistema di gestione è dunque ora centralizzato, secondo logiche di condivisione che facilitano il lavoro a tutti.

Quali sono i vostri prossimi passi?
Parallelamente alla piattaforma, stiamo informatizzando la gestione del documentale - attraverso l’introduzione del protocollo informatico - secondo una logica paperless che si va ad affiancare al “debito informativo”: ogni potenziale docente ha cioè il compito di iscriversi nell’albo dei docenti I.Re.F. e aggiornare di volta in volta il suo curriculum. In questo modo, attraverso la consultazione dei profili via web, senza passaggi cartacei, diventa per noi più semplice scegliere i docenti adatti da inserire in aula. Ciò comporta automaticamente una maggior responsabilizzazione dei docenti. E un migliore livello qualitativo della formazione.