Coniugare la missione di assistenza e aiuto verso i più bisognosi con la necessità di operare in un contesto economico caratterizzato da complessità crescente e risorse insufficienti a sostenere appieno “le ragioni degli ultimi”. È questa la sfida che affronta ogni giorno la Fondazione Sacra Famiglia ONLUS, ente storico nel panorama delle strutture socio-sanitarie private senza fini di lucro.

Un nuovo modello organizzativo
“Per continuare a far funzionare un’impresa sociale complessa come la nostra, che occupa oltre 1.500 operatori socio-sanitari e offre servizi altamente specializzati, occorreva adottare metodi di gestione più moderni in grado di riuscire a contenere i costi, in continuo aumento grazie alle crescenti possibilità di cura, e rispettare i più severi standard di accreditamento delle Regioni” afferma Marco Molgora, Direttore Amministrazione, Finanza e Controllo, Acquisti e Logistica della Fondazione Sacra Famiglia, spiegando le ragioni che hanno portato l’Istituto a modificare il proprio modello di gestione per puntare su una maggiore autonomia decisionale decentrata. Sono state quindi costituite sette “Unità di Missione”, nuove strutture su cui sono state focalizzate tutte le attività in base all’area territoriale o al tipo di servizi, affidando loro ampia libertà nella definizione delle strategie d’azione e nell’uso delle risorse, in modo da responsabilizzare l’intera organizzazione e tenere sotto controllo in modo più efficace sia la qualità del servizio erogato sia gli equilibri economici della gestione. Un cambiamento radicale realizzato, con successo e in breve tempo, mediante il supporto di un nuovo sistema informativo incentrato su SAS Financial Management, in grado di far coesistere il decentramento di responsabilità delle Unità di Missione con una forte attenzione all’efficienza e al governo unitario per sfruttare al massimo le sinergie e l’attuazione di politiche trasversali nella gestione delle risorse.

La tecnologia come fattore abilitante
Per portare a termine la “rivoluzione” gestionale è stato necessario realizzare un sistema di controllo direzionale che supportasse il management e permettesse di integrare i flussi dati provenienti dai tre software verticali in uso e rendere disponibili e correlate anche le informazioni extracontabili. Per la peculiarità e la complessità dei servizi offerti, la Fondazione ha sviluppato nel tempo un sistema informativo per la gestione delle operazioni “transattive” contabili e socio-assistenziali basato su tre differenti prodotti non comunicanti. Il primo, dedicato agli assistiti, è un programma specializzato che parte dai dati presenti nella “scheda ospite” (cartella socio-assistenziale, cartella clinica, classificazione SOSIA e SIDI degli ospiti) per pianificare l’attività di assistenza (piano assistenziale integrato) e fatturare le prestazioni all’utente. Il secondo software si occupa del personale e gestisce i flussi di informazioni relativi alle presenze-paghe, ai diversi contratti di lavoro, ai turni e alle indennità. Infine, è in uso un programma ERP per la gestione del ciclo passivo e della contabilità e bilancio. “Avevamo necessità di integrare le informazioni provenienti da diversi sistemi in un data warehouse aziendale facilmente accessibile e di disporre di un prodotto di Financial Management capace di lavorare contemporaneamente su dati di budget e consuntivi, dati economici e quantitativi, monetari e sanitario-assistenziali (extracontabili). Non solo: volevamo anche che il programma avesse un’interfaccia semplice e flessibile, con un portale integrato e la visualizzazione dei report tramite Excel, in modo da facilitare al massimo l’uso del nuovo strumento e, in questo modo, favorire il passaggio al modello di gestione basato sulla responsabilità decentrata.

Abbiamo scelto la soluzione SAS e i risultati stanno dimostrando che è stata la decisione giusta” dichiara soddisfatto Marco Molgora, sottolineando i vantaggi in termini di efficienza, velocità e risparmi ottenuti già durante il primo anno di start-up del sistema, nonostante alcuni componenti siano ancora in via di implementazione. Tramite l’integrazione e l’analisi dei dati si è realizzato quello che la letteratura economica definisce “processo di aziendalizzazione” nel campo dei servizi alla persona e in questa trasformazione la soluzione realizzata ha svolto il ruolo di “fattore abilitante”.

Analisi più profonde, accurate e veloci
Grazie alla tecnologia SAS, si è notevolmente ampliata la possibilità di analisi dei dati con rilevanti ricadute positive sulla razionalizzazione e sul controllo dei costi. Con il nuovo sistema, infatti, è possibile definire con grande libertà le dimensioni di lavoro su cui fare le operazioni di drill-down e anche prendere come riferimento molteplici parametri quali, ad esempio, il tempo, i fattori produttivi, i centri di responsabilità, gli ospiti selezionati a seconda del tipo di prestazioni o di retta, il personale suddiviso per livello di contratto o per mansioni e la tipologia di servizio (residenziale, diurno, territoriale). I responsabili possono inoltre accedere ai report consuntivi in modo semplice tramite il portale, senza la necessità di invii periodici, con un risparmio di circa 12 giornate uomo l’anno. Ancora più evidenti i benefici in termini di velocità per indagini “ad hoc” e relativi report da produrre (circa 30 giornate uomo l’anno), per l’aggregazione dei dati delle schede di budget e ribaltamento dei costi “comuni” (25 giornate uomo) e per l’import dei dati consuntivi (24 giornate uomo). "Ma il risparmio maggiore", precisa Marco Molgora, "è stato ottenuto in termini di drastica diminuzione delle richieste di informazioni sui dati da parte delle unità operative”.

Per quanto riguarda le attività di programmazione, la Fondazione Sacra Famiglia può ora gestire il budget in modo estremamente flessibile, con variazione del master e gestioni di re-budget. Tra le molte funzionalità della soluzione, è stata particolarmente apprezzata la possibilità di mantenere le schede di budget già utilizzate e note, ma integrate in un database.

Lavorare insieme non è mai stato così semplice
Per rendere operativo un sistema direzionale evoluto è stato necessario integrare le attività di tutto il sistema amministrativo e migliorare l’affidabilità dei dati utilizzati. Un attento lavoro di analisi che ha permesso di far compiere un importante salto di qualità all’intera organizzazione.

“SAS Financial Management è uno strumento che porta naturalmente a integrare le informazioni e il lavoro delle persone. Grazie alle caratteristiche avanzate e alla facilità d’uso della soluzione, sono state superate le previste resistenze organizzative al cambiamento, facilitando e velocizzando il passaggio al nuovo corso gestionale e alla responsabilità decentrata” continua Marco Molgora, sottolineando che la flessibilità di analisi decentrata e l’accessibilità ai dati strutturati sta spingendo i responsabili a indagare sui dati, a riflettere sulla gestione e a sperimentare nuovi modi di operare, sempre a vantaggio della missione della Fondazione.

“Perché, conclude Marco Molgora, pur nell’evoluzione organizzativa, strutturale e tecnologica necessaria per rispondere in modo sempre più efficace ed efficiente ai bisogni delle persone, la Sacra Famiglia vuole mantenersi fedele ai valori originari dell’Opera, riassunti efficacemente nel motto ‘Super Omnia Charitas’ (al di sopra di tutto la carità): occuparsi degli ultimi, dei più deboli, di quelli che non trovano collocazione nella società, accogliendoli e curandoli come persone nella loro piena dignità umana secondo le regole dettate dal fondatore.”

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