In un contesto storico che vede le imprese affrontare una massa di informazioni tale da sfiorare i limiti della ingestibilità, il controllo di gestione è una di quelle attività di cui difficilmente si riesce a fare a meno. Questo è ancor più vero se l’attività riguarda società di antico lignaggio, come Fondiaria e Sai, che tre anni fa si sono fuse, costituendo il terzo gruppo assicurativo italiano. Per il controllo di gestione, il problema principale era quello di capire l’andamento del gruppo rispetto ai piani industriali definiti al momento della fusione. Da qui l’importanza, per il management, di avere in qualsiasi momento dati “freschi”. Un problema complesso, come spiega in questa intervista Mario Bellucci, del Controllo di Gestione di Fondiaria-Sai, la cui mission è monitorare tutti i fenomeni riguardanti l’azienda e la qualità dei rischi assunti.

Qual era il problema fondamentale che la fusione presentava a livello di controllo di gestione?
Al top management interessa poco il modo utilizzato per “tirar fuori” l’informazione: è importante che l’informazione arrivi, comunque. I due gruppi operavano su due piattaforme diverse (Sai - file sequenziali; Fondiaria - data warehouse); una dicotomia che è in fase di risoluzione, in quanto tutti i dati stanno confluendo in un data warehouse. Nel frattempo, dobbiamo fare in modo che i due sistemi si parlino e che da loro si traggano informazioni affidabili e confrontabili.

Oggi, in Fondiaria-Sai il controllo di gestione viene espletato con il supporto di avanzati strumenti di Business Intelligence. Prima, qual era la situazione?
Il nostro team eseguiva una serie di attività manuali per generare i dati necessari per il controllo del gruppo e delle singole società e divisioni che lo compongono. In seguito, abbiamo deciso di adottare SAS per l’aggregazione dei dati. In pratica, i dati venivano certificati dal controllo di gestione, analizzati e aggregati attraverso SAS; questi, a loro volta, generavano degli output che confluivano su tabelle pivot di Excel. La distribuzione poi avveniva via e-mail. Come si vede, si tratta di un’impostazione semi-artigianale, che tuttavia ci ha consentito di generare i dati tenendo conto di esigenze e tempi nostri senza vincoli interni. Il cambiamento che stiamo perseguendo porterà a sviluppare funzionalità in cui il controllo di gestione si affrancherà da una serie di attività di elaborazione e sarà possibile dedicare più tempo e risorse alle attività di analisi. Da anni auspichiamo una svolta di questo tipo e oggi in azienda ci sono persone, cultura e strumenti perché questo diventi realtà.

Com’è il controllo di gestione oggi?
Disponiamo di due piattaforme diverse, che nel breve saranno unificate sul data warehouse. La prima fase dell’attività non è cambiata: il controllo di gestione certifica e analizza i dati, per aggregarli poi con SAS; il reporting è realizzato con tabelle pivot di Excel. Con SAS Strategic Performance Management pubblichiamo tutti i dati in un unico punto, in modo molto più sintetico ed efficace e, soprattutto, abbiamo creato un cruscotto che contiene le informazioni fondamentali per il management. Inoltre, SAS Strategic Performance Management gestisce profili di utenti, garantisce la sicurezza del dato e pubblica le tabelle pivot. La distribuzione non avviene più via e-mail ma attraverso la pubblicazione sul Web.

E nel prossimo futuro?
Nel 2006, la novità più grande sarà l’entrata a regime di un nuovo sistema per aggregare i dati e generare cubi multidimensionali, capaci di gestire quantità molto più grandi di dati rispetto alle tabelle pivot, che consentiranno livelli di analisi molto più approfonditi e mirati. Entro la prima metà del 2006 sarà completato il processo di integrazione e razionalizzazione che permetterà al controllo di gestione di eliminare le attività di elaborazione e programmazione che incidono molto sul tempo lavorativo. Le persone della nostra struttura saranno così in grado di dedicarsi in modo più efficace all’analisi del dato. In questa fase, prevediamo la completa sostituzione delle tabelle pivot.

In che cosa consiste il nuovo cruscotto direzionale?
Si tratta di un sistema di monitoraggio veloce e sintetico per misurare i piani strategici dell’azienda e per trasmettere informazioni di base a tutti i livelli di responsabilità aziendale. L’esigenza è quella di supportare i responsabili nella loro missione, fornendo una visione globale della società, e divulgare in modo sicuro ed efficace gli indicatori e i dati di analisi. Uno dei vantaggi più macroscopici sta nel superamento dei problemi di distribuzione dei dati, che non avviene più via e-mail – con un sistema che generava notevoli inconvenienti legati all’occupazione di spazi enormi e alla creazione di duplicazioni – ma tutto viene pubblicato sulla Intranet aziendale.

Può elencare in pochi punti quali sono gli obiettivi del nuovo cruscotto?
Comunicare gli obiettivi di budget ed effettuarne il controllo, diffondere informazioni sugli andamenti aziendali sintetizzando gli indicatori fondamentali relativi alla gestione, supportare il management nell’analisi del trend e nella direzione dell’azienda, concentrare in un unico punto Web informazioni in genere frammentate su molti report. Gli argomenti oggi disponibili interessano i premi, i sinistri, il portafoglio clienti, il cosiddetto “tableau de bord”.

Come si analizza il dato col cruscotto?
Con un semplice click del mouse, si aprono viste tabellari di dettaglio delle performance, grafici e tabelle delle serie storiche dei valori dell’indicatore di tutti i periodi pubblicati nell’ambiente. Un altro vantaggio rispetto alla precedente attività? Con Excel è possibile avere solo dati riferiti all’anno corrente e a quello precedente; mettere in fila i dati riferiti a diversi mesi è laborioso e ci si scontra con problemi di spazio. Con il cruscotto di SAS è possibile pubblicare tutti i mesi relativi all’argomento, profili, tendenze, storico e altro, senza inconvenienti di sorta.

Da quanto detto fino ad ora, si possono evincere quali e quanti sono i vantaggi della soluzione SAS utilizzata…
Sono molti, per cui mi limiterò a quelli più significativi. Innanzitutto, la velocità e la facilità di implementazione: la prima versione del cruscotto è stata completata e distribuita nel giro di sei mesi. In secondo luogo, l’approccio di tipo prototipale che ha permesso di testare e affinare il layout rapidamente. In terzo luogo, l’interfaccia Web particolarmente semplice e intuitiva.
La soluzione SAS permette di superare schemi standard per rispondere a esigenze particolari legate alle modalità con cui si vogliono distribuire le informazioni.

Quali saranno gli sviluppi futuri a breve e medio termine?
Molti degli sviluppi futuri sono evidentemente legati alle caratteristiche e ai requisiti della soluzione da noi scelta e agli obiettivi stessi del progetto. In particolare, vogliamo completare il nuovo cruscotto direzionale e sviluppare i cubi dimensionali, che non sono altro che dei data mart, in sostituzione degli attuali pivot di Excel. Più nel dettaglio, per quel che riguarda il primo mpunto: completare la struttura attuale sulla base dei suggerimenti emersi nelle varie aree aziendali; passare alla nuova release, che permetterà,tra l’altro, di definire meglio la profilazione utenti e di ampliare la distribuzione, nonché di effettuare delle presentazioni all’utente allo stesso tempo più semplici ed evolute; inserire altri temi o indicatori attualmente elaborati solo su supporto Excel. Per quel che riguarda lo sviluppo di cubi multidimensionali, abbiamo ultimato la creazione del cubo “premi” e stiamo completando il lavoro nelle altre aree fondamentali.

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