Preso d’assalto ogni anno da circa 14 milioni di turisti e composto nel suo complesso da realtà anche molto diverse tra loro, come la Municipalità del Lido e quelle di Marghera e di Favaro, il Comune di Venezia ha da qualche tempo concentrato i propri sforzi per riuscire a definire e gestire al meglio le proprie risorse e il proprio organico, composto da quasi 3mila dipendenti e 86 dirigenti.
Per riuscirvi ha delineato un progetto strategico operativo organizzato per obiettivi che consente di monitorare al meglio le attività e di pianificare nuovi investimenti.

“Siamo partiti nel 2000 in seguito all’elezione del nuovo Sindaco e all’arrivo del city manager, con un progetto che prevedeva lo sviluppo di un sistema di gestione per obiettivi. – spiega Paola Ravenna, responsabile del servizio programmazione e controllo di gestione/qualità del Comune di Venezia – Questo ha portato all’identificazione di un Piano dettagliato degli obiettivi, alla realizzazione di un nuovo Piano esecutivo di gestione e infine alla stesura di un vero e proprio bilancio sociale”.

Obiettivi nel portale
Nel settembre 2000 il Comune di Venezia ha costituito la direzione pianificazione e controllo e il servizio di controllo qualità. Questo è stato il primo passo per l’introduzione di un sistema di gestione per obiettivi, relativamente alla città e alle tre Municipalità che attengono al Comune.
“ Questo tipo di progetto – riprende Paola Ravenna – ha reso necessario mettere in atto alcuni corsi di formazione destinati a dirigenti e direttori per la definizione del Piano dettagliato degli obiettivi che prevede l’individuazione degli obiettivi strategici e degli indicatori necessari per valutare il loro raggiungimento, i tempi necessari e i responsabili”.

A supporto del progetto è stato anche creato, con l’ausilio di SAS, un “portale degli obiettivi” (Pdo), contenente tutti i dati e le informazioni di riferimento. Il portale, il cui accesso via Intranet è consentito a tutti i dirigenti, alla direzione generale e al personale dell’area programmazione e controllo, permette di avere sott’occhio la situazione in ogni sua fase. “Il portale – precisa Paola Ravenna – consente di aggiornare i piani e di valutare eventuali scostamenti, introducendo, se e quando necessario, gli opportuni correttivi. Inoltre, una volta approvato, il Pdo è stato pubblicato anche su Internet. In tal modo oggi può essere consultato da cittadini, imprese e professionisti”.

L’attività di lavoro del Comune ha determinato nel 2004 la definizione di un Piano esecutivo di gestione che, oltre a contemplare gli obiettivi gestionali, gli indicatori, i tempi e i responsabili, contiene anche importanti informazioni sugli stakeholder per ogni obiettivo, l’analisi del personale interno ed esterno, alcuni indicatori di bilancio ambientale e le eventuali criticità. Viene quindi creato un sistema di monitoraggio degli obiettivi, che tiene conto anche dei dati economico-gestionali.
“Grazie alla tecnologia SAS – commenta Paola Ravenna – siamo in grado di monitorare gli obiettivi e di analizzare i dati in maniera puntuale. Questo consente, attraverso l’incrocio dei dati contabili, di valutare le performance dei singoli dirigenti in base agli obiettivi, individuando i livelli di andamento e ponendo rimedi”. Questo processo ha portato nel 2004 alla realizzazione di un catalogo prodotti, una sorta di anagrafe dei prodotti/servizi erogati dal Comune, che ha coinvolto tredici direzioni. Sono stati individuati 293 prodotti e 940 indicatori; è stato realizzato un database di supporto alla rilevazione e all’analisi dei dati, creato dalla società Venis con SAS. In questo modo i dati sono gestibili e consultabili dai singoli utenti profilati e abilitati all’accesso.

“L’obiettivo – prosegue Paola Ravenna – è quello di individuare specifici criteri di catalogazione e misurazione che permettano di analizzare le singole attività nel tempo, in termini di quantità prodotte e risorse utilizzate, e consentano un loro confronto anche con quelle di altri Comuni. È chiaro che il sistema di reportistica che si crea rende possibile analizzare l’andamento di ogni singolo progetto e anche comprendere con maggiore precisione quante risorse, finanziarie e umane, si possono destinare a ogni obiettivo”. I risultati raggiunti sono importanti, in particolare perché consentono di gestire in maniera comune gli obiettivi tra le diverse direzioni, analizzando al meglio gli scostamenti tra preventivo e consuntivo e, in pratica, inserendo un metodo di pianificazione a ciclo continuo, basato su un’attività di reportistica puntuale.

Dal bilancio sociale al bilancio partecipativo
Dal 2002, il Comune di Venezia ha messo anche in atto il bilancio sociale, che nel 2003 e nel 2004 si è trasformato in bilancio socio–ambientale. In sostanza si è lavorato per la costruzione di una rappresentazione del bilancio comprensibile a tutti e per cambiare il punto di vista da quello di “chi eroga i servizi” a quello di “chi usufruisce dei servizi”.

"Il bilancio sociale – sottolinea Paola Ravenna – tiene conto delle particolari caratteristiche del tessuto del Comune ed è strutturato in cinque aree: Famiglia, Solidarietà, Conoscenza, Tempo Libero ed Economia. A partire dall’edizione 2003 sono state aggiunte tre nuove aree: Comunicazione, Opere infrastrutturali e Ambiente. In questo modo si tiene ora conto di tutte le realtà presenti nel territorio comunale ed è possibile leggere le informazioni con maggiore facilità. Il bilancio sociale permette anche di comunicare con chiarezza alla popolazione cosa si è fatto, dove si intende investire e quali sono le intenzioni del Comune”. A Venezia sono state distribuite via posta 125mila copie del bilancio sociale, è stato attivato un call center informativo ed è stato costituito un forum sul sito del Comune (www.comune.venezia.it/bilanciosociale). Il progetto non si è fermato qui e oggi il Comune sta compiendo i primi passi verso la realizzazione di un bilancio partecipativo sociale. Da qui nasce l'iniziativa “Rovesciamo il tavolo” che prevede l’apertura della “macchina comunale” alla partecipazione diretta ed effettiva della popolazione, in merito all’assunzione di decisioni sugli obiettivi e la distribuzione degli investimenti pubblici.

"Il bilancio partecipativo – conclude Paola Ravenna – rappresenta uno strumento di innovazione nei rapporti tra cittadini e amministrazione ed è a tutti gli effetti un processo di co-gestione territoriale che consente la condivisione dei progetti da perseguire”. Alla luce di tutto ciò, risulta evidente il ruolo fondamentale giocato dalle tecnologie che consentono un accesso semplice alle informazioni e un’analisi dei processi.

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