Un sistema direzionale per gestire in modo più efficace l’ASL nel suo complesso, razionalizzare i processi di raccolta dati e migliorare l’erogazione delle prestazioni agli utenti: questo il progetto sviluppato dall’ASL Milano 1, in collaborazione con SAS e Santer. Abbiamo incontrato al SAS Forum Italia 2007 – che si è tenuto il 17-18 ottobre a Milano – Maurizio Bersani, dell’Osservatorio epidemiologico, registro tumori e flussi dell’ASL Milano 1, che ci ha descritto il progetto nelle sue fasi salienti.

Dottor Bersani, ci descriva brevemente le attività svolte dall’ASL Milano 1…
Il Sistema sanitario dell’ASL Milano 1 comprende 78 comuni e 7 distretti, su una superficie di 800 km quadrati circa. Assiste approssimativamente 960.000 cittadini, conta 800 medici convenzionati, 10 strutture di ricovero, 43 Rsa e 40 strutture ambulatoriali. Per quanto riguarda il 2006, sono stati effettuati 190.000 ricoveri, sono state erogate 15.500.000 prestazioni ambulatoriali e prescritti 6.500.000 farmaci. Il bilancio complessivo dell’azienda ammonta a 1.222 milioni di euro. Il sistema aziendale è composto da una serie di sottoinsiemi interagenti e interdipendenti, ciascuno con logiche proprie e interessi specifici. Proprio questa eterogeneità poteva essere causa di conflittualità e incoerenze nel sistema. Questo perché l’ASL deve gestire dati che riguardano le prestazioni erogate ai cittadini da un lato, e dall’altro, le prestazioni provenienti dalle strutture che fanno parte del territorio. L’ASL deve gestire questi blocchi di dati per due motivi: in primo luogo, perché è garante delle prestazioni sanitarie erogate sul territorio; in secondo luogo perché, avendo rapporti con i medici di base, è garante delle prestazioni erogate a tutti i cittadini del territorio, anche se effettuate “altrove”. Dal punto di vista gestionale, ciò si lega al governo della domanda e alla gestione della contabilità analitica sulle prestazioni fruite ovunque, e su quella generale.

Quali le vostre esigenze da un punto di vista informatico?
Avevamo la necessità che tutte le informazioni venissero opportunamente integrate, disgregate e riaggregate, cercando la massima integrazione, centralizzazione e automazione raggiungibile con il miglior intervento possibile delle persone addette, così da ridurre il margine di errori.

Per questi motivi, nello svolgimento delle funzioni di Programmazione, Acquisto e Controllo (Pac) delle prestazioni sociosanitarie, l’ASL aveva bisogno di adottare un Sistema direzionale, che rendesse la gestione aziendale più efficiente ed efficace e che permettesse di gestire e integrare i flussi delle prestazioni sanitarie e sociosanitarie erogate, razionalizzare l’analisi dei dati e la diffusione dei risultati su Portale, produrre un sistema di reportistica periodico e strutture per il controllo della spesa sociosanitaria territoriale. Per realizzare gli obiettivi vi siete affidati a un partner tecnologico.

Quali i primi risultati?
II primo risultato concreto grazie anche al supporto del system integrator, Santer, è stato l’emissione dei primi report ai medici di base nel mese di ottobre. Il progetto è stato implementato in circa sei mesi: un dato significativo, se si tiene conto della complessità dell’ASL e dei tempi di creazione richiesti normalmente dal dataware house. La velocità di esecuzione è sicuramente dovuta anche al fatto che l’ASL aveva le idee ben chiare sugli obiettivi da raggiungere e il prodotto, la cui infrastruttura era già stata "rodata" su altre aziende, è stata perfezionato sulle esigenze specifiche dell’ASL. Santer ha messo a disposizione un Gruppo di progetto che ha coordinato i lavori.

Che riscontri avete avuto dai medici di base sull’invio dei report?
Estremamente positivi. Anche perché all’emissione dei report si è accompagnata una fase di formazione, per rendere più semplice la lettura dei report stessi e dei loro indicatori. Una strategia che si è dimostrata produttiva ed è stata ben accettata.

Quale soluzione avete adottato? E quali risultati avete raggiunto?
La soluzione adottata si basa sulla piattaforma SAS 9 e in particolare utilizza SAS BI Server, SAS Information Delivery Portal, SAS OLAP Server e SAS Financial Management.

L’implementazione, basata sull’architettura He.go.S. di Santer, ha permesso, attraverso l’utilizzo della tecnologia SAS, la realizzazione di un data warehouse aziendale, di datamart di analisi e di processi di alimentazione, aggiornamento, controllo e distribuzione dei dati. La soluzione implementata ha anche permesso di razionalizzare i processi di raccolta dati, la loro correlazione e integrazione, oltre alla realizzazione di un repository unico aziendale certificato dei dati sociosanitari ed economico-gestionali. I processi di acquisizione, pulizia e memorizzazione dei dati, e di produzione delle strutture di analisi più utilizzate, sono stati automatizzati e razionalizzati per ridurre al minimo l’intervento e l’errore manuale. Inoltre, il portale SAS rende immediatamente disponibili agli utenti (con accesso diversificato) informazioni ed elaborazioni aggiornate. Il sistema è gestito centralmente tramite un’unica consolle di controllo, che permette di amministrare, configurare e controllare i processi a diversi livelli di autorizzazione. Il sistema è una piattaforma aperta, che permette di acquisire nuove strutture
dati da analizzare o nuove applicazioni (anche di provenienza non SAS).

Qual è secondo lei il vantaggio maggiore che avete ottenuto?
Indubbiamente l’enorme risparmio di tempo e la forte riduzione del margine di errore. E sicuramente fa la differenza il fatto di avere un unico punto di raccolta dati, cui si lega l’integrazione con il controllo di gestione del dato interno in un data warehouse che non ha solo parti legate alla contabilità. Così come molto importante è la capacità di previsione che la soluzione ci consente.

Quali sono le prospettive del progetto? Come pensate di svilupparlo?
Nel pieno rispetto della privacy dei cittadino, puntiamo alla creazione di una scheda clinica del paziente per quanto riguarda la Banca Dati Assistiti e la Rete Oncologica Lombarda. Vogliamo inoltre realizzare un portale per i medici di medicina generale e i pediatri di libera scelta. Infine, puntiamo al miglioramento delle capacità di previsione della soluzione, all’ottimizzazione del cruscotto direzionale - sia interno, sia legato alle strutture che producono prestazioni sul territorio - e allo sviluppo delle Balanced Scorecard.