Quando un’azienda sanitaria ha nel proprio Dna l’attenzione alle tematiche tecnologiche, gioco forza cercherà di adattarsi ai cambiamenti che sopravvengono, e di sfruttare al massimo i sistemi informativi, per far sì che i dati giungano, aggiornati, alle persone deputate all’analisi.

In questo senso un cruscotto aziendale è lo strumento che permette alla Direzione di tenere sotto controllo i principali fenomeni riguardanti l'erogazione dei servizi e l'utilizzo delle risorse, consentendo di controllarne velocemente, in modo graficamente comprensibile, l'andamento rispetto ai dati storici e a valori standard regionali e nazionali.

L’Ulss 15 Alta Padovana, da tempo molto sensibile alla disponibilità di informazioni, che possano contribuire a un miglior governo dell’azienda, prima dell’introduzione di un cruscotto targato SAS possedeva già degli indicatori, che però venivano calcolati a mano, o con strumenti di Excel.
Con la richiesta, da parte della Direzione Generale, di poter analizzare dati più articolati e in tempo reale, il Controllo di Gestione si è mosso per attivare un cruscotto elettronico.

Racconta Marina Ranzi, Responsabile del Controllo di Gestione dell'Ulss 15 Alta Padovana: “Verso settembre 2005 ci siamo interessati, e ci siamo rivolti a SAS in quanto l’azienda già utilizzava sue soluzioni, in particolare per la gestione del Personale. Abbiamo così esteso la soluzione al Controllo di gestione, per la reportistica su dati e attività, creando un vero e proprio cruscotto aziendale”.

I contenuti del cruscotto
"Il cruscotto aziendale – realizzato con la soluzione SAS Strategic Performance Management - diventa così lo strumento principe in grado di fornire ai decisori il ‘polso’ dell’azienda" spiega Alessio Magliani, Responsabile Unità Sistema Informatico. In particolare, il cruscotto analizza e sistema quattro tipi di dati. Spiega Marina Ranzi: “Gli indicatori di performance, tipicamente per la Direzione Generale; le attività, il personale, i dati economici. I primi sono in grado di comunicare l’andamento dei fenomeni che in azienda si verificano: ad esempio il tasso di ospedalizzazione, le prestazioni per ogni abitante, la percentuale di prestazioni comperate dai privati. Vengono inoltre analizzati il numero di abitanti, i posti letto, la percentuale di dipendenti a tempi determinato, le ore lavorate, il personale medico per 100 posti letto, il numero di medici di Medicina Generale, il costi dei servizi dati in appalto, la situazione rispetto al bilancio. Ovviamente tutto a livello di macrofenomeno. Il dettaglio sarà poi di pertinenza dei diversi responsabili delle singole strutture”.

2 Comuni, 2 Ospedali L'Azienda Ulss n. 15 “Alta Padovana” serve una popolazione complessiva di circa 240.000 abitanti, raggruppati in 28 comuni di pianura, con una densità demografica superiore a 400 abitanti per kmq. Comprende due Ospedali di circa 400 posti-letto ciascuno, dotati di tutte le basse e medie specialità, due Distretti con otto sedi operative territoriali e 8 strutture residenziali per anziani non autosufficienti per complessivi 819 posti. La sua attività è di circa 38.500 ricoveri l'anno, 4.000.000 di prestazioni ambulatoriali, 80.000 accessi di Pronto soccorso, 6.000 pazienti in assistenza domiciliare nelle sue diverse forme. In essa lavorano circa 2.500 dipendenti, organizzati in 90 Unità Operative e Dipartimenti, che comprendono circa 400 centri di costo.

Il cruscotto, che sta per essere rilasciato a tutta l’azienda, a regime sarà utilizzato da una ottantina di persone, che corrispondono ai responsabili delle strutture e alla Direzione Generale.
L’introduzione di un cruscotto cambia radicalmente il modo di operare, sia del controllo di gestione (che prima effettuava la reportistica direttamente dal gestionale) che dei diversi responsabili.

Il cruscotto oggi ‘pesca’ i dati direttamente dai gestionali, che sono stati integrati, senza nessun problema di comunicazione. Ed è stata la stessa Direzione Generale, in corso d’opera, a suggerire le migliorie del sistema, per giungere a un cruscotto che fosse il più possibile funzionale e utile.
Lo sviluppo del cruscotto ha avuto come presupposto la costruzione di un datawarehouse basato su strumenti SAS e alimentato dalle procedure gestionali correntemente utilizzate in azienda. Il progetto potrà considerarsi completato e a regime entro il primo trimestre 2007 e prevede la diffusione delle informazioni attraverso la rete aziendale anche alle Direzioni di Struttura e di Unità Operativa. Lo sviluppo futuro del progetto sarà la sua applicazione al processo di budget aziendale, al fine di gestire attraverso gli strumenti SAS il monitoraggio degli accordi delle singole Unità operative.

Il progetto non si ferma qua, come spiega Marina Ranzi: “Quello che abbiamo introdotto è un primo cruscotto di base. Vi sono argomenti che non sono stati compresi in questa soluzione, sto parlando di alcune procedure gestionali. La nostra intenzione è quella di proseguire, introducendo sempre più dati. Partiti con le informazioni che avevamo a disposizione, arriveremo a ricomprendere altri ambiti”.

Grazie al cruscotto si ottiene: Diffusione delle informazioni di governo per i Responsabili in tempi ragionevoli e, soprattutto, attraverso indicatori già “valutati” secondo “valori soglia” preventivamente stabiliti Disponibilità delle informazioni in modo sistematizzato e cooordinato, anziché provenienti da fonti e soggetti diversi con tempistiche disomogenee Minor lavoro richiesto ai servizi aziendali per produrre e diffondere le informazioni di competenza, aspetto non trascurabile a fronte della carenza cronica di personale

Articolo di Elena Giordano tratto da Management della Sanità © Copyright dell'editore. L'articolo non è riproducibile senza il suo consenso.